Cuando iniciamos la operación habilita en Fecha /Nº Estimado el mes actual, permitiendo modificarlo hacia adelante o jhacia atrás, con un rango de 36 meses, dependiendo del período en el que se encuentren los presupuestos cerrados. Para mayor información consultar ¿Cómo validar meses cerrados?

En forma automática se carga un número de estimado y un Nº de presupuesto, para el sistema el número de estimado es un número consecutivo creciente; durante el mes al mes siguiente comienza nuevamente desde el uno, pero como esto creaba dudas, ya que en enero se había emitido el presupuesto 1 y en febrero también, se incorporó el número de presupuesto que es creciente sin ningún corte.

Se debe seleccionar el proyecto (JobNumber) que identifica al cliente, producto e incorpora el tema, que se sugiere ajustar indicando qué se esta presupuestando. Sirve para poder identificarlo en un listado.

Por lo general, el presupuesto va a tener un circuito de aprobación, donde la opción normal es A presupuestar, pero existen casos donde por una necesidad de efectuar un trabajo para que sea emitido y conociendo que el cliente va a aprobarlo, se permite crear el presupuesto como pre-aprobado, en este caso no va a solicitar la aprobación por cliente.

Cuando el cliente recibe el presupuesto, es normal que genere una Orden de Compra o pedido con dicha solicitud y solicite que dicho código se incorpore en la emisión de la factura, no es obligatorio su ingreso y permite ser incorporado en forma posterior. Sugerimos su utilización, ya que lo permite en el listado de presupuestos.

Existen textos que son de uso frecuente, para lo cual se pueden cargar y luego seleccionar utilizando la opción de templates.

Sobre cada trabajo la agencia puede decidir tener un ingreso que corresponde a un porcentaje de los trabajos que se realizan, este porcentaje se debe ingresar en el campo % Serv. Agencia, existe la posibilidad con una configuración especial si se quiere definir a nivel de ítem dicha comisión, actualmente, no es usada pero se puede brindar una bonificación sobre el porcentaje de comisión de agencia.

La condición de pago puede venir preestablecida del cliente y/o modificarla en cualquier momento de vida del presupuesto.

En la facturación se debe identificar si se desea facturar en forma conjunta con la inversión el servicio de agencia, en dicho caso es Junto o en facturas separadas, es General.

Nos permite incorporar el contacto del cliente, pero previamente se debe haber ingresado como contacto de la agencia.

En el caso de que el JobNumber utilizado sea con apertura, se deberá asignar en dicho momento seleccionándolo.

Se permite asignar una lista de precios, definir un porcentaje de imprevistos, una idea creativa y un porcentaje, si corresponde a la agencia o cliente.

Se expone, solo a nivel de visualización, un resultado general con la sumatoria de todos los ítem, del valor de venta, costo, servicio de agencia e ingreso y porcentaje de utilidad.

En esta Solapa nos brinda la información de la persona que generó el presupuesto, en qué fecha, si se emitió un remito para enviar el presupuesto y el estado del mismo.

Esta compuesto por varias solapas adicionales, la primera que se expone es la de descripción donde la persona que ingresa el presupuesto puede ingresar un texto descriptivo del servicio, no hay una limitación de espacio. Tener en cuenta que este será utilizando en el momento de facturar al cliente.

Adicionales

La solapa se habilita una vez que es confirmado el primer ítem del presupuesto. Se visualiza el grupo del tipo de producción asignado en el ítem y la división que permite ser modificada. Las actividades y etapas no están en uso actualmente. Por último, permite indicar si la relación con el proveedor en dicho ítem es confidencial o no.

Facturación

Se expone los movimientos que fueron efectuados automáticamente en el sistema, son aquellos que en base al presupuesto se facturó al cliente en forma automática o se registró una factura en base a lo pendiente. No se verán los movimientos que se generen en forma manual, estos serán reflejados en el movimiento de la orden de trabajo. Se muestra en la solapa el detalle de la factura y su importe en el caso del proveedor, el cliente discrimina la inversión de la comisión de agencia, ya que se puede emitir en facturas diferentes, en una columna separada la comisión a proveedor (confidenciales) definida en el presupuesto, que puede ser una factura al proveedor o una Nota de Crédito, según corresponda. Por último, en estas columnas puede verse el nombre de un usuario, en estos casos hace referencia a que el pendiente fue cancelado por dicho usuario, utilizando las opciones de marcar presupuestos como facturados al cliente o marcar presupuestos como facturados por el proveedor.

Otros proveedores

En esta sección, se puede incorporar hasta tres proveedores distintos indicando el costo que estima cada uno para el mismo trabajo o servicio, en la columna Observaciones se sugiere incorporar un detalle del servicio o características que brinda el mismo, y sirva para definir una vez aprobado el trabajo con qué proveedor trabajar. Ej.: no cumple las fechas, exige pago a término, es muy recomendado, etc. El primer proveedor no tiene, en esta solapa, forma de incorporar un valor dado que lo toma de la solapa en datos principales del ítem. Para proceder en la asignación del usuario, el presupuesto debe ser aprobado por cliente, en dicha situación se habilitan los botones. Para efectuar la asignación se debe consultar el ítem, presionar el botón Modificar dicho ítem para proceder a asignar el proveedor, al efectuarlo se habilita la opción de proveedor elegido donde deberemos determinar con cuál de los tres proveedores trabajar y presionar el botón Confirmar. Hasta que no se efectué este proceso de asignación no genera un pendiente de recibir y no permite el ingreso de una factura, por más que se seleccione el mismo proveedor que aparece como elegido; por dicho motivo, es importante efectuar este proceso cuando se incorporó más de un proveedor.

Tareas asociadas

Cuando se genera un presupuesto se asocia a un JobNumber específico, es similar cuando se generan tareas con distintos pedidos a diferentes áreas sin que en un principio corresponda asociar a un costo. Para lo cual, cuando en el sistema se crea una tarea sin costo, en los presupuestos que sean asociados a dicho JobNumber permite asociarlas en forma manual, indicando que el trabajo solicitado fue cotizado e incorporado dentro del presupuesto mencionado. Esto es para que no queden tareas sin una referencia, hay muchas agencias que no efectúan dicha asociación y muchos pedidos no son cotizados ni cobrados a sus clientes.

Es una de las secciones principales, donde en la primera columna identificamos la moneda del ítem, ya que el presupuesto por ítem puede tener monedas diferentes, el costo y el precio de venta estará representado en la moneda asignada, si es extranjera va a solicitar un tipo de cambio de referencia, en el momento de facturar va a solicitar el tipo de cambio nuevamente.

Se muestra la columna Directo, que se corresponde a cuando el proveedor le factura al cliente en forma directa, sin pasar por la agencia, en ese caso el costo es igual al de la venta y lo único que puede hacer la agencia por dicho contacto es cobrar su comisión de agencia. Otra posibilidad es que el proveedor le facture a la agencia y la agencia facture al cliente, a esto lo llamamos indirecto y dejamos la selección sin tildar.

En el campo Nº se debe seleccionar el tipo de servicio o trabajo que la agencia le va a vender al cliente, al seleccionarlo se muestra el detalle en el campo descripción donde se puede ingresar la descripción más detallada de lo que se va a realizar en el trabajo, es un campo extenso y cuando se confirme se podrá editar en la Solapa Datos ítem-descripción.

Descripción adicional

Cuando en el presupuesto se selecciona el tipo de producción con el cual se va a trabajar, es común cambiar dicho detalle ingresando uno nuevo, pero dependiendo de la forma de trabajo de la agencia, hay veces donde se quiere dejar dicho detalle y tener un campo adicional para la descripción, para habilitar esto existe una configuración especial

Dependiendo de la agencia sobre los trabajos que se van a efectuar puede tener una lista de precios predefinida, en donde podemos seleccionarla utilizando la columna y presionando F2, al seleccionarla se completarán en forma automática, los campos de costo y el precio unitario.

En el Nº prov se debe  seleccionar el proveedor para buscarlos, podemos presionar F2 y seleccionarlo, existen ocasiones donde la razón social del proveedor no es tan conocida como su nombre de fantasía, para lo cual en el maestro de proveedor hay una opción de incorporar dicho nombre, que llamamos nombre abreviado, luego, en el presupuesto, en la sección de búsqueda podemos seleccionarla de dicha manera.

Una vez seleccionado el proveedor va a mostrar, en la columna Proveedor, la razón social real del proveedor a la espera de su aprobación, emisión de Orden de Compra y posterior recepción de su factura.

Las siguientes columnas de Costo Unit. representa el costo de una unidad y el precio unit. el valor de venta al cliente de una unidad, ya que luego tenemos los campos de cantidad y de días, si utilizan contratación de personal eventual, que representa en el Costo y Venta la multiplicación de los campos, exponiendo el total de cada uno por ítem. Existe una columna que permite incorporar un descuento del ítem, se debe ingresar un porcentaje.

Definir un costo y aplicar un % para calcular la venta

Disponemos de un campo que nos brinda el porcentaje de utilidad, que no brinda ayuda para conocer si estamos dentro de lo esperado, adicionalmente, en el encabezado del presupuesto definimos el porcentaje de comisión de agencia pero a nivel de ítem podemos definir si el mismo se calcula o no sobre este.

Por último, nos muestra la posibilidad de definir un confidencial, esta acción dependiendo de la configuración utilizada por la agencia, permite definir si se recibe una nota de crédito del proveedor por la comisión o si se emitirá una factura al proveedor, en este caso el proveedor debe ser definido como cliente de facturación.

En este caso, el sistema permite asignar un porcentaje sobre la inversión o un valor fijo.

En el caso de que se este negociando, permite ingresar con la opción de Tipo de comisión a definir. Por nuestra parte sugerimos analizar, en forma periódica, estos casos.

Cuando se incorporan adjuntos al presupuesto, se debe tener en cuenta el nivel de permisos que tiene asignado, dado que:

•En los niveles de acceso (1, 2) podrán eliminar, el archivo adjunto.

•El nivel de acceso (1 al 4) podrán adjuntar.

•Y todos los niveles de (1 al 6) podrán abrir los adjuntos.

A partir de la Release 5.0 se agrega la posibilidad en el momento de imprimir de incluir la Percepción de IIBB estimada, para que el cliente este al tanto.

En general, cuando se presupuestan los valores, tanto de costo como de venta, una vez aprobados pueden sufrir ajustes. Dichos ajustes se efectúan a partir de la aprobación del cliente y se comienza a negociar con los proveedores una mejor utilidad; se busca un método para controlar estas diferencias y solicitar explicaciones o felicitar por la negociación lograda.

Para esto se brinda la posibilidad de generar una versión inicial y una versión actual que se utiliza para comparar. En el sistema existen dos posibilidades:

•Para efectuar este control el usuario que realiza la aprobación debe recurrir a generar la versión inicial del presupuesto.

•En el momento de aprobación por cliente se genera, en forma automática, la versión inicial sin la necesidad de que una persona intervenga. Para lograr esto se debe habilitar una configuración especial que se llama "Genera Versión Inicial Automática".

Una vez generada la versión inicial, los responsables del presupuesto pueden generar cambios en él, y para poder analizarlos existe una opción, que se encuentra en la barra de herramientas, que se denomina Post Buy.

Este listado tiene un filtro que nos permite visualizar las variaciones de costo o las de ventas, como vemos en la imagen siguiente, donde vemos costos.

Una vez que se ha aprobado por cliente y se asignó el trabajador que va a efectuarlo, puede emitirse una orden de compra; su emisión, dependiendo de la agencia, puede o no ser obligatoria.

Al seleccionar la opción, solicita seleccionar el proveedor, ya que un estimado puede tener varios ítems y, por otro lado, debemos seleccionar el ítem para que realice el cálculo de impuestos.

Al finalizar, podemos Grabar la orden e imprimirla o enviarla por mail; cabe mencionar que el formato de la orden de compra es configurable.

A partir de la emisión de la orden, el proveedor y el costo del ítem, no puede ser modificado ya que hay un compromiso de compra. Para efectuar cambios se debe eliminar o anular la orden, efectuar los cambios y volver a emitir.

Es común querer utilizar lo ya presupuestado como modelo para otro, por lo cual deja Copiar el presupuesto para el mismo cliente u otro.

Debemos tener en cuenta que la creación o copiar a un nuevo proyecto, se va a validar que el mismo se encuentre vigente para poder asociarlo en caso que el mismo no este vigente va a exponer un cartel.