Para rendir se debe presionar el botón Nuevo y en el campo Nº Rendición muestra un listado con aquellas que fueron aprobadas y están pendientes de rendir:

Al seleccionarlo se completan en forma automática varias solapas para lo cual debemos decidir que pasos seguir, tenemos dos opciones principales.

Comprobantes con discriminación de impuestos

Cuando en la planilla se detectan comprobantes que tienen impuestos, es necesario poder discriminarlos para poder tomarlo dentro de las distintas posiciones de los impuestos. En forma automática se completan los campos de la solapa: Datos principales Ejercicio: representa el período fiscal de registración de la Rendición. No permite seleccionar un período que se encuentre cerrado. Para consultas, en cambio, se podrá utilizar cualquier ejercicio fiscal, independientemente del estado del mismo. N° Rendición: es un código de identificación único secuencial creciente con el orden en que se fueron generando. Planilla: se expone una lista con las Planillas aprobadas en el ejercicio seleccionado. Sub-cuenta: corresponde al colaborador que efectuó el gasto y se debe contabilizar y reponer los fondos. Detalle planilla de gasto En esta sección encontramos el detalle ingresado a través de la planilla, pero si uno de los comprobantes que vemos en la imagen se debe discriminar la parte impositiva, es necesario utilizar la columna Asignar, donde se podrá seleccionar solo de a uno, ya que habilita una nueva ventana donde se debe incorporar la razón social y cómo se discrimina. La solapa donde efectuaremos esto es: Comprobantes Los campos de esta solapa se habilitan cuando en la solapa ‘Detalle de Planilla Costos’ se marca el campo ‘Asignar’, para que se puedan asociar los comprobantes de respaldo. Proveedor: se debe ingresar la razón social de este a la cual se asocia el comprobante. Tipo IVA: se debe seleccionar según la condición informada en el comprobante, de la misma manera se debe actuar con el CUIT y, en el caso de que corresponda IVA, seleccionar si habilita todos los campos del comprobante para que se ingresen manualmente. Tipo Comprobante: se debe indicar si corresponde a una Factura o Nota de Crédito. Factura N°: se ingresa el número del comprobante. Chile Las opciones de Electrónica y Boleta de Honorarios permiten seleccionar si la factura le corresponde a estos atributos. Venezuela y República Dominicana El N° Control es un valor alfanumérico y se utiliza para ingresar el número de folio de la factura. El Tipo Factura permite cargar un archivo: TIPFACT.TXT Colombia El Nro de Orden: se habilita cuando se tiene configurado el parámetro "Usa Documento Equivalente Régimen Simplificado". Si el tipo de IVA del proveedor es Régimen Simplificado el campo se utiliza para el número del comprobante ficticio. Argentina Comp. RG 1361: este campo se habilita cuando está activa la configuración especial "Usa Comp. RG 1361". Sirve para seleccionar qué tipo de comprobante RG se va a utilizar en el ingreso de la factura. República Dominicana El Servicio permite seleccionar el tipo de servicio entre: •01 gastos de personal •02 gastos por trabajos, suministros y servicios •03 arrendamientos •04 gastos de activos fijo •05 gastos de representación •06 otras deducciones admitidas •07 gastos financieros •08 gastos extraordinarios •09 compras y gastos que forman parte del costo de venta •10 adquisiciones de activos •11 gastos de seguros Fecha: ingresar la fecha que figura en el comprobante a registrar, de la misma manera la Moneda y si fuera en una moneda extranjera se ingresa la Cotización. A partir del campo total el usuario debe posicionarse en cada uno y asignar el valor manualmente, ya que el sistema no efectúa los cálculos de porcentajes de IVA, ni otros impuestos adicionales. A continuación se muestra, en el siguiente video, la forma de ingreso. Otros datos Esta sección es solo informativa. Brinda el detalle de la persona que ingresó la planilla y la que aprobó, como así también la moneda de la rendición y la cotización. Totales Expone el total de la rendición que se esta efectuando y el saldo que tiene la cuenta para control del responsable de contabilización de la rendición de gastos. Presupuesto En esta sección se visualiza el número de orden de pago y el estado, una vez que la misma se canceló. Comprobantes Sobre la parte inferior encontramos el mismo detalle de la planilla. Importante •En esta sección se encuentra la imputación contable efectuada por la persona que hizo la planilla, en el caso de que se encuentre un error con la imputación y sin la necesidad de desaprobar la planilla para que se corrija, se habilita la opción de posicionarse en la columna y presionar F2 para efectuar el cambio de imputación. •Por defecto, el sistema define que el gasto es deducible representado en las columnas con una selección, esto indica, en Argentina, que se puede usar para el impuesto a las ganancias. •Apl IVA: en general, las cuentas de costos, para que en la registración de una factura desglose IVA a la cuenta contable se le asigna una cuenta de IVA crédito. Para que el sistema tome por defecto dicha cuenta, en el caso de que no se haya efectuado esta asociación queda desmarcado el tilde y se debe definir en este momento cuál es la cuenta de IVA que se desea asociar. Detalle de comprobantes En esta sección se puede ver cómo se va a contabilizar la rendición, donde una parte va a ser expuesta en el Subdiario de IVA proveedores, que corresponde a la discriminación del comprobante con impuestos. Todos los comprobantes que no fueron discriminados, se incorporan con el número de fondo fijo en un único movimiento exento, que permite filtrarlo en el Subdiario de IVA compras.

Comprobantes exentos

En el caso de que todos los comprobantes registrados en la planilla no contengan un impuesto a discriminar, lo único que debe controlar el responsable de contabilizar la rendición es la imputación contable. Si se encuentra un error con la imputación y sin la necesidad de desaprobar la planilla para que se corrija, se habilita la posibilidad de posicionarse en la columna y presionar F2 para efectuar el cambio de imputación..

Grabar la rendición

Sobre la parte superior, en la barra de botones, se encuentran dos botones que graban la rendición: •Grabar provisorio: una rendición de fondo fijo puede contener muchas líneas por lo cual la carga y discriminación de los comprobantes puede llevar mucho tiempo y suelen haber interrupciones, por este motivo se brinda la posibilidad de guardar lo hecho hasta ese momento y poder retomarlo en cualquier momento, consultándolo y presionando el botón Modificar. Esto no genera imputación contable. •Grabar: una vez que se finalizó con la discriminación y el control de las imputaciones de los comprobantes

El botón Nuevo permite la selección de una Planilla aprobada, para que el usuario registre la rendición.

A través de la Consulta permite la búsqueda de las rendiciones previamente grabadas para consultarlas y actualizarlas con el botón Modificar, en el caso de grabaciones provisorias.

El botón Grabar se debe utilizar luego de haber discriminado los Comprobantes correspondientes, esta acción graba la Rendición de manera definitiva, luego de haber presionado el botón, no permite efectuar modificaciones en la Rendición.

Grabar Provisorio: a medida que se van ingresando los comprobantes, el sistema habilita este botón para poder grabar de manera provisoria la Rendición de Gastos y realizar todas las modificaciones que sean necesarias durante este estado. Una vez que se finalice la carga definitiva de los comprobantes se deberá presionar el botón "Grabar".

El botón Eliminar borra la Rendición y no deja registros de la contabilización previa. Una vez presionado el botón "Eliminar", se expone una ventana solicitando la confirmación, luego de marcar la opción "Si", la operación quedará completada.

El botón Rechazar se utiliza cuando, por algún motivo, no permite continuar con el proceso de rendición. Además, deja definir motivos de rechazo para su análisis. La planilla rechazada vuelve a la persona que la generó ya que la debe volver a revisar y luego el responsable debe aprobarla para su rendición.

La opción de Reponer se habilita luego de haber grabado la rendición. Se utiliza para emitir, en forma automática, una Orden de Pago para la reposición del gasto de Fondo Fijo.

Importante: es una opción que va a depender de la forma de trabajo de la agencia, ya que puede haber un responsable para la registración de gastos y existir un perfil diferente para la emisión de los pagos.

Cancelar: permite finalizar la acción que se esta efectuando en ese instante.

El botón Imprimir abre una nueva ventana en la que se deberá seleccionar diferentes opciones de impresión.

El sistema permite que se capturen imágenes de los gastos y que se incorporen a través del botón Adjuntar, luego se puede relacionar cada imagen con su respectivo  renglón de la rendición, utilizando el botón Relacionar adjuntos.