•Se debe haber generado una cuenta contable de honorarios de producción y otra de medios con el código de observación 22.

•Se debe haber creado un tipo de medio y un tipo de producción con las cuentas contables previamente creadas.

•Se debe crear un medio asignando el tipo de medio de honorarios.

•Se debe asociar, en las configuraciones especiales, el tipo de medio y tipo de producción que identificamos como fee.

•Se debe utilizar el ingreso de horas hombre en forma obligatoria (Timesheet).

•El responsable  del cliente debe validar que las horas registradas en cada campaña sean correctas y no haya excesos injustificados (Reporte de Timesheet).

•Se aconseja tener actualizado en cada colaborador el costo de la hora hombre para poder determinar correctamente el mismo (Colaborador).

El primer paso, cuando generamos el contrato, es definir el cliente titular al cual le vamos a aplicar dicho contrato.

El Nº de Contrato se incorpora en forma automática y secuencial, enumerando por cliente titular.

En la descripción se debe incorporar un texto que identifique la negociación efectuada y, si se desea, el período. Por ejemplo: negociación 2020.

En el Tipo de Contrato se debe definir qué tipo de distribución deseamos utilizar. Esta puede ser:

•Distribución Fija: en los JobNumber que están incluidos en el contrato asignando, se selecciona el porcentaje que representa cada uno de ellos sobre el monto de la cuota.

•Distribución Dinámica: cada JobNumber que se crea en el sistema y que se corresponde con el patrón del contrato es incluido en él, sin porcentaje asignado, el sistema lo distribuye dinámicamente.

•Distribución Dinámica (auto-asignación): cuando se crean JobNumbers y existen contratos cuyo patrón lo incluye, el sistema informa de la situación y solicita al usuario que defina si se incluye o no en dicho contrato.

Un contrato pueden estar vigente o no y, por otro lado, se debe indicar en qué período de Vigencia Desde/Hasta de fechas se encuentra comprendido.

En el caso que la agencia utilice Subempresas, se habilita definir Divisiones (unidad de negocio); en dicho caso, permite seleccionar una específica.

El Patrón de JobNumber solo se habilita si el tipo de contrato seleccionado es de distribución dinámica. Es una forma de agrupar los contratos por una característica que los identifica, como por ejemplo por:

•Cliente titular

•Cliente titular - producto

•Cliente titular - producto - tipología de Job

Validar que la campaña se encuentre abierta a través del listado de JobNumber, si esta cerrado no se lo va a mostrar para su asignación.

En el Criterio de facturación se debe determinar cómo se va a efectuar la facturación, que puede ser:

➢Factura a Cliente definido: al seleccionar se expone un listado de los clientes de facturación asociados al cliente titular, para su selección, en el campo cliente de facturación.

➢Factura por Apertura de Clientes: en este caso se expone un listado con los códigos de apertura que fueron creados, donde se expone la distribución entre los diferentes clientes y el porcentaje de aplicación a cada uno,  en el campo código de apertura.

Por intermedio de las Cuotas permite definir la cantidad de partes en las cuales se deberá facturar el contrato al cliente. La segmentación se efectúa por mes y habilita el posterior ingreso del importe, siendo opcional incorporar un importe en cada una.

Los contratos pueden ser efectuados en una Moneda controlada, en el caso de que se haya acordado en distintas monedas, corresponden contratos diferentes, ya que la moneda es única para todo el contrato. Además, cuando se genera en moneda extranjera se debe definir la Cotización .

El Total Contrato se completa automáticamente con la sumatoria las cuotas ingresadas, de la misma manera que el Estado donde refleja que puede encontrarse: Sin Aprobar por Cliente, Aprobado por Cliente, Aprobado para facturar, Facturado Parcialmente, Facturado total.

Se permite identificar el Tipo de Producción asociado al Cliente Titular.

Cuando la empresa trabaje con un Departamento de producción, va a exponer una lista de los disponibles.

Distribución

Criterio de distribución de cuotas Por defecto, se muestra la distribución entre los departamentos de medios y producción, en partes iguales. Se puede modificar dicho porcentaje y asignar el total solo a un departamento. Esto va a representar cómo se va a distribuir el ingreso entre estos dos departamentos.

Tabla de repartición

Esta tabla se visualiza cuando el Tipo de Contrato es de Distribución Dinámica. Se muestran las columnas de Producto, Tipología, Cliente de Facturación y Porcentaje alcanzado, esta información se detalla en función al Patrón seleccionado previamente.

JobNumbers

Se deben seleccionar los JobNumbers/ proyectos que están incluidos en este contrato. Cuando es de Distribución Fija, adicionalmente, se debe incorporar el porcentaje de asignación que le corresponde a cada uno.

Detalle de la cuota

Cuando se ingresa a la sección de cuota se debe incorporar el monto mensual negociado, detallando la cantidad de horas hombre cubiertas en el contrato. Esto es porque permite, en forma posterior, una vez controladas las horas ingresadas, importar las horas al contrato y en el caso de que sean superior a lo acordado facturar en forma automática el fee acordado sumando la diferencia. En la siguiente imagen te mostramos cómo ingresar las horas: A continuación, vemos el proceso de incorporar las horas, para lo cual consultaremos el contrato. Para esto debemos presionar el botón Modificar y luego importar las horas. Este proceso de importación permite conocer las horas consumidas y, por otro lado, en el caso de excesos poder facturarlos en forma automática. La importación se puede efectuar cuantas veces sea necesario, nos permite eliminar la importación y volver a efectuar el proceso. Aconsejamos que previo a la importación el responsable efectué el chequeo de las horas asignadas. •En este ejemplo se ha ingresado una inversión de $ 50.000 y se asignaron 100 horas hombre, esto hace que el costo de la hora sea de $500. Cuando importamos las horas por un total de 50,5 horas trabajadas, incorpora una referencia de costo base de $25.250,00 este costo lo calcula en base a la inversión ingresada. En este caso las horas no superan a las planificadas. •La segunda posibilidad es que las horas planificadas sean superadas por las horas ingresadas por el personal, en este caso, no va a utilizar para el calculo la inversión, va a tomar el valor registrado como rates a clientes, ingresado en el colaborador. Para ver este caso disminuimos a 30 las horas ingresadas para el mes de enero. En este ejemplo vemos que las horas adicionales las toma para que el calculo efectúe un valor que no es visible en una primera instancia, pero a continuación vemos que se obtiene el mismo desde el rate de clientes. Consultamos el rate interno de clientes para la categoría asignada al colaborador y vemos que la misma tiene diferentes importes de venta según el cliente. En este caso se utiliza el que le corresponde a Toyota.

Una vez que el contrato se generó, se debe informar al responsable u autorizado que lo apruebe, puede ser que haya una persona adicional encargada de dicha tarea.

Las aprobaciones tienen una primera instancia donde se utiliza la Aprobación por cliente y, posteriormente, la Aprobación para facturar. Las aprobaciones pueden ser de todas las cuotas o a nivel mensual.

Nuevo: habilita a comenzar a ingresar los datos que solicita la opción.

Cuando se ha creado el contrato podemos buscarlos presionando el botón Consulta, donde se habilita el campo cliente titular y n° contrato.

Una vez que se finalizó la carga y para registrar el contrato utilizamos el botón Grabar, que se habilita luego de presionar el botón Nuevo.

El botón Eliminar se habilita cuando se consulta un contrato y permite eliminarlo, siempre que no haya alguna cuota facturada.

En el caso de necesitar efectuar ajustes al contrato, como primer paso, se debe consultar y, luego, para efectuar el ajuste se presiona el botón Modificar. Una vez realizados los ajustes se presiona el botón Grabar.

El botón Cancelar permite finalizar la acción que se está efectuando en ese instante.

Una vez registrado el contrato y a medida que se generen las diferentes cuotas permite visualizar el contenido, brindando un análisis del resultado del contrato.