Gastos > Contratos y Solicitudes de Gastos

Sugerimos que todas las cuentas de gastos se asocien a una cuenta de IVA, ya que en el momento de asociarlo al proveedor verifica la condición de IVA de este y se la asigna una, pero si la cuenta contable no tiene una cuenta de IVA asociada no va a mostrar la referencia del cálculo del impuesto.

•Para poder utilizar esta opción la Agencia deberá tener definido el circuito de gastos en el usuario, es decir, quién o quienes aprobarán y/o controlarán las Solicitudes de Gastos.

•Se debe configurar si las órdenes de compra para las Solicitudes de Gastos serán o no obligatorias, en el caso de que lo sean, se deberá ingresar la Orden de Compra luego de que la Solicitud haya sido aprobada y antes de ingresar la factura del proveedor.

•Distribución de los gastos según la apertura por centro de costos.

•Se debe configurar los Concepto de Gasto como periódico mensual cuando es repetitivo y adicionalmente sugerimos habilitar el uso de Facturación Múltiple cuando vamos a recibir varias facturas por un mismo gasto.

Para poder comenzar a ingresar se debe presionar el botón Nuevo y se debe completar las siguientes solapas.

N° Solicitud: se completa automáticamente con un código de identificación único, que identifica el orden de creación. No es editable.

Fecha: también se completa automáticamente con el día en la que se está registrando el ingreso de la Solicitud de Gastos, lo mismo sucede con la persona que Solicita el gasto, cuando ingresa el pedido se registra el mismo.

Existen distintas configuraciones donde la misma persona que ingresa puede autoaprobarse los gastos, o un usuario le aprueba los gastos, esto se define con un esquema de aprobación.

Concepto: se debe seleccionar una cuenta que represente el movimiento que se va a efectuar con el Gastos. Entendiendo por Concepto una Subclasificación de las Cuentas Contables. El mismo se crea ingresando una Cuenta contable de Resultado, con el Rubro Gastos.

Cuando el concepto utiliza Apertura por Centro de Costos y/o Apertura por JobNumber, el sistema completa en forma automática la grilla de la solapa Detalle con la distribución definida.

Importante cuando se selecciona un Bien de Uso cuya cuenta contable tiene asociado el código de observación B1 (Bienes de Uso – Valor Original), se dará de alta automáticamente, en el maestro Bienes de Uso, en el momento de ingresar la factura del proveedor.

El campo Cuenta Contable se completa automáticamente con la cuenta contable asociada al concepto y en el Detalle se debe ingresar un texto que describa los bienes o servicios que se desean obtener por medio de la Solicitud de Gastos que se está ingresando.

Importe: puede funcionar de dos maneras:

•Si el campo se encuentra inhabilitado es porque la Agencia tiene configurado el parámetro "Apertura ítems en Solicitudes de Gastos", esta configuración especial permite la apertura del detalle de los gastos en cantidad y precio.

De esta manera, se completa la grilla de la solapa "Apertura de ítems" con la Cantidad, Precio Unitario, Subtotal y Precio por División de cada ítem. Luego de cargar correctamente los datos, la aplicación completará automáticamente el campo Importe.

•Si el campo se encuentra habilitado, se deberá ingresar el importe neto de manera manual.

Se debe seleccionar la Moneda con la que se ingresará la Solicitud de Gasto.

Si la moneda seleccionada es extranjera se debe ingresar la Cotización, en el caso de que exista la Cotización cargada en el sistema, el campo se completará automáticamente con este dato.

El Tipo permite seleccionar entre Débito y Crédito, ambas se corresponden con el tipo de comprobante que genera el gasto.

•Débito: se selecciona cuando el comprobante es una Factura.

•Crédito: se selecciona en el caso de que el comprobante sea una Nota de Crédito y en la Solapa Detalle se deberá ingresar el reintegro.

División de subcuenta: esta opción se habilita cuando la Agencia usa SubEmpresas. Permite seleccionar la división del concepto y aplica sólo al desglose de gastos por SubCuenta.

Bienes de uso: este se habilita cuando está activo el parámetro "Apertura ítems en Solicitudes de Gastos".

En el Tipo Proveedor se podrá seleccionar entre un Proveedor Externo o uno Interno.

•Los Externos: son aquellos proveedores para los que trabaja la Agencia.

•Proveedor Interno: se está indicando que el gasto que se ingresará se descontará de una Cuenta Contable de ingresos, que tenga código de observación 21 y 22.

En este caso, el gasto se convertirá en una pérdida en la Orden de Trabajo correspondiente.

Dependiendo de lo seleccionado en este campo se habilitará el campo Proveedor o el campo Cuenta.

El Proveedor se habilita en el caso de haber seleccionado un Tipo de Proveedor Externo.

Permite seleccionar el Proveedor asociado a la Solicitud de Gasto, se debe tener en cuenta que el proveedor debe estar habilitado.

El campo Cuenta se habilita en el caso de haber seleccionado un Tipo de Proveedor Interno. Permite seleccionar una cuenta contable con código de observación 21 y 22.

El N° Orden de Compra se completa automáticamente con el número de la Orden de compra asociada a la Solicitud (en el caso de que se haya ingresado). De la misma manera sucede con el N° Factura y la Fecha Factura.

El Impuesto al Timbre se habilita cuando la agencia es de Colombia y se selecciona sirve para seleccionar el impuesto.

El Timbre se habilita cuando la agencia es de Guatemala y sirve para seleccionar si la solicitud tendrá o no Timbre.

Impuesto sin Timbre se habilita luego de haber seleccionado que la Solicitud "Si" tendrá Timbre, en la opción Timbre.

Estado: de acuerdo a la combinación de niveles, la solicitud nace con diferentes estados.

•Normal: cuando la solicitud nace pendiente de aprobar.

•Auto-aprobada: cuando el usuario posee nivel Supervisor.

•Pendiente de Aprobar: cuando existe la excepción de algún usuario que aprueba al supervisor.

•Aprobada: cuando se presionó el botón Aprobar.

•Devengada: cuando se efectuó el proceso indicando que se contabilice el gasto sin haber recibido la factura.

•Contabilizada: cuando se ingresó la factura de gastos.

Aprobado por: se visualiza cuando existen niveles de aprobación. Muestra el usuario que aprobó la Solicitud de gastos.

Rechazado por: se visualiza cuando existen niveles de aprobación. Muestra el usuario que rechazó la Solicitud de gastos.

Descripción de rechazo: aparece cuando se rechazó una Solicitud de gastos y sirve para detallar el motivo del mismo.

Contrato: este campo aparecerá cuando la Solicitud que se está ingresando haya sido generada por un Contrato de Gastos.

Fecha Contabilización: se completa automáticamente con la fecha que fue ingresada la factura de gastos.

Fecha Pago: se completa automáticamente y muestra la fecha en la que se generó la orden de pago de la solicitud.

Con Apertura: esta opción permite seleccionar si se ingresará una Solicitud de Gasto con Apertura.

Al seleccionar que "Sí" el sistema habilita los siguientes campos, que permitirán detallar la distribución de los gastos según apertura de centro de costos o JobNumber:

•JobNumber: en este campo se podrá elegir entre dos opciones, "Único" o "Apertura". Si se selecciona "Único" cuando la solicitud tenga asociado un número de JobNumber y se imputará el gasto a una sola campaña. En el caso de seleccionar "Apertura", se habilita el campo Apertura por JobNumber para marcar los JobNumbers con los porcentajes de distribución correspondientes y sirve para imputar el gasto a varias campañas.

•Apertura Centro de Costos: sirve para seleccionar un Centro de Costos con sus porcentajes de distribución definidos.

•N° JobNumber: se habilita cuando en el campo JobNumber se selecciona la opción "Único". El campo permite ingresar el número de JobNumber presionando la tecla de ayuda "F2".

•Apertura JobNumber: se habilita cuando en el campo JobNumber se selecciona "Apertura". El campo permite ingresar, con la ayuda "F2", los JobNumber con sus porcentajes de distribución definidos. Luego de cargar los datos, la distribución se completa en la Solapa Detalle en forma automática. En el caso de seleccionar la opción "No", la grilla deberá completarse manualmente.

Importante: solo se pueden imputar gastos a Órdenes de Trabajo abiertas o cerradas parcialmente.

Meses de Diferimiento: se habilita cuando el concepto de gasto seleccionado tiene periodicidad mensual. Pueden existir gastos que se paguen, por ejemplo, en forma trimestral, semestral, mensual, en varias cuotas, etc.

El consumo del mismo es siempre mensual. Cuando se ingresa una factura de gastos en un mes determinado, se ingresa el resultado que puede pertenecer a varios meses.

La aplicación posee este campo para ingresar la cantidad de cuotas en el que se distribuirá el gasto menos uno, que es el mes en el que se ingresa la solicitud. De esta manera, en la contabilidad se refleja el resultado real de acuerdo al consumo correspondiente.

Al completar este campo se habilita el botón "Devengar". Las cuentas contables que se utilizan en esta acción son: la Cuenta de gastos (Débito) por lo que se va consumiendo mensualmente contra la Cuenta Gastos a Devengar (Crédito), de la cual se debitará, contra la cuenta contable de Proveedores, una vez consumido todo el gasto.

Inicio Diferimiento: se completa automáticamente con la fecha en la que se está generando la Solicitud de Gastos, se podrá modificar según corresponda.

Vida útil: en caso que la Solicitud de Gastos, se genere para la Compra de un Bien de Uso, al seleccionar como concepto un bien cuya cuenta contable tenga código de observación "B1" (Bienes de Uso – Valor Original), se habilitará este campo para definir la vida útil del bien en meses o años.

Este campo se alimenta de la pantalla Conceptos Bienes de Uso.

El botón Nuevo permite la creación de una nueva solicitud.

El botón Consulta permite la búsqueda de las solicitudes por su número, una vez consultada permite su actualización presionando el botón modificar y luego de efectuado el ajuste para registrar el mismo se debe presionar grabar.

La opción Eliminar borra la Solicitud de Gastos como si nunca se hubiese existido y re utiliza el numero de solicitud.

Adjuntar: permite adjuntar un archivo a la Solicitud de Gastos como ser detalle de los elementos solicitados.

Cancelar: permite finalizar la acción que se está efectuando en ese instante.

Imprimir: abre una nueva ventana en la que se deberá seleccionar diferentes opciones de impresión.

La opción Aprobar se habilita cuando el usuario tiene habilitado la aprobación en Usuarios, Solapa Configuraciones y Actividades, opción Controla/Aprueba gastos de otros usuarios). Al presionar el botón Aprobar, el campo Estado queda como Aprobado y se habilita otro campo que identifica al usuario que aprobó dicha solicitud (campo Aprobado por).

La opción de Desaprobar se habilita cuando se está en modo Consulta y la Solicitud consultada fue aprobada. Sirve para desaprobar la Solicitud anteriormente aprobada. En el caso de que la misma tenga asociada una Orden de Compra de Gastos, el sistema no permitirá desaprobar la Solicitud hasta que se elimine del Orden de Compra.

Devengar: sirve para registrar el gasto sin que se haya contabilizado la factura de proveedor. Cuando se ingrese la factura real se imputa automáticamente contra dicha cuenta. Al presionar el botón, a partir de la fecha de la solicitud, la aplicación genera automáticamente los asientos contables por la cantidad de meses de diferimiento ingresados en dicho campo, con los cálculos de porcentajes de distribución, independientemente del ingreso del comprobante factura de gasto.

Importantes En el caso de que la Agencia use Provisión de gastos, normalmente, no se usa el devengamiento.

Anular Dev.: se habilita cuando se está en modo Consulta y se devengó la Solicitud de Gastos que se está consultando. Sirve para anular el devengamiento realizado. Al presionarlo abre una nueva ventana en la cual se deberá ingresar la fecha de la anulación.

Elimina Dev.: se habilita cuando se está en modo Consulta y se devengó la Solicitud de Gastos que se está consultando. Sirve para eliminar el devengamiento, como si nunca se hubiese hecho.

La opción de Rechazar se habilita cuando la Solicitud se encuentra Pendiente de aprobar. Al presionarlo se habilita un nuevo campo en la Solapa Otros Datos, denominado Descripción de Rechazo, donde se deberá ingresar el motivo por el cual se rechazó la Solicitud y luego presionar el botón Grabar, para que al consultar la Solicitud se muestre el motivo del rechazo.

De igual manera, se podrá Aprobar la Solicitud y la misma quedará en Estado Aprobada.