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ACCESO
Menú Principal AdvertMind:
•Gastos -Contratos y Solicitudes de Gastos -Solicitudes de Gastos
ACCIONES PREVIAS
1.Haber definido el funcionamiento de gastos en la Agencia.
•Sistemas -Configuraciones del Sistema -Configuraciones Especiales-Gastos
2.Definir si se hará el control de gastos por cliente o por campaña.
•Opción Control de Gastos por JobNumber
3.Definir el circuito de aprobación de gastos.
•Opción No Permite Autoaprobar Gastos.
4.Haber definido los circuitos de aprobación de gastos
•Definir por cada usuario si aprueba y/o controla gastos de otros usuarios.
•Sistemas -Usuarios y Seguridad -Usuarios-Gastos
5.Haber definido la obligatoriedad o no de generar órdenes de compra para las solicitudes de gastos
•Sistemas -Configuraciones del Sistema -Configuraciones Especiales-Gastos
•Opción Orden de compra obligatoria en Gastos.
6.Haber definido el concepto del gasto como de facturación múltiple.
•Gastos -Maestros de Gastos -Conceptos
•Gastos -Maestros - Conceptos
•Contabilidad-Cuentas, Plan de Cuentas y Asientos Contables - Conceptos
7.Haber definido un centro de costos por defecto para los gastos de la agencia.
•Sistemas -Usuarios y Seguridad -Usuarios-Configuraciones Iniciales
PROCESO
1.Acceder a la pantalla de Solicitudes de Gastos.
2.Presionar Nuevo.
3.En la solapa Datos Principales,
a.Seleccionar el concepto del gasto por el cual se va a recibir múltiples facturas en el campo Concepto.
b.Ingresar la descripción gasto en el campo Detalle.
c.Ingresar el importe del gasto neto de I.V.A. en el campo Importe (Se completa automáticamente los datos de la solapa Detalle, usando el centro de costos por defecto pre definido y el JobNumber genérico de la agencia). La distribución definitiva del gasto se hace al ingresar la factura del proveedor.
d.Seleccionar la moneda en que se indica el importe del gasto en el campo Moneda.
e.Ingresar la cotización de la moneda en el campo Cotización (Habilitado al seleccionar una moneda extranjera).
f.Seleccionar la opción Débito para imputar gastos o la opción Crédito para imputar reintegros en el campo Tipo.
g.Seleccionar la división del concepto en el campo División de Subcuenta (se habilita cuando la agencia usa división)
4.En la solapa Otros Datos,
a.Seleccionar la opción Externo en el campo Tipo de Proveedor.
b.Seleccionar al proveedor en el campo Proveedor.
5.Presionar el botón Grabar (Se graba la solicitud).
RESTRICCIONES
Sólo se puede ingresar solicitudes de gastos en moneda local o en monedas extranjeras cuya cotización diaria sea administrada por el sistema.
El ingreso de una factura del proveedor por un monto parcial de la solicitud genera automáticamente una nueva solicitud de gastos por el importe facturado relacionada a la solicitud original. Se deduce de la solicitud original el importe facturado, mostrándose en la solapa Solicitudes Generadas, la nueva solicitud creada.
Solo puede ingresarse un único renglón en la grilla de la solapa Detalle, la distribución se efectuara al momento de ingresar la factura.
Enlaces de interés: