Para comenzar se debe presionar el botón superior Nuevo, se habilita en forma automática  el número identificador que es otorgado por el sistema en base al orden de ingreso de las cuentas.

Se debe definir un nombre que identificará a la Cuenta Contable.

Si la agencia necesita exponer a nivel interno su contabilidad de otra manera, puede utilizar el rubro secundario, para lo cual debe incorporar el Nombre Secundario; es una segunda forma de categorizar a las Cuentas Contables.

Al asignar una Cuenta de IVA implica que los movimientos asignados a dicha cuenta van a tener una tasa que  grava el concepto, no todas las cuentas tienen dicha asignación, por ejemplo, las cuentas que representan conceptos de ventas tienen asociadas las cuentas contables de IVA débito fiscal y  aquellas cuentas que representan conceptos de compras y gastos tienen asociadas las cuentas contables de IVA crédito fiscal.

La Categoría permite identificar si la cuenta pertenecerá a patrimonio o a resultado.

La Sub-Categoría es una apertura de la categoría seleccionada:

•Patrimonial: se muestra las opciones Activo/Pasivo, Patrimonio Neto y Orden.  

•Resultados se muestran:

oGross Income: corresponde a las Cuentas Contables que corresponden a los ingresos de la Agencia y representan la Venta o el Costo.

oCompensation: son aquellos gastos que se refieren a los pagos de Sueldos, Honorarios, Cargas Sociales, Sindicatos; son las cuentas que representan Pérdidas por Compensación.

oOtros Gastos, por ejemplo, a otros impuestos.

oOtros Ingresos: corresponde a ingresos como por ejemplo la diferencia de cambio.

El Código Observación determinan que la cuenta tiene un funcionamiento especial dentro del sistema. Cada categoría solo va a visualizar los Códigos de Observación asociados a las mismas.

Ej.: la cuenta de clientes tiene un código, dicha cuenta representa el saldo impago, la composición de la deuda se efectúa a través del listado de factura impagas, por nuestra parte, no aconsejamos efectuar asientos manuales contra cuentas con código, ya que el sistema maneja la composición en forma automática.

El sistema es multimoneda pero para expresar los movimientos se debe seleccionar la moneda en la que se encuentra expresada la Cuenta Contable.

Cuando la cuenta contable sea asociada a una moneda extranjera requerirá que se ingrese la cotización diaria, y en el momento de efectuar un movimiento utilizará el mismo permitiendo su ajuste.

Se permite identificar si la cuenta se encuentra Vigente o no, dado que si la misma tiene movimientos en algún período no permitirá su baja. Las cuentas no vigentes no podrán ser utilizadas en nuevos movimientos.

El Ajusta por Inflación permite definir si la cuenta será afectada por el ajuste. Se utiliza cuando el país debe generar un Asiento Contable de Resultados por Exposición a la Inflación (R.E.I.).

Solo para Colombia se habilita la Apertura por NIT y se utiliza la cuenta contable al ingresar o generar una factura de Proveedor o Cliente, allí se deberá ingresar qué NIT está involucrado.

La Restricción Mov. Manual permite limitar el uso en la carga de Asientos Contables, Cobranzas o Pagos manuales. Sirve para determinar las Cuentas Contables que solo podrán ser utilizadas en transacciones manuales, mientras que el resto se utilizarán para operaciones automáticas. De esta manera se evita que el usuario impute por error una Cuenta Contable que no corresponde.

Por defecto todas las cuentas esta habilitadas, cada agencia debe efectuar esta restricción por una cuestión de seguridad.

Módulos

Para evitar errores, en cada cuenta podemos indicar en qué circuitos vamos a utilizar la misma.

•Clientes: indica que se usará para todas las operaciones de Ventas.

•Proveedores: se usará para todas las operaciones de Compras.

•Tesorería: se utilizará para Pagos, Cobros y Depósitos.

•Gastos: las cuentas serán utilizadas en  Solicitudes de Gastos, Rendiciones de Gastos.

•Fondo Fijo: para utilizar la cuenta en rendición de fondo fijo. Las cuentas que utilizan este módulo suelen ser Movilidad, Combustible, Refrigerio, Hotel, Papelería, es decir, son todos aquellos gastos que se puedan abonar en Efectivo.

Rubros

El rubro Principal muestra un listado de los rubros donde se asignará la cuenta, una vez efectuado indica el orden dentro del mismo grupo en un casillero por separado, que permite ajustarse manualmente.

El Código Hyperion se utiliza cuando la empresa debe reportar a su casa matriz, donde se debe exponer los saldos contables diferentes a la exposición local con una estructura específica.

El rubro Secundario expone la segunda forma de mostrar los saldos, se debe seleccionar el rubro deseado.

Esta funcionalidad se suele utilizar cuando en un grupo de empresas se consolida la información con uno de los planes de cuenta y para exponerlo en forma conjunta y poder sumarizarlos se lo define de la misma manera.

Existen cuentas que pueden ser sensibles al saldo. Por ej.: una cuenta de banco, cuando tiene el saldo inverso no se quiere exponer como un activo sino como un pasivo, en el secundario es el saldo contrario en que el rubro se expone el mismo.

Movimiento de la cuenta

Se muestra un resumen de los movimientos de una Cuenta Contable cuando se está en modo Consulta.

Conceptos o subcuentas relacionados

Cuando es una cuenta de gastos muestra los conceptos que están relacionados con la cuenta.

Para cuentas patrimoniales que necesitan una apertura por persona, ejemplo: gastos a rendir, prestamos, etc. se muestran las subcuentas asociada a la misma.