Una vez cargado el comprobante se mostrarán los siguientes datos, tal y como fueron ingresados durante la carga del comprobante:

Fecha Contable: representa la fecha de registración contable de la factura. Este dato define el mes al que pertenecerá la misma. Servirá para representar la fecha de registración contable del comprobante. El sistema controla que la misma esté comprendida dentro del rango de fecha del ejercicio fiscal seleccionado y en un mes abierto.

Fecha Ingreso: representa la fecha de ingreso del comprobante.

Fecha Comprob.: representa la fecha de emisión del comprobante. Sirve para filtrar el comprobante en los listados del sistema (como por ejemplo el Subdiario de IVA) y se utiliza para calcular el vencimiento.

Fecha Vto:  se carga la fecha de vencimiento de pago del comprobante ingresado. Sirve como control para pagar dicha factura.

Fecha Contrarecibo: se habilita cuando país es México y el parámetro "Usa Contrarecibo". Es la fecha en la que la Agencia recibe la factura del proveedor.

Total: este campo deberá completarse manualmente con el monto total de la factura a ingresar. Se puede modificar todas las veces que sea necesario siempre y cuando no se haya grabado la factura.

Saldo Impago: este campo se completa en el caso de que la factura consultada posea saldo impago. Representa el importe que se encuentra impago, el mismo puede ser por el total o por una parte (cuando el comprobante se cobró parcialmente).

Saldo Pendiente: este campo se completa en el caso de que exista un saldo pendiente en la factura consultada. Representa el importe pendiente de pagar.

IVA Provisorio: el campo se habilita cuando el país es Argentina y sólo se activa cuando la fecha de la factura está dentro del período de IVA Provisorio. Actualmente, se encuentra en desuso y sirve para forzar el IVA si la factura ingresada tiene tasa provisoria.

Gravado: el campo se completa automáticamente con el importe gravado.

Exento: el campo se completa automáticamente con el importe exento.

IVA: el campo se completa automáticamente con el importe de IVA.

Percepción IVA: este campo aparece únicamente si el país es Argentina. Muestra el importe con percepción de IVA.

Percepción IIBB: este campo aparece únicamente si el país es Argentina. Muestra el importe con percepción de Ingresos Brutos.

Retención Renta/IVA/ Ganancias: el campo mostrará la retención que le corresponda al comprobante consultado.

Importe no computable: este campo se habilita cuando país es Chile o Argentina. En el caso de Argentina aparece cuando el Proveedor está cargado en el Maestro de Proveedores como Monotributista. Sirve cuando el IVA del Proveedor no se puede tomar. El campo es editable. En el caso de Chile el campo aparece visible todo el tiempo. Sirve cuando el IVA del Proveedor no se puede tomar. El campo es editable y no obligatorio.

Saldo s/OP: es el saldo que esta pendiente de pago.

Usuario Carga: este campo se completa automáticamente con el nombre del usuario que cargó el comprobante que se desea consultar.

Tipo Carga: Puede ser

• Automática: la factura se cargó en forma automática y se aplicó a algún registro.

•Manual: se cargó la imputación de la factura en forma manual.

N° Lote: este campo aparece cuando está activado el parámetro "Imprime Voucher Factura Proveedores". Se completa con la numeración interna automática del sistema. Para el resto, se genera desde la opción "Generación de Número de Lote de Facturas" la cual solo se habilita si está activo el parámetro "Usa Numeración de Lote de Facturas".

N° de Orden: se habilita cuando el país es Colombia. Sirve para mostrar el número que viene impreso en el comprobante del proveedor cuando es de régimen.

Factura Electrónica: esta opción aparece visible cuando el país es Chile. Muestra si el comprobante consultado es o no una factura electrónica.

N° Control/ NCF Variable: esta opción se habilita cuando el país es Venezuela/República Dominicana. Es un campo alfanumérico que sirve para ingresar el número de folio de la factura, en este caso se cargará automáticamente.

Tipo Servicio: esta opción se habilita cuando el país es República Dominicana/Guatemala.

Permite seleccionar el tipo de servicio entre: "01 gastos de personal", "02 gastos por trabajos, suministros y servicios", "03 arrendamientos", "04 gastos de activos fijo", "05 gastos de representación", "06 otras deducciones admitidas", "07 gastos financieros", "08 gastos extraordinarios", "09 compras y gastos que forman parte del costo de venta", "10 adquisiciones de activos" y "11 gastos de seguros".

Trasladada: este campo se habilita únicamente para aquellos países que utilizan facturación directa donde indica que se realizó la correspondiente facturación al cliente en la que se incluyen las facturas del proveedor. Este campo tiene la funcionalidad de mostrar un estatus para conocer si ya se le envió la factura o no al cliente.

NCF Fijo: el campo se habilita cuando país es República Dominicana. Sirve para ingresar el NCF Fijo del Proveedor que no lo tiene ingresado o está vencido y éste está configurado como Controlador Fiscal "Sí". En este caso, muestra el NCF Fijo ingresado al Proveedor en la factura.

N° de Resguardo: el campo se habilita cuando el país es Uruguay. Muestra el número de la retención asociada a la factura.

La Solapa posee un campo que permite ingresar alguna observación o texto adicional que servirá para identificar la Nota de Crédito en el mayor de cuentas cuando está marcado el check "Ver Observaciones" en la Solapa Filtros (a la izquierda de la pantalla). El campo es libre, alfanumérico y no es obligatorio. El mismo se puede modificar hasta que se graba la factura y luego se puede visualizar al consultarla.

Por último, al presionar el botón Grabar, el sistema efectúa el control impositivo del proveedor:

Este mensaje significa que la agencia no efectuó el control con el fisco, de la situación impositiva del proveedor. Por nuestra parte sugerimos efectuar la validación antes de su registración, ya que el proveedor puede encontrarse no habilitado para operar; este control se efectúa desde el Maestro de proveedores.

   Selección del CAI

La ventana se habilita cuando el país es Argentina, aparece automáticamente al ingresa cualquier tipo de Factura exceptuando una de tipo C. Sirve para ingresar la clave de autorización del fisco, ya sea electrónica, de impresión o como Controlador Fiscal. Botones de la sección superior de la ventana: Aceptar: luego de haber ingresado el nuevo clave de autorización se debe presionar el botón para que nos devuelva a la pantalla principal de Control y registración de facturas recibidas. Cancelar: este botón cancela toda la operación hecha hasta el momento y devuelve a la pantalla principal de Control y registración de facturas recibidas. Solapa Datos Principales Requiere C.A.I: permite seleccionar si el Proveedor requiere CAI. Si se selecciona que "No" la pantalla no volverá a pedir el CAE y el proveedor se cargará sin número de CAE. El campo es editable. Controlador Fiscal : permite definir si el Proveedor posee Controlador Fiscal. Si se selecciona que "No", entonces, no pide ningún número de CAE. El campo es editable. N° C.A.I: es un campo que se completa con el número de CAE/CAI que se ingresará y la fecha de vencimiento. Fecha Comprobante : este campo determina la fecha del ingreso de la factura. No es editable y se alimenta de lo ingresado anteriormente. C.A.I vigente: es un combo donde se puede ver el número del CAI/CAE que actualmente se encuentra utilizando el proveedor. El mismo se alimenta del que se ingresó nuevo en la Solapa Ingreso C.A.I. Tipo Facturación: es un combo donde se deberá seleccionar el tipo de facturación: manual, electrónica o controlador fiscal. Solapa Ingreso CAI: Esta solapa tiene una botonera compuesta por tres botones: Nuevo, Grabar y Cancelar. A su vez posee campos de ingreso de datos. Luego de ingresar los nuevos datos se deberá presionar el botón ‘Grabar’ y después el botón ‘Aceptar’, así la aplicación devuelve a la pantalla principal de Control y registración de facturas recibidas, donde en el campo de CAI/CAE aparecerá el número de CAI/CAE recién ingresado. N° C.A.I: al presionar el botón "Nuevo" el sistema permite el ingreso del nuevo número de CAI/CAE. Este campo alimentará el campo CAI Vigente de la solapa Datos principales. Fecha vencimiento: al presionar el botón "Nuevo" el sistema permite el ingreso de la fecha de vencimiento del nuevo número de CAI/CAE.

Por último, el sistema valida que estamos seguros de la registración:

Al presionar que SÍ se registra contablemente la factura, en el caso de indicar que NO se desea confirmar la operación, queda pendiente para validar y  grabar.

Se genero una opción para aprobar provisoriamente las Notas de ajuste de proveedores hasta que otro usuario con permisos apruebe en forma definitiva y que la nota sea contabilizada en el sistema, también permite  enviar notificaciones a los usuarios que realizan carga cuando la nota de ajuste es aceptada o rechazada, informando cual es la causa de ese rechazo.

Configuración

Se solicita habilitar la configuración y definir el contacto que recibe la notificación cuando se confirme la creación, aceptación o rechazo una Nota de Crédito Anula Factura de Proveedores. Por otro lado sugerimos habilitar la alerta "NC anula fc de proveedores pendientes de aprobar" para conocer cuando se de la situación y tomar una acción.

Aprobación o Desaprobación

El usuario consulta la nota de crédito y debe aprobar o desaprobar la nota de crédito en caso de que la misma no corresponda o no tenga adjuntos insuficientes. Por otro lado le va a pedir un motivo del rechazo el cual será enviado al proveedor para que este al tanto de la acción tomada.