➢ Para poder utilizar la planilla, la Agencia debe definir el circuito de aprobaciones de los costos:

oEn configuraciones especiales permite definir si se “Permite autoaprobar gastos”, es decir que cada usuario puede aprobar sus propios gastos si tuviera nivel suficiente en la opción de planilla de fondo fijo.

oCuando el parámetro de configuración se encuentre desactivado, los gastos podrán ser aprobados por dos tipos de usuarios:

▪Aquellos que tengan nivel supervisor en la opción de planilla de gastos (podrán aprobar planillas de cualquier usuario).

▪Aquellos usuarios que estén asignados como que controlan y/o aprueban gastos de otros usuarios, los cuales se asignarán con dichos roles en la opción Usuarios, solapa Configuraciones y Actividades, sección Actividades específicas, opción Controla/Aprueba Gastos de otros Usuarios. A su vez un usuario podrá tener asignados múltiples aprobadores y cada uno de estos tener un monto límite distinto para la aprobación.

➢Debe existir un proveedor especial que se llame Rendición de costos, el cual va a ser asignado a los ítem en donde se utilizará la rendición.

Previo a comenzar a utilizar la planilla, no es necesario que se hayan anticipado valores por parte del departamento contable, se pueden efectuar los gastos, cargar las planillas y luego se reintegren las mismas.

Importante: para ingresar una planilla es necesario que se haya generado un presupuesto y ese presupuesto se encuentre aprobado por cliente, dado que durante el ingreso de la planilla solicita identificarlo.

La carga de los gastos no tiene discriminación de impuestos, solo se ingresa el valor total.

La carga de cada costo se debe efectuar en forma separada, si los costos no tienen comprobante grabados de impuestos, se pueden sumar e ingresar en una línea, como pueden ser: tickets de viáticos o combustibles.

En el caso que los costos sean grabados de impuesto y hayan sido emitidos a nombre de la agencia, se deben ingresar uno por cada comprobante, es decir, una línea por separado, para que posteriormente el departamento contable pueda discriminar los impuestos.

En la siguiente pantalla, se debe ingresar el gasto, a medida que una persona solicita dinero para efectuar una compra, con el fin de tener un control de los valores en posesión y brindados a los colaboradores.

Para comenzar se presiona el botón Nuevo. En forma automática se incorpora el nombre de la persona que registra la planilla y el número de planilla, este es un código con un valor creciente a medida que se crea uno nuevo por cada usuario.

Veamos cómo es el proceso de ingreso a través de las distintas etapas.

Datos principales

La primera vez que se ingresa en la opción se completa con el nombre de la persona que efectúa el costo y identifica el tipo de costo que realiza: En la descripción se debe detallar qué representa a los costos, por ej.: producción campaña primer semestre. Nuestra sugerencia es ingresar un detalle claro que sirva para ubicar rápidamente la planilla. La planilla se efectúa en la moneda en la cual se le otorgó el dinero al colaborador, que debe ser la misma del ítem relacionado en el presupuesto. Si la moneda de la rendición es extranjera, se solicita ingresar un tipo de cambio para convertirlo a la moneda local. Además, se deberá definir el mes y año del presupuesto y el ítem que tiene asignado el proveedor rendición de costo, que va a permitir incorporar la misma. Importante: para que permita el ingreso, el presupuesto que va a estar relacionado, debe encontrarse aprobado por cliente y el monto a ingresar no puede exceder el ingresado.

Información

En esta sección, a medida que la planilla cambie de estado, se va a exponer un detalle para su control.

Detalle de costos

En esta sección se va a discriminar cada uno de los costo para lo cual se debe completar cada campo. A continuación, vemos el significado de cada uno. En cualquier campo que se posicione si se presiona cualquier tecla muestra la ayuda correspondiente a dicha columna. Fecha: corresponde al día en que se realizó el costo. Detalle: se ingresa la descripción del costo efectuado. Moneda: se completa automáticamente con la "Moneda de Rendición",  pero permite seleccionar otra moneda, dado que el costo se puede haber originado en otro país. En esta situación se solicita se ingrese manualmente el tipo de cambio, para convertirlo en la moneda de la rendición. Importante: si se tiene un comprobante en moneda extranjera y no se encuentra dicha moneda en la lista para su selección, se sugiere solicitar al departamento administrativo la creación, indicándose que solo se va a utilizar la misma para el ingreso de los costos. Importe: se debe ingresar el valor total del costo (incluyendo los impuestos). Si en la compra, un comprobante tiene diferentes servicios involucrados, se deben reflejar por separado en distintos  renglones, dado que se deben seleccionar diferentes cuentas/conceptos. Cada renglón debe tener la parte proporcional que le corresponde al servicio adquirido. Cotización: es necesaria cuando la moneda es distinta a la moneda de la rendición, se debe ingresar la cotización correspondiente a la misma.   Total: se completa automáticamente con el monto ingresado en la columna Importe multiplicado por la cotización. Centro de Costo: se debe seleccionar a aquel que generó el gasto, se define para saber qué departamento tuvo el gasto y en forma posterior analizar en volumen los gastos efectuados. División o unidad de negocios: se debe seleccionar cuando la agencia utiliza divisiones, permite definir a qué división corresponde al costo y si el costo corresponde a más de una división se debe separar en renglones distintos.

Totales

Esta sección permite el control de saldo, permitiendo saber rápidamente si la agencia le brindó un anticipo y puede efectuar una devolución por no haber gastado los fondos. En el valor Total se muestra la sumatoria de los costos ingresados. En el caso de que la agencia le brindó un Anticipos, se visualiza en el campo el valor entregado. Importante: En el caso de que el anticipo brindado sea mayor al total consumido, permite ingresar la Devolución, para cancelar la deuda. Debe presionar botón derecho de mouse sobre el campo devolución, se habilita una nueva ventana.

A medida que se efectúan cada costo se debe consultar la planilla, presionar el botón Modificar y posicionarse en la grilla donde se encuentran los detalle para ingresar un nuevo renglón.

Una vez finalizada la carga, si se desea enviar la planilla para su control y aprobación, se debe imprimir y adjuntar los comprobantes de costos que tiene en su poder, para que el responsable los pueda controlar.

En el caso de que el usuario aprobador considere que algún costo no corresponde, tiene la opción de presionar el botón No Enviar, donde informa al responsable de la planilla para efectuar el ajuste.

En el caso que todos los comprobantes se encuentren correctos, el usuario aprobador aprueba la planilla para que continué el circuito de:

•Rendición de costos: proceso del departamento contable que revisa la planilla con sus comprobantes, discrimina la parte impositiva y registra contablemente la misma.

•Reposición de la planilla de costos: en este caso con la rendición se procede a emitir una orden de pago para restituir el fondo al responsable y cancelar la deuda.

El botón Nuevo permite el ingreso de una nueva planilla.

A través de la Consulta permite la búsqueda de las planillas activas para poder actualizarlas y/o efectuar cambios en su estado a través del botón Modificar; la búsqueda se realiza por intermedio del campo Nº de planilla.

Una vez efectuada una actualización y para registrar el cambio se debe presionar el botón Grabar.

El botón Eliminar se habilita cuando la Planilla se encuentra en estado pendiente de enviar (no fue enviada para autorizar, ni autorizada, ni contabilizada), al presionarlo borra, como si nunca se hubiese existido la Planilla, quedando libre nuevamente el número para ser utilizado.

Importante: No es posible deshacer esta acción, si la planilla es eliminada no podrá ser recuperada. Una vez presionado el botón "Eliminar, se muestra un mensaje para que el usuario confirme si realmente desea eliminarla, luego de seleccionar la opción "Si", la operación quedará completada.

El botón Cancelar permite finalizar la acción que se está efectuando en ese instante.

La opción de Enviar, no efectúa un proceso de envío, solo permite que el usuario aprobador pueda controlar y si corresponde Autorizarla. El proceso de envío deshabilita la posibilidad de modificarla, actualizando al estado Enviada para aprobar.

El botón No Enviar se habilita cuando la Planilla se encuentra Enviada para aprobar. Sirve indicar al responsable que debe efectuar ajustes, donde se cancela el envío realizado y permite modificar la planilla en base a las recomendaciones.

La opción de Aprobar se habilita al usuario aprobador o controlador de costos. Al presionarlo, la planilla queda autorizada y pasa al departamento contable para que registre la rendición de costos. Es necesaria la autorización de la Planilla de costos para poder registrar los comprobantes respaldatorios de los costos.

Desaprobar se habilita luego de que se haya autorizado la Planilla. Permite volver atrás la misma (por ejemplo en el caso de que haya habido una equivocación) y vuelve al Estado: Enviada para aprobar.

El botón Exportar permite descargar la Planilla de costo a formato Excel, HTML, Texto o PDF.

Imprimir abre una nueva ventana en la que se deberá seleccionar la cantidad de copias a imprimir y demás opciones de impresión.

Cuando se han ingresado varias líneas de diferentes costos y por alguna situación, durante la aprobación, se decide que un comprobante no corresponde, para sacar dicho renglón se debe utilizar la opción de Eliminar fila.

El sistema permite que se capturen imágenes de los costos y relacionar cada imagen con su respectivo  renglón de la planilla, utilizando el botón Relacionar adjuntos.

En este video se expone como son los pasos que debe efectuar para ingresar los distintos comprobante, que moneda utilizar cuando el gastos en en moneda extranjera y su cotización correspondiente.