Cuentas por Cobrar > Facturación Clientes > Facturación de Medios, Producción y Fees

Es obligatorio que las monedas se asigne la identificación ante el fisco y entidades de auditoría, en Argentina puede generar errores y no emitir el certificado que habilita la emisión del comprobante, esta asignación es obligatoria para la moneda local y las monedas controladas.

En esta sección se deben definir qué comprobantes se van a incluir en el comprobante a efectuar. En el campo Selección por se elije cómo deseamos buscar la información, por nuestra parte sugerimos por Cliente:

Pero si conocemos el comprobante que deseamos facturar, ya sea pauta o presupuesto, se puede seleccionar por Documento y elegir el mismo.

En el caso de desconocer el número exacto del presupuesto o pauta, sugerimos seleccionar por cliente, en donde expondrá, en forma automática, todo lo que tiene pendiente de facturar.

Por defecto, va a mostrar las monedas donde encuentre un pendiente, ya que no permite facturar deuda generada en pesos y dólares en el mismo comprobante, de forma similar sucede con las pautas de medios y presupuestos de producción, se deben facturar en forma separada.

Procedemos a elegir los Tipos de facturación:

Al seleccionar Subtipo de facturación: medios el sistema asume una serie de acciones en forma automática, como por ejemplo:

Al tipo de facturación que se desea emitir, se le puede facturar la inversión con la comisión indirecta, los contratos de fee o las comisiones de agencia que se facturan en forma separada, en este sentido se debe seleccionar el tipo deseado y se va a visualizar el detalle pendiente.

Caso similar es el del plazo de pago, que se visualiza en base a lo definido en el maestro del cliente o producto, y en esta situación se permite ajustar tomando en cuenta que el día de vencimiento se encuentra en un fin de semana o feriado.

Importante en este momento es definir si la factura la deseamos emitir en peso o en otra moneda, seleccionando el campo, en la Solapa Datos Adicionales.

Al seleccionar los documentos, lo primero que llama la atención es el color, lo que indica que hay pautas que están cerradas, o sea que se efectuó el control de avisos y luego se procedió a cerrarla y en rojo indica que no fueron controladas, por lo cual se esta facturando un estimativo que puede sufrir modificaciones; no es una limitación, solo se debe tener en cuenta al momento de seleccionarla.

Cuando se emite una factura con una pauta abierta, al cerrarla, puede generar diferencias (cantidad de avisos, tarifa, descuentos) que el sistema las expondrá para su correspondiente facturación, ya sea positiva o negativa dicha diferencia, cuando se haya efectuado el correspondiente control y confirmación con el ingreso de la factura del proveedor.

En la primer línea se tiene una fila donde permite escribir en la columna deseada, el sistema en ese caso busca que coincida con el valor ingresado y permite seleccionarlo para su facturación.

Se permite seleccionar el plan completo el cual selecciona todas las órdenes, o por tipo de medio, en este punto se brinda una presentación por defecto, pero las necesidades de cada agencia y cliente pueden ser distintas, por lo cual, si se hace clic sobre el nombre de cualquier columna sirve de agrupador. Por ejemplo seleccionaremos medio, suele se necesario facturar por zona o producto, para lo cual aconsejamos su utilización.

Antes de proceder con la selección, debemos efectuar un control interno, que representa validar el punto de venta que se encuentra seleccionado si es el correcto, el tipo de comprobante a emitir, factura o ND a emitir y qué tipo de versión es la que se va a facturar.

Por defecto el sistema trata de automatizar procesos, en este caso el traslado percepción de IVA viene tildado por defecto entendiendo que toda aquella agencia que realice esta operación lo pueda incluir en la facturación, debemos tener en cuenta que si la agencia no tiene configurado el sistema para realizar dicha tarea no genera ningún movimiento.

Por otro lado, si en el plan se ingresó un descuento por nota de crédito, permite forzar a la factura para que salga con el importe bruto de las Pautas y que los descuentos vayan en una Nota de Crédito aparte de la factura.

Cuando se selecciona el subtipo de facturación producción, si bien se visualiza lo pendiente que disponga según el tipo de facturación seleccionado, como en medios la selección puede se modificada, seleccionando contratos de fee o las comisiones de agencia que se desean facturar en forma separada, permite seleccionar el tipo deseado y se va a visualizar el detalle pendiente.

Caso similar es el del plazo plazo de pago, que se visualiza en base a lo definido en el maestro del cliente o producto y en esta situación se permite ajustar tomando en cuenta que el día de vencimiento se encuentra en un fin de semana o feriado.

Se debe seleccionar los presupuestos tildando la primera columna o si se desea por ítem individual, por otro lado presionando sobre el nombre de la columna permite agrupar por dicho campo. Ej.: presionamos sobre el campo producto y vemos como lo agrupa

Antes De efectuar la selección se debe definir la sucursal, y si se quiere emitir una facturar parcial.

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Por defecto se nos va a mostrar la sucursal que tiene definido como actual en el maestro con el tipo de comprobante, definido en las configuraciones especiales.

A diferencia de la contratación de espacios publicitarios es normal que antes de comenzar un producción se solicite un anticipo, por este motivo se brinda dos posibilidades:

•Facturar un presupuesto en forma parcial definiendo el porcentaje sobre el total, esto se efectúa ingresando el % de anticipo.

•Cuando no es un porcentaje si no es un valor especifico sobre el o los ítem seleccionados, por lo cual, al seleccionar importe por ítem y confirmar va a mostrar una pantalla donde debemos definir el valor a facturar.

Importante: estas acciones anticipo o selección del importe bloquean la posibilidad de modificar el ítem, ya que al tener una parte facturada no permite continuar con los cambios. Entendemos que es frecuente que el valor facturado sea un estimativo y surjan variaciones, por lo cual sugerimos generar ítems distintos cuando surja ese caso, donde el primer ítem va a tener el monto del anticipo y el segundo la diferencia pendiente.

Por defecto el sistema trata de automatizar procesos, en este caso el traslado percepción de IVA viene tildado por defecto entendiendo que toda aquella agencia que realice esta operación lo pueda incluir en la facturación, debemos tener en cuenta que si la agencia no tiene configurado el sistema para realizar dicha tarea no genera ningún movimiento.

Respecto a los controles trabaja de la misma manera que lo explicado en la sección de Medios.

Una vez que se han seleccionado los comprobantes a facturar, se debe determinar cómo se debe presentar el comprobante al cliente, mayor o menor detalle o solo con una breve referencia, para lo cual existen puntos a tener en cuenta.

El formato de la factura es un punto importante ya que al seleccionar uno, va a determinar el marco (imagen) o detalle estático que se expone en la factura, como por ejemplo notas aclaratorias o que indiquen dónde se debe efectuar el depósito.

Como se discrimina la información de la factura puede variar entre medios y producción, cuando el detalle que se quiere exponer en la factura es lo ingresado en cada uno de los ítems, utilizaremos resumido por ítem.

En cambio, cuando se quiere exponer el detalle ingresado en el primer ítem del presupuesto con el importe de venta total de todos los ítems seleccionados, utilizamos la opción de resumido por OT.

Otra alternativa es cuando no sirva el detalle ingresado en el presupuesto y se quiera ingresar manualmente en detalle, en el momento de facturar, para lo cual utilizamos la opción de resumido a un texto.

En el caso de medios, disponemos del detalle por día, donde se expone un detalle de cada programa, que suele ser muy extenso dependiendo de la cantidad de avisos comprados.

Brinda un resumen por medio con lo invertido en el mismo a través de la opción.

Adicionalmente, si se encuentra habilitada la configuración especial que habilita a modificar el texto en cualquier momento, en cualquiera de los resúmenes previamente vistos, se permite modificar el texto que se previsualiza.

En caso de ser necesario, es posible ver cómo quedará la factura previo a que sea impresa, para dicho caso utilizamos la funcionalidad de Previsualizar.

De esta manera validamos si la factura se encuentra en forma correcta y/o debemos incorporar una nota adicional. Para esto se debe ir al botón Insertar Notas y allí encontramos las notas que se pueden modificar.

En el caso de que haya un error previo, se permite cancelar la visualización permitiendo volver a la pantalla previa y corregir la selección.

Por último, en el caso de Medios los clientes, cuando generan sus Órdenes de compras, lo hacen por un monto redondo y, como conocemos, en Medios, pueden generarse algunas diferencias, por lo cual el cliente puede llegar a no aceptar el comprobante. Para resolver esta situación existe una funcionalidad que denominamos redondeo, que permite ajustar centavos de redondeo; previamente se debe haber definido el monto máximo permitido, esto lo debe efectuar un usuario supervisor en las configuraciones especiales.

Para utilizarlo debemos definir cómo queremos redondear el valor, considerando que podemos ajustar tanto el valor neto como el IVA.

En este ejemplo que incorporamos 20 centavos al neto y descontamos 0.01 de IVA, es importante saber que si existe una validación por el fisco del cálculo del IVA no es posible aplicar dicha acción.

Por último, para confirmar la factura, procedemos a presionar el botón de Confirmar el comprobante y se va a generar, pero hay una instancia posterior donde deberemos validarlo con la entidad fiscal, para luego imprimir o generar el PDF.

Para poder enviar al comprobante debemos dirigirnos a la opción de impresión de facturas, buscar el comprobante, validarlo y luego imprimirlo y validarlo.

Las opciones dentro de esta sección permiten acceder a maestros relacionados con el Facturador de clientes: Consulta de Facturas de Clientes, Formato de Factura, Impresión de Facturas, Numeración de Facturas y Notas de Crédito por Sucursal, Planes de Medios, Presupuestos de Producción y una vez que se pasó a la Ventana de Visualización de facturas se podrá ver Formato de Factura.

Las opciones dentro de esta sección son accesos directos a algunos programas externos al sistema que pueden ser de utilidad como ser Calculadora, Bloc de Notas y Microsoft Word.