En esta sección, solo es necesario asignar el campo JobNumber, lo podemos efectuar escribiendo el nombre del cliente o presionando F2, en ambos casos muestra la Ayuda, donde primero se debe seleccionar el cliente, luego el producto y, por último, muestra el listado de campañas previamente creadas para su selección.

Una vez seleccionado el JobNumber, completa los campos de cliente de facturación, producto y tipología del trabajo, son campos de referencia que no se pueden modificar.

Si tenemos permiso podemos seleccionar el Nº de plan a crear, esto se utiliza cuando se ha eliminado un plan por error u otra circunstancia y se desea utilizar el número eliminado.

Se debe incorporar la fecha de inicio y fin, de la planificación que se esta generando.

Estos campos se pueden ajustar posteriormente, agrandando o reduciendo, solo debemos tener en cuenta que podemos perder avisos por la reducción en la fecha de vigencia.

La vigencia mínima es de 1 día y la máxima es de 360 días, dado que por cada mes calendario el sistema va a generar una pauta, puede contener hasta 12 pautas.

A tener en cuenta, como ejemplo, no puede generar un plan desde el 15-1-2021 hasta el 15-1-2022, ya que corresponde a 13 meses.

Se debe definir el tipo de medio en el cual se va a planificar, ej.: TV, Cable, Radio, Vía pública, etc.

Al seleccionar el JobNumber, completa en forma automática el campo del tema. Por nuestra parte sugerimos ajustarlo, incorporando una descripción que identifique la planificación que se está efectuando y sirva en forma posterior, para poder encontrarla fácilmente a través de los listados.

No es frecuente pero el planificador puede tener una persona como contacto del cliente y se puede seleccionar si previamente esta ingresada como contacto; no es obligatorio su ingreso.

Corresponde a dos campos que generalmente en el momento de la creación del plan no se incorpora, porque se desconoce.

Se utiliza para incorporar el número de orden de compra del cliente y que la misma se tome como referencia en el momento de emitir la factura al cliente.

Se dispone de dos campos porque uno, el Nº Pedido cliente, corresponde a un único número por todo el plan sin importar a qué mes corresponda. Suele suceder que por cada mes diferente el cliente envía una orden distinta, para esto se incorporó el Nº presupuesto, que por cada mes permite incorporarlo.

Al proyecto o JobNumber que se seleccionó cuando se creó el plan, se le asignó una división o unidad de negocio al que pertenece dicha planificación, pero brinda la posibilidad de cambiarla para dicha planificación en cualquier momento.

Debemos tener en cuenta que la asignación de la división corresponde a todo el plan y no parte, si fuera el segundo caso se sugiere abrir la planificación en planes diferentes para poder asignarlos.

Utilizaremos el código de apertura cuando en el JobNumber utilizado sea su código de facturación con apertura (como se muestra en la imagen), en esta situación se habilita la selección de las aperturas definidas para el cliente.

Existen una serie de características que son definidas en forma previa en el maestro de cliente con el fin de evitar tener que asignarla cada vez que se efectúa la planificación, en este sentido se encuentra:

•La condición de pago en cantidad de días, puede ser un único valor, no permite condiciones como por ejemplo 30/60/90, puede estar como detalle pero el vencimiento va a ser expuesto a la cantidad de días definido. (Solo pueden modificar la condición el usuario que tiene nivel 1 A y B, dado que afecta la gestión de la facturación). En el caso que no se quiera permitir el cambio se sugiere deshabilitar la configuración especial permite editar plazo de pago en planes

•El tipo de cálculo indica cómo se va a calcular el servicio de agencia, sobre el neto, sobre el bruto, sobre el primer descuento o va a ser un valor fijo.

•El porcentaje % corresponde al valor a calcular el servicio de agencia.

•El % Bonificación es el descuento que la agencia quiere hacer sobre el porcentaje de servicio de agencia, el mismo se expone en los totales del plan y en la discriminación de la factura al cliente.

•En la facturación se debe indicar si junto con la inversión se incorpora el monto del servicio de agencia o con la opción general se va a facturar en forma separada, o sea que primero se emite la factura de la inversión y luego se puede emitir la factura por todas las comisiones juntas. Suele no usarse esta modalidad porque los clientes dejan de abonar dicha factura de comisión.

A través de esta solapa podremos definir en qué moneda vamos a generar la planificación, donde podemos utilizar la moneda del medio, que viene por defecto o si deseamos generar la planificación en una moneda distinta, para lo cual, tendremos que asignarla en la opción moneda.

Si es una moneda extranjera, el sistema solicita que se defina un tipo de cambio de referencia, no significa que es el que va a utilizar en el momento de facturar ni recibir la factura del proveedor, ya que en esas instancias permite ajustar el valor con el de esa. fecha.

En los tipos de medios TV y Radio donde se dispone de proveedores de medición es posible incorporar rating, para lo cual permite seleccionar los targets previamente cargados y asignarlos para la planificación y negociación.

La selección manual, genera en el cuerpo de plan que se visualicen dos columnas en las cuales el usuario puede ingresar los puntos de rating en forma manual sin ningún control, para cada programa, generando reportes de total de puntos de rating.

Permite incorporar la inversión que el cliente desea efectuar, ya sea a nivel general en el campo presupuesto o con un detalle muy a nivel de medio por mes, en la parte de detalle.

El objetivo de ingresar esta opción es al completarlo, genera un apartado que me brinda un informe de objetivo alcanzado y el excedente.

Para poder trabajar con los costos adicionales de debe habilitar una configuración especial y se debe definir en que tipos de medio se desea habilitar el mismo a través de los tipos de publicación.

En el encabezado del plan se habilita una nueva solapa en donde permite buscar los cargos adicionales que fueron creados.

Una vez que es definido en el plan, permite trabajar en forma normal y al finalizar efectuar el calculo de dicho costo.

En ese momento, se abre una nueva ventana donde solicita identificar sobre que ítem se debe calcular dicho costo.

En cada ítem que se seleccione va a incorporar el porcentaje y como le indicamos que se ordena al medio nos permite identificar a que proveedores se le enviará la orden correspondiente.

En la solapa visual, el planificador debe definir qué medio y programa desea comprar, si se hace doble clic con el mouse en el casillero marcado con rojo, se abre una nueva ventana donde solicita se defina el medio, proveedor asociado, programa y tipo de publicación.

La misma acción se puede efectuar desde el menú sobre la parte superior  y al presionar el botón ítem, Agregar de ayuda de programas.

Por defecto, cuando se selecciona el medio se muestra el proveedor asociado, por defecto, que permite ajustarlo.

Importante: cuando se crea un proveedor viene el campo con el nombre, que se utiliza para la impresión de comprobantes de compra (factura, orden de compra, orden de pago).

Un campo con el Nombre abreviado, con el cual identificamos al proveedor o razón de fantasía, se utiliza en las distintas búsquedas, y se expone en la solapa administrativa y, por último, la orden del cheque que es como va a salir impreso el cheque.

El nombre de programa puede ser cargado en forma manual o si fue importado, si se presiona F2, muestra un listado para su selección.

El tipo de publicación es importante definirlo, para que se vea reflejado en la orden de publicidad indicando el tipo de compra a salir, de esta manera puede haber distintas compras en un mismo plan.

Detalle ítem

Con la confirmación de la elección, se debe especificar una serie de campos que definen el tipo de compra que se va a realizar, vemos en detalle cada uno de ellos y en qué afecta: El ítem es la primera columna que a medida que se incorporen varios programas los enumera en orden correlativo ascendente, es de uso interno y permite, en una pauta, hasta 999 ítems. Cuando incorporamos el nombre y el tipo de publicación se expuso en la columna programa que puede ser actualizada, posicionando sobre la misma y haciendo doble clic, permite cambiar el nombre del programa, para cambiar el tipo de publicación lo debemos hacer en la solapa detalle que veremos más adelante. Es fundamental definir la fecha de inicio de compra y fin, que puede corresponder al período ingresado en el encabezado, ya que posteriormente debemos indicar en qué fechas se emitirá el aviso. Por cada ítem, para los tipos de medio TV, Radio, Cable es indispensable definir la medida o duración en cantidad de segundos dado que forma parte del cálculo del precio. En el caso de prensa y revistas, la medida va a estar representada por centímetros por columnas y en el caso de vía pública en circuitos por carteles.     A continuación se expone una grilla donde se muestra todos los días donde se puede efectuar la compra; si el ingreso del programa fue manual no muestra limitaciones, si se efectuó una importación de avisos, solo va a permitir seleccionar compra en los días donde se emite dicho programa. Para la selección en TV, Radio, Cable, Prensa se debe definir la cantidad de avisos que se desea comprar en dicha fecha, al final muestra un total de los avisos comprados en el programa. En el caso de vía pública, cuando se ingrese un día se registra una X indicando la compra y solicitando la cantidad de días que va a estar expuesto el cartel en forma consecutiva. Cada tipo de medio tiene una definición del cálculo de la tarifa por defecto a la cual el sistema llama Tarifa Tipo: •Normal, vemos para cada medio: ▪TV, Radio y Cable: medida x Cantidad de avisos x Tarifa de un segundo, esto conforma el total de los avisos comprados. ▪Prensa: Centímetros x  Columnas x Cantidad de avisos x Tarifa de un centímetro por una columna. ▪Vía pública: Circuitos x tarifa del cartel, lo ingresado en la cantidad de días no afectan al cálculo de la tarifa, ni la cantidad de carteles. •Paquete: se utiliza cuando el monto negociado del aviso no corresponda a un cálculo de la cantidad de avisos o la duración, sino que sea un monto específico si se incorporan avisos o meses de duración. Cuando un plan tiene más de un mes, permite definir dos formas de trabajo para discriminar el monto ingresado: oDividir en dos: sin importar la cantidad de avisos o días comprados en cada mes divide el importe ingresado en partes iguales, por defecto utiliza esta configuración. oProporcional: se debe habilitar una configuración especial, que distribuye en forma proporcional el importe total en base a la cantidad de días comprados. En la columna tarifa - importe se debe ingresar según el tipo de medio definido que puede ser del segundo, centímetro o cartel para efectuar el cálculo, o un valor total en el caso que corresponda al tipo de cálculo paquete, al efectuarlo se muestra en la columna importe el producto del cálculo. Cuando nos posicionamos en la columna de descuentos / recargos, como requiere una cantidad de datos se expone una nueva solapa sobre la parte superior de la ventana para su ingreso. Existen dos maneras de ingresar los descuentos, una es ingresarlos en la solapa superior en cada casillero y otra es sobre la fila escribir por ejemplo: 10+5+3 presionamos Enter y el sistema lo toma en el orden correspondiente y lo aplica. Respecto a los recargos es necesario previamente definirlo para poder utilizarlo, como por ejemplo en el caso de prensa, que existen recargos por ubicación o color. Al ingresar los mismos los totaliza en la columna Descuentos / recargos Importe. Para exposición se muestra el total de la inversión, el costo del un aviso, si existen bonificables y el monto total facturable.

En esta sección encontraremos un detalle adicional al que vimos hasta el momento donde existen campos que son solo de consulta, no modificables y otros donde podemos definir una acción diferente. Comenzamos con:

Solo de visualización:

•El número de ítem, el medio, la zona, cantidad de avisos, nos sirven para identificar el programa que se esta comprando en forma única sin la posibilidad de errores, dado como vimos previamente el plan puede tener un gran volumen.

Modificables:

•Proveedor: se muestra a los proveedores asociados al medio y el definido por defecto es el que se muestra al seleccionar el medio, permite ajustarlos en estado de modificación del plan, no se puede modificar si se encuentra ordenado. En esta situación se debe dar de baja la orden y modificar el proveedor, luego volver a ordenar.

•Moneda: si bien hemos elegido en el encabezado la moneda a nivel de ítem se puede definir la moneda con la cual presupuestaremos y efectuaremos la compra.

•Tipo de publicación: permite definir los distintos tipos de compra que se hayan definido, obviamente cada uno tiene un costo diferente, no se puede en un mismo ítem tener distintos tipos de publicación; en este caso corresponde separar en dos ítems.

En facturación encontramos las columnas:

Tipo que puede ser:

oFacturable: cuando se trabaja en forma normal facturando el cliente.

oBonificable: el ítem tiene una tarifa pero se identifica y se bonifica en forma total, siendo el total facturable 0. Esta condición también se va a trasladar a la orden de publicidad.

oCanje: tiene un valor total del ítem pero la condición de pago es canje, por defecto no se expone para ser facturada, puede habilitarse una configuración para poder efectuarlo.

•Es importante definir, en forma previa, la manera de contratación que van a tener con los proveedores. Esta se define en el maestro de cliente, en donde indicamos si el proveedor va a facturar a la agencia y la agencia al cliente, esto suele ser la forma normal y la llamamos Indirecta, y puede haber diferencia entre el valor de compra y venta.

Cuando el proveedor acuerda una facturación directa al cliente, puede no pasar por la agencia la factura, y el valor de costo y venta debe ser el mismo, permitiendo obtenerlo solo por el cálculo del servicio de agencia.

•En el encabezado del plan se definió cuál es el servicio de agencia que se va a cobrar al cliente, pero a nivel de ítem el planificador puede indicar que no se calcule el mismo sobre algunos destildando la columna Serv. Agencia. De la misma manera funciona para el cálculo de IVA, que por defecto se encuentra seleccionada.

•Comisión a proveedores: permite definir si hay una negociación confidencial con el proveedor y se puede definir como se va a recibir dicha comisión, si es un porcentaje, si se recibe un crédito o si se desea emitir una factura, por nuestra parte aconsejamos esta última.

•Contrato y tarifarios: en estos dos campos por defecto se muestran las negociaciones previamente ingresadas para la relación cliente y proveedor, permitiendo efectuar cambios por actualizaciones en la negociación.

A partir de la planificación el sistema permite avanzar en el proceso para emitir una factura y recibir el comprobante del proveedor, estos campos se completan en forma automática y brinda un estado de situación, con control.

En este ejemplo vemos la fecha de cada aviso, el Nº de orden, el estado, el nombre del proveedor del cual se espera recibir la factura.

Importante: la descripción que se expone corresponde al nombre abreviado del mismo, que fue ingresada en el maestro del proveedor o razón de fantasía, NO corresponde a la razón social.

Por otro lado, a medida que se emita la factura al cliente y se reciban las facturas de proveedores se van a exponer en las columnas correspondientes, siempre que el ingreso de la misma sea en forma automática. En el caso del ingreso manual no se expone, solo se verá reflejado en el movimiento de ot.

El sistema prevé, que a medida que los avisos son emitidos, se efectué un control  de emisión de los mismos y se exponga dicho control en esta sección.

En el estado se va a exponer de acuerdo a las categorías de auditoría definido, que básicamente son dos: emitido o caídos, pero puede haber otras intermedias como: salio pero cortado, etc.

Si se dispone de un sistema de medición que provea rating y un sistema de evaluación que provea las salidas reales, el sistema permite ver el rating pre y luego de haber efectuado el control de avisos incorporar el rating pos evaluación en los target definidos.

La visual que se exponga puede ser total del plan o solo del período que se ha seleccionado, obviamente debemos tener cuidado con la selección porque puede traer confusión.

Respecto a los totales  se exponen por separado en dos grupos: el primero muestra el total de la inversión, bonificable, bruto y descuentos; el segundo, el total con el servicio de agencia y los impuestos.

Se puede incorporar en forma manual tres notas que se verán en el plan a enviar al cliente.

Otra alternativa es predefinir algunas notas que se deben ingresar en forma repetitiva, las mismas se pueden ingresar por cliente y para un documento especifico. Ej.: Pauta, orden etc.