Cuentas por Pagar > Pagos > Ordenes de Pago

La generación de las órdenes de pago se dividen en dos etapas:

1.Definir lo que se quiere pagar: Orden de pago.

2.Definir con qué medio de pago se va a realizar: Libranza.

Estas etapas pueden ser efectuadas por la misma persona o por varias, esta forma de uso se puede utilizar mediante la activación del parámetro: "Divide Funciones Cuentas por Pagar" la cual habilitará la asignación de las funciones de creación y libranza, como permisos a determinados usuarios. También, pueden ser efectuadas en un único proceso o realizarse en dos momentos separados.

Importante: La generación de un pago representa para el sistema un egreso de fondos, en donde tiene que haber una cancelación de la cuenta corriente contra una cuenta de fondos, ya sea banco, caja o un valor de tercero, no se permite aplicar de una Factura contra una NC, esto se debe hacer mediante un asiento de ajuste.

¡A tener en cuenta! hasta el momento en que la orden de pago sea librada (pagada) no genera registros de imputación contable, pero sí bloquea los comprobantes de proveedores o clientes contenidos en ésta, para que no puedan incluirse en otra Orden de pago.

Se deben crear los siguientes Maestros:

1.Si se desea emitir una orden de pago a un Proveedores debe existir en el maestro y si se quiere abonar una factura, debe estar ingresada en el sistema.

a.Dependiendo de la situación impositiva de la agencia, se debe validar el maestro o hacer las actualizaciones correspondientes.

2.Si se desea emitir una orden de pago a un Clientes de Facturación debe existir en el maestro, adicionalmente, debe tener ingresada una NC o haber entregado un anticipo para poder emitir la orden de pago.

3.En el caso de Pagos varios deben existir las Cuentas Contables a donde se desea imputar.

4.Actualizado los maestros de proveedores para el cálculo de retenciones, ganancias, IVA, contribución publicitaria.

En el momento de comenzar a generar el pago, se debe definir qué tipo de acción se debe tomar entre:

Cuando se define el Tipo de Pago es obligatorio definir una serie de campos propios del Tipo de Pago a utilizar como es el proveedor y en qué tipo de moneda se utilizará.

El primer paso es definir la fecha en que se emite el pago, la cual permite ser modificada por el responsable de emitir el pago.

Otro punto importante es el número de la orden. Por defecto, la numeración es automática y creciente en forma consecutiva, pero suele ser necesario tener la posibilidad de modificar dicho número, ya sea por un error en la generación u otra situación, por esto se habilita la opción de Recuperar Nº. Este permiso de modificación solo esta habilitado para usuarios que tienen nivel del supervisor en la opción de orden de pago, caso contrario no podrán ver la opción.

Para seleccionar el proveedor se debe ubicarse en el campo beneficiario y comenzar a escribir la razón social o, en caso de no ubicar al mismo, se puede utilizar el código de identificación fiscal que se visualiza en la ventana de búsqueda.

Al completar el beneficiario indicar en la descripción que se efectuará un pago al proveedor seleccionado.

La moneda de la deuda corresponde a la deuda pendiente que se tiene con el proveedor. El sistema NO permite emitir un pago para deudas en distinta monedas, para esta situación se debe emitir un pago por cada moneda diferente.

La moneda de pago se definirá en el momento de generar la libranza.

En este punto se brinda un control sobre los impuestos que van a ser aplicados durante el proceso de pago.

Se permite efectuar la modificación de las categorías o porcentajes, que solo se tomarán para el pago que se esta realizando, no va a actualizar el maestro del proveedor.

Con la selección de los impuestos debemos confirmar los datos sobre la parte superior, esto muestra sobre la parte inferior las facturas pendientes y, por otro lado, un resumen del pago que se esta emitiendo.

Para definir qué se quiere pagar, la primera columna permite seleccionar el comprobante y muestra dos columnas: una con el saldo pendiente de pago al momento y otra el valor a pagar que permite modificarse, generando un pago parcial sobre el comprobante.

En el caso de que sea necesario hacer algún ajuste, ya sea por centavos o aplicar un gasto adicional no contemplado, podemos incluirlo en el momento del pago en la solapa Registros Manuales.

Este registro, lo que se ingresa es un movimiento manual que no estuvo previsto, por lo cual si corresponde a una cuenta de gastos, deberemos definir para qué Proyecto, Orden de Trabajo y Centro de Costo corresponde al mismo, y si se incrementa el gasto o disminuye.

Para finalizar la orden de pago presionamos grabar la orden.

Esta forma de pago corresponde a los servicios que se contratan en el exterior y se facturan a Argentina, pero según la legislación local en el momento de pago se debe actuar como agente de retención descontando el impuesto.

Generalmente, las empresas extranjeras que prestan el servicio solicitan como medio de pago una tarjeta de crédito o a través de una cuenta bancaria; estas entidades en forma automática y periódica efectúan la retención y se comunica a través de los resúmenes.

Antes de utilizar la funcionalidad se debe:

1.Como primer paso, se debe actualizar el sistema para que incorpore un nuevo código de observación (AM), este debe figurar dentro de las actualizaciones pendientes que tiene cada empresa.

2.Se debe crear una nueva cuenta contable con el código de observación (AM) Percep IVA Empr Digitales, dicha cuenta debe estar habilitada para los módulos de clientes, proveedores y tesorería.

3.Se debe configurar cada proveedor que figure en el anexo para que aplique la percepción de ingresos digitales, sin esta configuración el sistema no efectuara movimientos.

4.Se debe registrar la factura de los proveedores de forma normal, previo al pago de la percepción. Sin este proceso no se podrá asociar las facturas a la percepción digital.

5.En el resumen de la tarjeta o resumen bancario las entidades recaudadoras deben detallar las percepciones realizadas de cada factura y proveedor correspondiente, con el fin de realizar la contabilización; se debe proceder a emitir una orden de pago del tipo Pago Varios, donde se imputará a la cuenta contable de Percep IVA Empr Digitales:

▪Durante el proceso de pago el sistema mostrará un detalle de las facturas de los distintos proveedores, sin importar si están o no pagas, en ese momento se debe ingresar el valor correspondiente a la percepción.

▪El sistema no efectúa controles al momento de ingresar el valor de la percepción, dado que el cálculo lo realiza un ente financiero. Debemos aclarar que el control lo debe realizar la empresa teniendo en cuenta que debe ser el 21% del total neto.

Una vez definido el monto y confirmado se ve de la siguiente manera:

Una vez generado el pago, este tiene una fecha determinada, que puede ser distinto al momento donde asociamos la forma de pago, ya que es común que haya un responsable en indicar cuáles son los posibles pagos y otra persona que analiza los fondos disponibles, y en base a los mismos confirma el pago.

Importante: Estas tareas pueden ser realizadas en distintas fechas, pueden afectar la contabilización cuando el proceso esta en el fin de un período. Por ejemplo: se efectúa las OP el día 31 del mes, pero la libranza se efectúa el 2 del mes siguiente, entonces, contablemente se refleja en el mes siguiente.

El primer paso que debemos definir, previo a la forma de pago, es la moneda en la cual se realizará el pago y en base a esto el sistema mostrará la formas de pago habilitadas para dicha moneda; por defecto, muestra la moneda de la orden de pago, pero se puede modificar.

En el caso de elegir una moneda extranjera, el sistema va a mostrar el tipo de cambio que utiliza para esa fecha, pero permite modificarlo, de ser necesario.

Notificaciones:

•Por E-mail: en este caso, cuando se grabe la orden de pago, en forma automática, genera un mail al proveedor, si tiene la dirección en el maestro del proveedor la completa, en caso contrario se debe ingresar manualmente, indicando el valor total del pago y con qué valor, ejemplo: el cheque del banco.

•Detalle pago: se incorpora al caso anterior un detalle del comprobante con el que que se esta pagando la factura y el valor de la retención, en el caso de que corresponda.

Si bien es muy útil la opción, no se utiliza porque generalmente se debe esperar que el responsable de la firma la efectúe para liberar el pago, por lo cual la misma opción se encuentra disponible en el listado de pago y cobros detallado.

Veamos las Formas de pago con las que disponemos en el sistema:

Una vez que se graba la orden de pago es necesario imprimir el comprobante para poder adjuntar la información, para lo cual se puede ver el botón Imprimir en la parte superior de la pantalla.

En esta acción, permite definir si se quiere cambiar la cantidad de copias que se van a imprimir o se prefiere exportar un archivo en vez de generar un comprobante impreso.

Por último, aconsejamos utilizar el listado de pagos y cobranzas detallado cuando se necesita imprimir más de un comprobante, ya que de esta manera permite seleccionar varios y no tener que consultar en forma individual cada uno.

Es frecuente la necesidad de ver cómo quedó movimiento contable que generó la orden de pago, para poder hacerlo desde la misma pantalla, se debe abrir la Solapa Herramientas y seleccionar la opción: Ver Asiento.

El sistema no permite modificar el movimiento contable solo consultarlo y si es necesario modificar, se debe anular y volver a generar la orden de pago que genera el movimiento contable.

Cuando se ha generado una movimiento y se ha cometido un error es necesario eliminar o anular el movimiento, pero suele ser confuso en qué casos se debe usar cada uno.

•Anular: se anula el movimiento quedando el registro de su anulación. Ej: se emitió un pago en un ejercicio, el proveedor no retiró el cheque y nos damos cuenta en un ejercicio posterior, entonces, deseamos anular la orden para luego cancelar nuevamente el pasivo; en este caso, cuando se desea anular, el sistema, solicita que se defina una período abierto.

Debemos tener presente que la anulación revierte todos los impuestos calculados y al generarlos nuevamente pueda cambiar el importe a pagar.

•Eliminar: esta acción no deja registro, o sea, para el sistema el movimiento nunca existió, por lo cual se puede volver a generar la misma orden de pago. En el caso de que se hayan generados varias órdenes, sugerimos utilizar la opción de recuperar para utilizar el número correspondiente y que no queden saltos en la numeración.

Importante

Frente a un problema común se generó un control que limita la cantidad de números que se desean saltar, por ejemplo: se quiere dejar sin generar una cantidad de órdenes de pago, para lo cual se utiliza la opción de recuperar, pero por por el control puede que no se lo permita, en este caso, sugerimos validar la configuración especial: Máx. Saltos Orden de Pago.

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En el video veremos como se genera el pago, donde se debe identificar el proveedor o la persona a quien se va a efectuar el pago y por otro lado a través de la libranza se indica cual es el medio de pago que cancela la deuda.

Órdenes de Pago

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