Cuando definimos el tipo de cobranza es obligatorio definir una serie de campos propios del tipo de la cobranza a utilizar como ser: el cliente y en qué tipo de moneda se encuentra la deuda.

El primer paso, es definir la fecha en que se ingresa la cobranza, puede ser modificada por el responsable de ingreso de los valores, recordando que dicha fecha va a ser expresada en el movimiento contable.

Otro punto importante es el Número de la cobranza, por defecto la numeración es automática y creciente en forma consecutiva, pero suele ser necesario tener la posibilidad de modificar dicho número. Por ejemplo, puede suceder que cuando se entregan los comprobantes a más de una persona para su efectivo cobro, recibimos primero un número posterior, para lo cual se habilita la opción de Seleccionar Nº, pero para poder utilizar esta funcionalidad se debe tener permiso de asignación: solo se habilita para usuarios que tienen nivel supervisor en la opción de cobranza, caso contrario, no se podrá ver la opción.

Para seleccionar el cliente el usuario se debe ubicar en el campo Emisor y comenzar a escribir la razón social o, en caso de no ubicar al mismo, se puede utilizar el campo de alias que se ve en la ventana de búsqueda.

Al completar el emisor se indicará en la Descripción que se efectuará un cobro del cliente seleccionado, permitiendo efectuar un cambio a la misma.

El campo moneda de la deuda corresponde a la deuda pendiente que tiene el cliente con la agencia, el sistema NO permite ingresar una cobranza con deudas en distintas monedas en un solo comprobante, para esta situación se debe ingresar una cobranza por cada deuda en moneda diferente.

El campo moneda de cobro es la moneda en la que recibimos los ingresos, que puede ser distinta a la deuda, esto habilita en el momento de seleccionar la forma de ingreso las cuentas contables que tenga habilitadas previamente en el plan de cuenta, por ejemplo bancos, cuenta de moneda extranjera la cual fue seleccionada.

Una vez definido el cliente procedemos a confirmar los datos sobre la parte superior, esto mostrará, sobre la parte inferior, las facturas pendientes y, por otro lado, un resumen de la cobranza que se esta ingresando.

Para definir qué se esta cancelando, sobre la primera columna permite seleccionar el comprobante y muestra dos columnas más: Importe (representa la deuda pendiente al momento) y A cobrar (se puede modificar, generando un cobro parcial sobre el comprobante).

Perú - Importación masiva de detracciones

Se agrega un nuevo botón de cobranza, donde se podrá realizar la importación de un archivo en Excel para registrar de forma masiva y automática los recibos de detracciones por cada comprobante. La misma estará disponible si se encuentra habilitada la configuración especial "Control de detracción del cliente". Importante: •Si en las configuraciones especiales no se encuentra definida la cuenta de detracciones el botón no estará visible. •Para poder efectuar la importación el archivo de Excel tiene que estar convertido en Columnas.

En el caso de que sea necesario hacer algún ajuste, ya sea por centavos o aplicar una retención, podemos incluirlo utilizando la solapa registros manuales, donde se deberá seleccionar las cuentas de retenciones, según el impuesto que se vaya a registrar.

Nota: Las cuentas contables que se utilizan en la asignación de las retenciones, corresponden a cuentas contables especiales, que están identificadas con un código de observación. De esta manera, cuando finalice la cobranza, se solicitará el ingreso del número de certificado que respalda la retención.

Importante:  Se debe ingresar el número de certificado que brinda el cliente al sistema, dado que por defecto se asigna el valor 0000000 y en caso de aceptar va a exponer el siguiente mensaje

Por otro es necesario ingresar el monto correcto a cada comprobante, ya que el sistema distribuye el importe de la retención proporcionalmente. En este punto sugerimos validar con el certificado y asignar el monto correcto a cada factura, ya que por nuestra parte no podemos efectuar el cálculo en forma automática.

En caso de haber entregado un anticipo o que un Proveedor haya emitido una Nota de Crédito y el Proveedor devuelta el dinero recibido, desde esta opción, se puede ingresar la devolución de los fondos.

Para efectuar la devolución se debe seleccionar el proveedor efectuará la devolución.

Luego, seleccionar el anticipo o nota de crédito a devolver. Hay que tener en cuenta que la moneda de la deuda debe corresponder a la moneda en la cual se le otorgó el anticipo.

Por último, se acepta la devolución presionando, sobre la parte superior, el botón Grabar.

En este tipo de cobranza el sistema cuenta con una previsión, ya que son valores que se van a ingresar sin tener un registro para poder seleccionarlos; esta forma se suele utilizar para registrar aporte de los socios o cheques en garantía.

En el campo emisor, en esta forma de cobro, se le suele indicar a qué corresponde el ingreso, una vez que confirmamos la descripción se habilita la imputación contable:

Hay que tener en cuenta que según la cuenta que se utilice en la información que solicita el sistema:

•Cuentas patrimoniales: no se va a solicitar la discriminación de JobNumber, OT ni centro de costos.

•Cuentas de resultado: es obligatorio definir para qué JobNumber, OT y centro de costo corresponde el gasto, teniendo en cuenta que el mismo puede ser imputado a gasto de la agencia, JobNumber genérico de la agencia, que podemos ubicarlo presionando la tecla (F3) o a un cliente donde se deberá definir el JobNumber y OT del trabajo correspondiente.

No se tiene una limitación para ingresar la cantidad de registros, se pueden discriminar los mismos indicando una descripción por línea en la columna comentario.

Cuando se anticipó dinero a una persona para realizar una producción, se puede dar el caso que le sobre dinero y por lo cual necesite efectuar su devolución, en esta situación para cancelar el saldo se debe ingresar el valor.

Para brindar un anticipo de costos debemos tener en cuenta que:

1.Debe existir el colaborador al que le hayamos brindado un anticipo previamente.

2.Debe haberse generado un presupuesto, utilizando un ítem con el Proveedor: Rendición de Costos, y con el valor que se le brindó, con el fin de llevar un control de la plata.

Para comenzar, se debe seleccionar el tipo cobro y esto nos obliga a definir el mes del presupuesto y el Nº de estimado .

Una vez seleccionado, se debe confirmar la creación de la cobranza e inmediatamente se solicita indicar para qué ítem del presupuesto seleccionado corresponde el ingreso, el monto se ingresará manualmente por el valor recibido.

Al finalizar, confirmamos la generación de la cobranza.

Cuando se recibe un valor es muy posible que el banco no exista dentro de los registros del sistema, pero en esa situación y sin salir de la cobranza se puede acceder a la barra de herramientas para crearlo:

Allí se deben completar los datos del banco. En el caso de que no se tenga el número de CUIT, no es obligatorio.

Una vez finalizado se debe Grabar el banco y cerrar la ventana. Luego se vuelve a la cobranza y utilizar el mismo.

Para seleccionar el banco se puede escribir su nombre o presionar F2, donde nos mostrará un listado de banco, ingresaremos el número de cheque, por defecto todos los cheques son endosables, tendremos la fecha de emisión que se ve en el valor que recibimos, el vencimiento y el importe que permite modificarse para ingresar otros valores.

Al finalizar presionaremos el botón de la parte superior Grabar.

Cuando se desea ingresar valores en efectivo se debe definir en qué concepto será ingresado, ya que lo valores pueden ingresar a la caja efectivo o a la caja chica desde donde se suelen efectuar gastos.

Una vez definido se debe indicar el monto recibido, en el caso de que sea menor al propuesto, permite modificarlo.

Por último, para confirmar el ingreso se presiona el botón Grabar, sobre la parte superior.

El ingreso de una transferencia, se utiliza cuando el cliente depositó el dinero en la cuenta bancaria de la agencia en forma directa.

Se solicita ingresar el banco donde fue depositado, un número de referencia, que puede ser el número 0 y el importe de la cobranza, permitiendo modificar el mismo y seleccionar otra forma de cobro por la parte pendiente.

Por último, para confirmar el ingreso se presiona el botón Grabar, sobre la parte superior.

Cuando una cobranza se genero, es posible adjuntar documentos respaldatorios y acepta distintos formatos, los documentos  justifican la cobranza, cuando esto sucede al seleccionar la opción de exportación a pdf, el sistema automáticamente exporta los archivos que hayas adjuntado.