➢ Para poder utilizar la planilla, la Agencia debe definir el circuito de aprobaciones de los gastos:

oEn configuraciones especiales permite definir si se “Permite autoaprobar gastos”, es decir, que cada usuario puede aprobar sus propios gastos, si tuviera nivel suficiente en la opción de planilla de fondo fijo.

oCuando el parámetro de configuración se encuentre desactivado los gastos podrán ser aprobados por dos tipos de usuarios:

▪Aquellos que tengan nivel supervisor en la opción de planilla de fondo fijo (podrán aprobar planillas de cualquier usuario).

▪Aquellos usuarios que estén asignados como que controlan y/o aprueban gastos de otros usuarios, los cuales se asignarán con dichos roles en la opción Usuarios, solapa Configuraciones y Actividades, sección Actividades específicas, opción Controla/Aprueba Gastos de otros Usuarios. A su vez un usuario podrá tener asignados múltiples aprobadores y cada uno de estos tener un monto límite distinto para la aprobación.

➢Otro punto importante es definir cómo es la asignación de los gastos de agencia:

oPor cliente (no se identifican los proyectos a los que puedan corresponder los gastos y estos son asignados únicamente al cliente titular).

oPor campaña (se asigna el JobNumber al que pertenece cada gasto, pudiendo utilizarse los JobNumbers genéricos en aquellos casos en que el gasto pertenezca a varios y no se vaya a desglosar) desde el parámetro de configuración especial “Control de Gastos por JobNumber”.

➢Cuando el usuario quiere comenzar a ingresar los gastos en la planilla, por parte de la agencia, debe definir cuáles son los conceptos típicos que va a utilizar, para no mostrar un listado extenso, que genere confusión al usuario. Para esto, sobre cada cuenta contable, el departamento administrativo define las cuentas que corresponden a gastos y fondo fijo.

o Al definir que una cuenta es de gastos, por cada una, crea un concepto relacionado que tiene el mismo nombre de la cuenta contable. Permite crear uno nuevo o renombrar los actuales.

oAl asignarla para fondo fijo, permite al usuario asignar gastos a dichos conceptos. Por nuestra parte sugerimos que no sea muy extenso.

➢Debe existir un proveedor especial que se llame Fondo Fijo.

Previo a comenzar a utilizar la planilla, administración emite una orden de pago en la cual crea el fondo fijo con un valor determinado.

Posteriormente, le otorgan el dinero a una persona que queda a cargo del fondo fijo. Esta va a registrar los gastos a medida que la gente se lo solicite, con el fin de llevar el control de lo gastado.

La carga de los gastos no tiene discriminación de impuestos, solo se define el valor total permitiendo que la persona a cargo responsable pueda no tener muchos conocimientos contables.

La carga de los gastos debe ser en forma separada. Si los gastos no tienen comprobantes grabados de impuestos, se pueden sumar e ingresar en una línea, como son: los tickets de viáticos.

En el caso de que los gastos sean grabados de impuestos, se deben ingresar, por cada comprobante, una línea por separado, para que en forma posterior el departamento contable pueda discriminar los impuestos aplicados.

En la siguiente pantalla se debe ingresar, a medida que una persona solicita dinero, para efectuar una compra, con el fin de tener un control de los valores en posesión y brindados a los colaboradores.

Para comenzar, se presiona el botón Nuevo y en forma automática se incorpora el número de planilla a ingresar. Este código es un valor creciente a medida que se crea uno nuevo. Generalmente el uso de esta planilla tiene un tiempo promedio de vida, que puede rondar entre una semana y quince días, donde al final del proceso se graba y se procede a enviar para su aprobación.

Veamos cómo es el proceso de ingreso a través de las distintas etapas.

Datos principales

La primera vez que se ingresa en la opción, se debe completar la descripción con un nombre representativo al período en el cual se usará la planilla, ej.: primer quincena julio-21. Nuestra sugerencia es para ubicar rápidamente la planilla donde vamos a cargar los gastos que pertenecen a ese período. La planilla se efectúa en la moneda en la cual se le otorgó el dinero al responsable. Si la moneda de la rendición es extranjera solicita ingresar un tipo de cambio a tomar para convertirlo en moneda local. En general, por cada responsable de un fondo fijo, el departamento administrativo crea una cuenta contable que identifica el responsable, por ejemplo: fondo fijo producción o administración, donde se conoce quién es el responsable del mismo. Pueden existir todos los fondos fijos que se crean necesarios.

Datos contables

El objetivo principal del arqueo es el cuadre el Fondo Fijo. En palabras más técnicas: el propósito es comprobar si se ha contabilizado todo y el valor en plata efectiva es igual al saldo en la caja; el cual debe estar respaldado por dinero en efectivo, cheques o vales. Para tal fin el sistema provee, sobre la parte superior de la pantalla, por defecto, el valor original que otorgaron como creación del fondo; Un total de las Planillas que fueron enviadas para su registración y hasta el momento no se contabilizaron y el saldo actual del fondo que debe estar respaldado por dinero en efectivo. Esta sección es a nivel informativo y le permite saber al responsable, el estado en el que se encuentra el mismo. Saldo de la cuenta: es el saldo que le entrega el departamento administrativo para efectuar los distintos gastos. Planillas no Contabilizadas: se completa automáticamente exponiendo el importe de las planillas de la cuenta seleccionada que aún no fueron rendidas (contabilizadas). Saldo Actual Fondo Fijo: se muestra el saldo de la cuenta contable menos el monto de las Planillas no Contabilizadas.

Información

En esta sección, a medida que la planilla cambie de estado, se va a exponer un detalle para su control.

Detalle de gastos

En esta sección se va a discriminar cada uno de los gastos para lo cual se debe completar cada campo. A continuación, vemos el significado de cada uno. En cualquier campo que se posicione si se presiona cualquier tecla muestra la ayuda correspondiente a dicha columna. Fecha: corresponde al día en que se realizó el gasto. Colaborador: debe indicar el nombre del usuario que efectuó el gasto, si se presiona (F2 o una tecla) muestra el listado. Aprobado por: se debe completar con el nombre del usuario que aprobó el gasto, en varios casos es el responsable del fondo fijo. Detalle: se ingresa la descripción del gasto efectuado. Concepto: es la referencia contable, corresponde a la exposición del movimiento en la contabilidad, se debe seleccionar un concepto que represente el gasto efectuado. Moneda: se completa automáticamente con la "Moneda de Rendición",  permite seleccionar otra moneda, dado que el gasto se puede haber originado en otro país, en esta situación se solicita se ingrese manualmente el tipo de cambio, para convertirlo en la moneda de la rendición. Importante: si se tiene un comprobante en moneda extranjera y no se encuentra dicha moneda en la lista, para su selección, se sugiere solicitar al departamento administrativo la creación, indicando que solo se va a utilizar la misma para el ingreso de los gastos. Importe: se debe ingresar el valor total del gasto (incluyendo los impuestos), si en la compra, un comprobante tiene diferentes servicios involucrados se deben reflejar por separado en distintos  renglones, dado que se deben seleccionar diferentes cuentas/conceptos. Cada renglón debe tener la parte proporcional que le corresponde al servicio adquirido. Cotización: es necesaria cuando la moneda es distinta a la moneda de la rendición, se debe ingresar la cotización correspondiente a la misma. Total: se completa automáticamente con el monto ingresado en la columna Importe multiplicado por la cotización. En la columna N° Cli. permite seleccionar un Cliente titular, según corresponda: •Cuando el gasto se corresponda a un cliente se brinda la posibilidad de asignarlo a un trabajo determinado (OT específica dando una menor utilidad) o a un proyecto genérico del cliente (OT genérica del cliente, donde se exponen los gastos de atender al cliente). •Cuando se defina que el gasto es interno de la Agencia (en este caso se debe seleccionar el cliente agencia, que tiene un proyecto genérico para incorporar los gastos estructurales de la misma). N° O.T.: se debe seleccionar la orden de trabajar a la cual se le imputará el gasto, como indicamos en el cliente. Puede ser a un cliente o a la agencia y puede ser a un trabajo específico o al genérico del cliente. Centro de Costo: se debe seleccionar a aquel que generó el gasto, se define para saber qué departamento tuvo el gasto y en forma posterior analizar en volumen los gastos efectuados. División o unidad de negocios: se debe seleccionar cuando la agencia utiliza divisiones; permite definir a qué división correspondiente al gasto, si el gasto corresponde a más de una división se debe separar en renglones distintos.

A medida que se efectúa cada gasto, se debe consultar la planilla y presionar el botón Modificar. Una vez hecho esto, posicionarse en la grilla donde se encuentran los detalles para ingresar un nuevo renglón.

En un momento determinado se va a llegar a estar cerca de consumir todo el fondo que se le brindó, pero antes de llegar a esta situación el responsable debe enviar la planilla. Este puede imprimirla y adjuntarle los comprobantes de gastos que tiene en su poder para enviarlos para su control.

En el caso de que el usuario aprobador considere que algún gasto no corresponde tiene la opción, a través del botón No Enviar, de informarle al responsable del fondo fijo que debe efectuar el ajuste.

En el caso de que todos los comprobantes se encuentren correctos el usuario aprobador aprueba la planilla para que continúe el circuito de:

•Rendición del fondo fijo: proceso del departamento contable que revisa la planilla con sus comprobantes, discrimina la parte impositiva y registra contablemente la misma.

•Reposición del fondo fijo: en este caso, con la rendición, se procede a emitir una orden de pago para restituir los fondos al responsable y volver a comenzar el ciclo del fondo fijo, en nuestro criterio con un mismo valor fijo, que sirve como control.

El botón Nuevo permite el ingreso de una nueva planilla.

A través de la Consulta permite la búsqueda de las planillas activas para poder actualizarlas y/o efectuar cambios en su estado a través del botón Modificar, la búsqueda se realiza por intermedio del campo Nº de planilla.

Una vez efectuada una actualización y para registrar el cambio se debe presionar el botón Grabar.

El botón Anular se encuentra habilitado cuando se encuentre activo el parámetro de configuración especiales "Anulación de Planillas y Rendiciones. Permite anular una planilla pasándola al estado Rechazada.

El botón Eliminar se habilita cuando la Planilla se encuentra en estado pendiente de enviar (no fue enviada para autorizar, ni autorizada, ni contabilizada), al presionarlo borra, como si nunca se hubiese existido la Planilla, quedando libre nuevamente el número para ser utilizado nuevamente.

Importante: No es posible deshacer esta acción, si la planilla es eliminada no podrá ser recuperada. Una vez presionado el botón "Eliminar, se muestra un mensaje para que el usuario confirme si realmente desea eliminarla, luego de seleccionar la opción "Si", la operación quedará completada.

El botón Cancelar permite finalizar la acción que se está efectuando en ese instante.

La opción de Enviar, no efectúa un proceso de envío solo permite que el usuario aprobador pueda controlar y si corresponde Autorizarla. El proceso de envío deshabilita la posibilidad de modificarla, actualizando al estado Enviada para aprobar.

El botón No Enviar se habilita cuando la Planilla se encuentra Enviada para aprobar. Sirve para indicar al responsable que debe efectuar ajustes, se cancela el envío realizado y permite modificar la planilla en base a las recomendaciones.

La opción de Autorizar se habilita al usuario aprobador o controlador de gastos. Al presionarlo, la planilla queda autorizada y pasa al departamento contable para que registre la rendición de fondo fijo, el estado es: Autorizada. Es necesaria la autorización de la Planilla de Fondo Fijo para poder registrar los comprobantes respaldatorios de los gastos.

Desautorizar: se le habilita luego de que se haya autorizado la Planilla. Permite volver atrás la misma (por ejemplo en el caso de que haya habido una equivocación) y vuelve al Estado Enviada para aprobar.

El botón Exportar permite descargar la Planilla de Fondo Fijo a formato Excel, HTML, Texto o PDF.

Imprimir abre una nueva ventana en la que se deberá seleccionar la cantidad de copias a imprimir y demás opciones de impresión.

Cuando se han ingresado varias líneas de diferentes gastos y por alguna situación, durante la aprobación, se decide que un comprobante no corresponde, para sacar dicho renglón debemos utilizar la opción de Eliminar fila.

Relacionar adjuntos: existe un servicio a través de la app de AdvertMind, que permite capturar imágenes de los gastos por intermedio del teléfono y con cada una relacionar cada renglón con la imagen.

En este video se expone como son los pasos que debe efectuar para ingresar los distintos comprobante, que moneda utilizar cuando el gastos en en moneda extranjera y su cotización correspondiente.