El ingreso define  un código secuencial numérico, no editable, otorgado por el sistema automáticamente por el orden de ingreso de los Colaboradores.

En el Contacto brinda dos opciones de selección.

•La primera es elegir un Contacto de la lista desplegable (todo Colaborador es a su vez un Contacto). Por lo cual, si se selecciona un Contacto existente, el sistema verificará a su vez si se trata de un Usuario, y extraerá todos los datos posibles de ambas entidades (Contacto y Usuario), efectuando las asociaciones correspondientes.

•Por otra parte, el sistema permite seleccionar la opción Nuevo, al hacerlo se crea el Contacto en forma automática al momento de crear el Colaborador.

Importante: un colaborador que se creó sin asociar a un usuario, luego no se puede asociar, se sugiere primero crear el usuario y luego asociarlo.

Nombre y Apellido: se corresponde con el Nombre y Apellido del Colaborador. Si cuando se esta efectuando el Alta del Colaborador se selecciona un contacto desde la lista desplegable, entonces este dato es completado en forma automática con el nombre del Contacto, y el mismo no puede editarse. Si es un Nuevo Colaborador, los datos se completarán a mano.

Código de Usuario: campo no editable. Se corresponde con el Código de Usuario cuando el Colaborador es también un Usuario del Sistema.

El Número de Identificación Fiscal CUIT es un dato identificatorio del Empleado (Colaborador), como también si se dispone el número de legajo o empleado. No son obligatorios.

Por último, debemos cargar en forma obligatoria el e-mail del empleado, debe ingresar en el alta o modificación y no deberse utilizado previamente en otro colaborador o si se utilizo el mismo debe encontrarse no vigente para que pueda grabar el registro.

Datos de la organización

Con la selección de la categoría y subcategoría se define el perfil del colaborador en la agencia, ej.: ejecutivo - junior, es necesario que previamente se ingrese, ya que es obligatoria su asignación.

Otros campos importantes son: el departamento a cual pertenece, el centro de costo y la unidad de negocio (división) a la que reporta.

Vigencia

Todos los usuarios tienen una fecha de alta en la agencia que se debe ingresar en el campo fecha de alta, en el caso de que el colaborador ingrese Time Sheet corresponde a la fecha que debe comenzar a utilizarlo.

Si el colaborador deja la empresa y luego de un tiempo vuelve, se puede modificar la fecha de alta al nuevo ingreso para que a partir de la misma comience nuevamente a ingresar sus horas hombres.

Cuando una persona se retira de la empresa se solicita ingresar la fecha de baja, para no permitir su uso.

El Timesheet es la planilla donde básicamente cada Colaborador reporta cómo sus horas fueron distribuidas en cada proyecto/Cliente, y se utiliza como base para obtener reportes de rentabilidad.

Reporta Horas en Time Sheet: la opción indica si el Colaborador debe ingresar las horas en el Time Sheet.

Horas de Trabajo Diario: permite el ingreso de las horas mínimas que el Colaborador debe reportar diariamente.

La cantidad de horas que se exigen diariamente, no se dará por completo hasta tanto no se ingrese una cantidad de horas igual o mayor al estipulado.

Time Sheet Obligatorio: define si el Colaborador reporta horas obligatoriamente. Implica que la primera pantalla que se le desplegará al ingresar cada día al usuario no permitirá acceder al sistema hasta que complete el registro de las horas de los días pendientes. En cambio, si el Time Sheet no es Obligatorio, el usuario podrá continuar aunque no tenga al día sus horas.

Días de Tolerancia: se utiliza sólo para Time Sheet Obligatorio y permite otorgar una cantidad de días de atraso en el ingreso de horas .

% Dedicación al Cliente: indica el grado en que una persona trabaja directamente para el Cliente. Por ejemplo, un Ejecutivo de Cuentas regularmente ocupa el 100% de su tiempo en tareas específicas de clientes, mientras que un Administrativo generalmente realiza tareas para la Agencia y no puede distribuir sus horas en Clientes (0%). Todas aquellas horas no asignables a Clientes, deben ser asignadas a la propia Agencia (Jobs de Agencia). Estos porcentajes son informados por el sistema al momento de ingresar las horas, mediante un semáforo que indica al usuario la desviación de su Time Sheet respecto de valor esperado.

% Tolerancia: aplica sobre el Porcentaje de Dedicación al Cliente e influye en el semáforo informativo en la pantalla de Ingreso de Horas.

Responsable Time Sheet: algunos colaboradores (tal como los directivos) no reportan las horas personalmente, sino que delegan esta tarea a otra persona, que para poder hacerlo debe ser designada como Responsable de TimeSheet.

Para que el usuario incorpore una descripción adicional con los trabajos realizados puede habilitar Usa Descrip. adicional en horas, al habilitarlo permite definir si la misma va a ser obligatoria o no, se incorpora una columna mas en la carga de timesheet.

Requiere Aprobación de Horas: se habilita cuando se tiene configurada la opción "Usa aprobación de Time Sheet" y se visualiza solo cuando su valor es "Si". Permite definir qué Colaboradores requieren de una aprobación de su Time Sheet por parte de un superior responsable, antes de hacerse efectivas las horas reportadas por aquél.

Datos de Cost Plus

Cost Plus es un método que le permite a la Agencia definir, a partir de la asignación horaria de cada Colaborador, los costos de la hora hombre de cada Colaborador.

En esta situación se brindan dos tipos de cálculos:

•El costo interno (rate interno) que es lo que le cuesta a la agencia una persona y lo podemos determinar utilizando  el siguiente cálculo, para cada Colaborador el costo anual sin impuestos incluido vacaciones y bonos, que  dividimos por la cantidad de horas anuales que trabaja la persona, donde podemos ingresar la cantidad de Días de vacaciones.

•Por otro lado, tenemos el valor de la hora que queremos cobrarle al cliente (rate cliente) este valor de la hora puede ser diferente para cada cliente y la agencia puede determinar un perfil mayor al que efectivamente tiene, esta asignación de perfil se realiza en la Categoría Salarial de Cost Plus .

Conocemos que el cálculo mensual puede ser variable por la cantidad de horas trabajadas y no lineal como plantea el sistema, para lo cual brindamos la posibilidad de ingresar una carga variable mensualmente.

Como primer paso debemos definir el Mes de Aplicación donde se ingresará para el tipo de perfil de la empresa que se desea definir:

•El costo de la agencia (rate interno) a través de la Categoría y la SubCategoría e identificando para que Departamento trabaja el Colaborador.

A su vez debe ingresar el costo de la hora asignando el costo anual que se divide por las horas anuales.

•Por otro lado, asignaremos la Categoría Salarial de Cost-Plus (rate cliente) que asociaremos al colaborador.

Por intermedio de % Dedicación al Cliente y el % Tolerancia permite modificar los % el porcentaje de dedicación y tolerancia que posee el Colaborador.

Free Lance: esta opción permite seleccionar si el Colaborador trabaja free lance o no.