N° de Contrato: se completa automáticamente con un código de identificación único.

Proveedor: permite la búsqueda exponiendo una lista con los Proveedores (Activos) que se encuentran registrados y habilitados en el módulo de Gastos.

Tipo de Contrato: puede ser "Normal", excepto en el caso de Colombia que donde existe el tipo de contrato "Especial".

Solicitante: permite seleccionar el solicitante del Gastos entre los usuarios del sistema.

Concepto: muestra una lista con las posibles imputaciones, es una subclasificación de la Cuenta Contable.

Detalle: se debe ingresar un texto que sirve como referencia e identifique el Contrato.

Moneda: se debe definir en qué moneda se debe efectuar la contabilización y el pago. Cuando la moneda seleccionada es extranjera se debe ingresar una Cotización que representa el tipo de cambio que se aplicará a la transacción.

Nota: Solo se puede ingresar un contrato de gastos en moneda local o en monedas extranjeras cuya cotización diaria sea administrada por el sistema.

Desde y hasta: corresponde con la fecha de vigencia del Contrato.

Total del Contrato: corresponde a la sumatoria que se ingrese a cada período efectuando la sumatoria de estas.

Renovación automática: permite definir si se desea o no renovar automáticamente el Contrato una vez que quede finalizado o "Cancelar" la operación.

Esta última opción sirve cuando el contrato va a tener renovación automática hasta determinada fecha. Al seleccionar esta opción el sistema habilita el campo "Vto. para Cancelar Renovación Automática", en el cual se debe ingresar la fecha en la que, si no se cancela el contrato, se renueva automáticamente.

Estado: se completa automáticamente. El Contrato puede tener tres estados posibles:

oAprobado: el contrato fue aprobado para facturar por el usuario aprobador de gastos.

oPendiente de aprobar: en este estado muestra que el Contrato se encuentra aún pendiente de aprobar.

oRechazado: se hace visible cuando se presiona el botón "Rechazar".

Fecha de Creación: se completa automáticamente luego de grabar el Contrato. En el mismo figurará la fecha en la que se ingresó, independientemente del campo "Desde".

El usuario Aprobador se completa automáticamente luego de Grabar el Contrato. El mismo muestra el usuario que aprobó el Contrato.

En el caso de que la agencia no permita autoaprobar gastos el usuario que generó el Contrato no puede ser el mismo que lo aprobó.

El sistema despliega una grilla donde las columnas indican los meses y año de distribución.

Al ingresar un valor en la primera fila, Importe a Facturar, se indica el monto del gasto. Por otro lado, permite definir si se va a recibir más de una factura; en base a esto, en el mes muestra el valor asignado.

Devengamiento: permite ingresar los importes a devengar por mes, en la columna de cada mes.

Cuando el contrato es Aprobado (luego de grabarlo), se genera en forma automática tantas Solicitudes de Gastos como cantidad de facturas se hayan ingresado para los meses cargados en la grilla.

Las solicitudes se generan con el Estado Aprobadas. Al consultar el contrato, en esta solapa, se pueden visualizar los números correspondientes a las Solicitudes, las cuales se marcan automáticamente al registrarse la factura como solicitudes facturadas.

La opción Con Apertura permite seleccionar si se desea cargar el Contrato de Gastos con o sin Apertura. En el caso de seleccionar que "Si" el sistema permitirá generar la apertura de las imputaciones contables por Centro de costos y por JobNumber, en forma automática, y aparecerán visibles los siguientes campos:

oApertura Centro de Costos: este campo se hace visible una vez que se selecciona que se ingresará un Contrato con Apertura y permite seleccionar el código de apertura del Centro de Costos.

oJobNumber: permitirá seleccionar dos opciones. La primera es "Único" que sirve para imputar el gasto a una sola campaña y la segunda es "Apertura" que sirve para imputar el gasto a un grupo de campañas

Por otra parte, se pueden cargar Aperturas por Centro de Costo; se habilita cuando se selecciona ‘Con Apertura-SI’. Por lo tanto, si se trabaja con ellas se deben ingresar los porcentajes de apertura y las divisiones correspondientes, las cuales serán imputadas por el sistema en cada Solicitud generada.

oJobNumber: este campo se habilita cuando se selecciona, en el paso anterior, un JobNumber con "Apertura". Esto, permite seleccionar el código de apertura de JobNumber.

oApertura por JobNumber: este campo se habilita cuando se selecciona, en el paso anterior, un JobNumber "Único". Permite seleccionar la campaña asociada al Contrato y la Apertura.

Distribución

Es necesario definir la distribución, en el caso de que no se haya optado por las aperturas, se ingresan manualmente los campos: centro de costo, JobNumber, OT, porcentaje de asignación. En el caso que corresponde a dos proyectos se debe ingresar dos líneas.