En esta sección debemos definir la Cuenta Contable: se visualizan solo las cuentas contables cuyo código de observación es el 48. Una vez que la cuenta es asignada, solo podrá modificarse si el Cliente no posee comprobantes emitidos.

Cuando un cliente, a su vez, es Proveedor Asociado se sugiere asignar al proveedor relacionado. Esta asignación permite la visualización de la cuenta corriente en forma conjunta, y es utilizada para la facturación de comisiones al proveedor. No es necesario cargarlo en un primer momento, es posible asignarlo posteriormente a la carga del cliente.

Importante - No tener en cuenta inversión directa

El sistema por defecto cuando se utiliza para registrar la inversión directa, no permite cerrar las campañas porque indica que se encuentra pendiente de facturar o recibir la inversión, por este motivo sugerimos que utilicen esta funcionalidad, que deja de tener en cuenta esta inversión,  ya que el proveedor va a facturar directamente al cliente. Con la función Excluir Facturas en SI, puede efectuar este cambio en forma masiva desde la opción Modificación Masiva de Datos. Esto afecta a los listado de Listado de Facturas a Recibir Producción, Listado de Facturas a Recibir Medios, Listado de Pautas Pendientes, Presupuesto de Producción Pendientes de Facturar, Cierre de Job Number. •El sistema No genera el pendiente de facturar de la “inversión directa” en las opciones del sistema de facturación y en los listados, mostrando únicamente el importe correspondiente a servicio de agencia.

Cuando en la agencia hay un esquema de remuneración por ventas efectuadas, disponemos el uso de Vendedores quienes poseen una cartera de clientes y a los cuales se les liquidan comisiones sobre las ventas. Para estos casos, se utiliza el maestro de Vendedores.

Hay clientes que efectúan auditorías sobre la gestión de la Agencia por lo cuál sugerimos identificar, mediante la opción de Práctica Auditoria, que inhabilita la posibilidad de que existan diferencias entre los importes de costo y venta en los presupuestos de Medios y Producción.

Cuando una agencia pertenece a un grupo al cual debe reportar, es necesario poder identificar qué movimientos corresponden a la operativa propia de la agencia y qué relación tiene con otras empresas del grupo, para lo cual sugerimos utilizar la opción de Intercompany, que indica si el cliente pertenece a una compañía relacionada con la Agencia y de hacerlo el sistema habilita un nuevo campo alfanumérico donde es posible cargar el código propio con el cual se la identifica.

Cuando la agencia tiene un volumen de movimientos importante y la cesación de pago genera inconvenientes se sugiere utilizar el Límite de Crédito. Para poder utilizarlo debe haberse habilitado configuración especial "Límite de Crédito Medios / Producción", y se visualiza solo cuando su valor es "Si". Se despliega en pantalla una lista que contiene una serie de rangos de límite de crédito, expresados en moneda local, y previamente registrados en el maestro de Límites de Crédito.

Es importante definir cuál es el plazo de pago que se le otorga al cliente y puede definirse en Plazo de Pago definido en:

•Por cliente: se despliegan los campos de plazo de pago de producción y de medios que aplicarán al Cliente independientemente del producto que se esté utilizando.

•Por producto: el plazo de pago se define en el maestro de producto.

En cuanto al Plazo de Pago Producción se define cuando es por Cliente y expone una lista de opciones de vencimiento para el área de Producción. El usuario puede optar por no seleccionar ninguna de ellas y cargar directamente la cantidad de días de vencimiento en el campo inferior, en el caso de seleccionar una del listado se completa en forma automática la cantidad de días.

Al igual que en producción el Tipo Vto Medios se activa cuando se define que el plazo de pago es por Cliente. Se visualiza  una lista de vencimientos para el área que contempla diferentes opciones referidas a la fecha de publicación de los avisos:

oAnterior al Vencimiento del Medio: automáticamente habilita el campo posterior para que se ingrese la cantidad de días y estos pasarán a ser los días anteriores a la fecha de vencimiento del medio.

oMes y 30 días: sin importar el día en el cual pacte el vencimiento se origina al final del mes más 30 días.

oMes y 15 días: independientemente del día pactado, el vencimiento es al final del mes más 15 días.

oQuincena y 15 días: significa que si se pacta del 1 al 15, el vencimiento será a partir del 15 más 15 días, lo mismo si se pacta del 16 al 30, el vencimiento será el 30 más 15 días.

oQuincena y 10 días: si se pacta la primera quincena o la segunda el vencimiento será a partir del fin de la quincena más 10 días.

oQuincena y días: será al término de la quincena pactada, más los días ingresados en el campo correspondiente.

oDías del Aviso: cada aviso tendrá su propio vencimiento.

oMes y Días: el vencimiento será al final del mes, más la cantidad de días ingresada.

oDías fecha Factura: no está relacionado con las fecha de la pauta, sino que se corresponde con la fecha de la factura más la cantidad de días ingresados.

oPosterior al Vto del Medio: se corresponde con una cantidad de días a posterior del vencimiento del medio. Seleccionada esta opción a continuación se deberán cargar los días.

El Plazo de Pago Medios se visualiza solamente si este se define en el Cliente y no se seleccionó ninguna opción para el campo anterior Tipo Vto Medios. Se expone una lista desplegable de los plazos de pago, cuando se selecciona uno de ellos, completa automáticamente el campo que se visualiza posteriormente, con la cantidad de días, sin permitir su modificación. Por el contrario, si no se selecciona ninguna, el campo de cantidad de días permanece habilitado permitiendo el ingreso en forma manual.

Tipo Fact. por Defecto no es un dato de carga obligatorio y nos permite seleccionar entre:

•Directo: cuando el Proveedor le factura directamente al Cliente. Al momento de facturar, se deberá indicar si la facturación "pasa" o no por la Agencia.

oPasa por la Agencia: si bien la factura va a nombre del cliente, la Agencia la contabiliza (utilizando Cuenta Puente), la controla, y gestiona la Cobranza al cliente y el pago al Proveedor.

oNo Pasa por la Agencia: la Agencia guarda una copia de la factura recibida del Proveedor para adjuntar al resto de los datos de la pauta, como comprobante de que ya fue facturada. Las facturas no se contabilizan en la Agencia.

•Indirecto: el proveedor le factura a la Agencia y la Agencia le factura al Cliente.

Tipo Aprobación Producción: el sistema permite asignar por cliente el tipo de aprobación a utilizar para los presupuestos de producción:

•A Presupuestar: implica que el presupuesto requiere aprobación por Cliente.

•Pre-Aprobado: no se necesita la aprobación del cliente, cuando por la necesidad de realizar un trabajo no es necesario respetar el proceso de aprobación.

Servicio de agencia

Por último, se puede definir cómo será el costo del adserving, ya sea en porcentaje o cantidad que se debe asignar en el plan.

Actividad: es un texto de carga no obligatorio, que permite sintetizar el rubro o la actividad a la cual se dedica el cliente.

Condición IVA: se debe indicar la condición fiscal del cliente para este impuesto. Si se selecciona la opción Exterior, se despliegan dos nuevos campos: Tipo y número de Documento.

Retención de IVA: se debe ingresar aquí un coeficiente, que se aplica sobre el porcentaje de retención de  IVA establecido en Configuraciones Especiales, denominado "Porcentaje Retención IVA". El valor resultante será el porcentaje que el sistema utilizará en el momento de efectuar la Cobranza al Cliente (Recibos). Ejemplo: cuando retiene el 80% ingresaremos 1,60, el cliente tiene una % Reducción de IVA y se debe ingresar dicho porcentaje, de la misma manera para la percepción % Excepción de Percepción.

En el caso de que cliente sea Agente de Percepción IIBB permite que su identificación sea o no agente de percepción Ingresos Brutos, deberemos ingresar el Nº de IIBB. El fisco define diferentes esquemas de inclusión en el impuesto, por lo cual genera padrones que se deben incorporar, como ser: Incl. En Padrón A. Riesgo IIBB solo si el País = Argentina, solo va aplicar si el CUIT figura dentro del padrón el cual tiene una Fecha Vto. Padrón, puede haber un % Reducción Percepción IIBB.

El campo Jurisdicción IIBB solo es visible si País = Argentina, se expone un listado de la jurisdicción del impuesto y va a ser utilizado para efectuar la liquidación de impuestos a los ingresos brutos.

Régimen simplificado: el campo solo es visible si País = Argentina. El campo es otro régimen de IIBB.

Jurisdicción: se corresponde con el distrito o provincia en el cual el cliente está inscripto.

Exportación: aquí se define si es un cliente de Exportación o no.

 Período De Reducción

Situación Impositiva

Si la empresa desea que se controle en forma mensual la situación impositiva de la misma manera que funciona para proveedores, y que si encuentra alguna anomalía, no le permita facturar al cliente, se debe habilitar una configuración especial. Esto habilita en el maestro sobre la solapa de herramienta la opción de Actualización Impositiva que permite importar el padrón y que se actualice la situación impositiva de cada uno de los clientes, en las distintas jurisdicciones, incorporando una fecha de vigencia de dicha actualización.

Esta solapa solo se habilita cuando la agencia interactúa con el sistema Hyperion.

Código Hyperion: en este campo se guarda el código con el cual se identifica al cliente.

Plazo de Pago Reporting: esto se utiliza en la interfaz de Hyperion. Sirve para saber los plazos de vencido.

Código del Prov-Cliente: el campo se utiliza cuando la Agencia usa Interfaz. Este es el código que la agencia tiene asignado como proveedor para ese cliente.

Intercompany: el campo indica que ese cliente es parte de las intercompañias. Estas, muchas veces, tienen deudas entre sí, por eso cuando se selecciona SI,  habilita para poner un código de interfaz, además, cuando es Intercompany, normalmente, el Cliente de Facturación, es también un Proveedor y están asociados. Después, en algunos listados como por ejemplo: Facturas impagas se pueden filtrar los Intercompany y muestra el Proveedor o el Cliente relacionado, juntando las impagas de ambos lados.

Esta solapa es meramente informativa. Muestra los siguientes datos, que ya fueron cargados en la Solapa Datos Principales: País, Razón Social, Domicilio, Localidad, Código Postal, Teléfonos, Contacto Cliente y Mail Contacto Cliente.

Importante en Colombia es obligatorio completar estos campos ya que van a ser utilizados en el momento de facturación para la generación del XML, sin los mismos emite un error y no envía el mismo.

Observaciones : cualquier información que se desee adicionar al cliente, puede ser ingresada en este campo. Es un texto libre y no obligatorio.

Si bien en la sección inicial se solicita asignar una cuenta contable, se desprende en una solapa adicional la posibilidad de asignar más cuentas integradoras, esto es porque hay agencias que según el tipo de actividad que efectúa desean tener separada la deuda pendiente de cobro, por lo cual, permite seleccionar más de una cuenta integradora; esto genera que en el momento de emitir la factura se debe definir a qué cuenta integradora se va a aplicar la misma, en el momento del cobro se descontará en forma automática de la cuenta asignada.

La relación puede definirse, en algún momento, como no vigente para que en el momento de facturar no deje asignar la misma.

Por último, permite asignar para las comisiones u overcomisiones una cuenta diferente.

Cuando un proveedor cuenta o necesita utilizar un servicio adicional que tiene interacción con el sistema, sugerimos seleccionar el tipo de interface y el código que el cliente tiene para dicha interface.

Es muy frecuente que para Medios, el Tipo de Facturación (Directo / Indirecto) dependa de una negociación específica entre el cliente y cada Medio. El sistema permite registrar aquí las excepciones respecto del valor "Tipo de Facturación" asignado previamente. Se despliega una grilla con las siguientes columnas:

Medio: presionando la tecla de ayuda del campo (F2) automáticamente aparece en pantalla una lista conteniendo los Medios para su selección.

Descripción: es una columna que se completa automáticamente con el nombre del Medio.

Directo: este campo identifica el tipo de facturación a utilizar para este Medio. Si se lo marca implica que será de tipo Directa, caso contrario será Indirecta.

Tiene Contrato: la opción permite seleccionar si el Cliente de Facturación posee o no un contrato asociado.

Fecha de vencimiento: el campo permite ingresar la fecha de vencimiento del Contrato.

Observaciones: campo de carga libre y no obligatoria.