El usuario que tiene a cargo la aprobación del listado debe tener el permiso necesario para poder hacerlo, dentro de las configuraciones del usuario, se debe habilitar el permiso de grabar en forma definitiva la lista.

Vemos el proceso previo donde se define cuáles son las facturas que es posible efectuar les el pago, para lo cual nos basaremos en los filtros que nos proporciona el sistema.

El primero es: las fechas que hacen referencia a las fechas de vencimiento de facturas que se encuentran pendiente de pago. Permite acotar la fechas permitiendo ver solo las que corresponde a dicho rango de vencimiento, en caso de desconocer su vencimiento sugerimos dejar el rango de fecha completo que viene por defecto.

Cuando se genera una lista vamos a encontrar, por defecto, la opción de lista en nueva, pero una vez que la hayamos generado la persona que deba aprobar la misma debe utilizar la funcionalidad existente, donde podrá buscar la lista por la fecha definida de pago.

Cuando se comienza a trabajar en una lista, se debe definir una fecha de pago en la cual se espera proceder a cancelar la deuda, dicha fecha suele corresponder a una cantidad de días previos, que permiten cumplir los tiempos de aprobación. Ej.: si se procede a pagar una vez por semana a los proveedores los viernes, puede ser conveniente generar la lista para los días jueves.

Existen varios criterios para filtrar la información a mostrar, puede ser por: Proveedor, Tipo de Proveedor, Tipo de Medio o Cuenta integradora. De acuerdo al criterio elegido se visualiza en pantalla una lista o rango para la selección con el correspondiente orden.

Existen proveedores con los cuales se pactan descuentos por pronto pago a determinada cantidad de días. Si se selecciona esta opción, la aplicación habilita el campo "Fecha de próximo pago".

Otro punto importante es la forma de pago a utilizar donde podremos seleccionar si va a ser por intermedio de un Cheque o Transferencia, esto genera una segmentación, ya que solo utilizaremos los proveedores que vayamos a pagar con el medio de pago seleccionado.

Existen secciones para filtrar proveedores específicos o de un cliente, por nuestra parte sugerimos que el sistema realice un control y me brinde la información, utilizando los siguientes filtros.

Con control del clientes nos sirve para ver en el listado el estado de la factura del proveedor hacia el cliente cuando tenga relación.

Cuando se emite el listado se busca poder confiar que el análisis que se esta haciendo sea correcto, por lo cual, al seleccionar el check: mostrar totalmente cobradas, nos muestra el recibo con el cual fue cobrada la fecha del mismo y si tenía un vencimiento el cheque, cual era el mismo.

De esta manera podemos validar si la información que se visualiza es correcta.

En el listado deberemos seleccionar los proveedores a los que vamos a efectuar el pago en la primer columna.

Recalcular Pronto Pago

Importante: las facturas que se encuentran en el listado quedan bloqueadas, por más que no hayan sido seleccionadas para ser pagadas, son reservadas hasta el momento de confirmación de la lista, ya que el responsable puede efectuar cambios, por lo cual, si se desea generar una orden de pago en forma manual, no estarán disponible las facturas que se encuentren en la lista.

Debe ingresar el usuario habilitado al listado y seleccionar en lista existente e, inmediatamente, seleccionar la lista habilitada para la fecha que se desea aprobar.

Se exhibirá el tipo de lista en Provisoria, hasta que se proceda a su aprobación final. En este momento el usuario debe presionar el botón de iniciar el listado para ver los comprobantes seleccionados y otros comprobantes que no fueron seleccionados, pero el sistema según el análisis previo, estaban en posibilidad de pago.

El responsable puede modificar, cambiando la selección, destildando las facturas seleccionadas y seleccionar nuevas que a su consideración es mas importante pagar en dicha oportunidad.

Una vez efectuada la selección, sobre la parte superior, Grabar la lista y proceder al cálculo, esto según el país efectúa el cálculo de las retenciones que corresponden al proveedor.

Por último, se habilita el botón de aprobación de la lista de pago

Al aprobar, cuando procedamos a generar las órdenes de pago va a generar una por cada proveedor diferente.

A partir de este momento, las facturas que se encontraban en dicha lista y no fueron seleccionadas son liberadas para un próximo pago.

En la orden de pago se habilita un nuevo tipo de pago que se llama automática por lista, que se habilitará cuando existan listas aprobadas para el pago en la fecha definida.

Seleccionar cuál es la lista a cual se procederá a realizar el pago:

Como mencionamos previamente se va a generar una orden de pago por cada proveedor diferente, en forma automática. En este caso se proponen dos posibilidades:

•Asignar un medio de pago: un tipo de cheque, normal o diferido, donde utiliza desde el primer cheque disponible y asigna consecutivamente.

•Generar los pagos sin asignar un medio: permite generar las órdenes de pago sin asignar un método, ya que se puede necesitar pagar a unos con trasferencia a otros con cheque de terceros y a otros con banco, de esta manera se decide en el momento de la generación de la libranza.

Una vez seleccionado el tipo de generación, presionar el botón grabar y comenzará a generar las órdenes. Al finalizar, se visualizará un detalle con los pagos emitidos en la parte inferior.

Cuando se seleccione el valor "Auditoría" del campo "Lista" y se elija cualquier valor del campo "Descripción" con la composición del pago, donde se muestre la lista de pagos con su descripción.

•Se va a exponer en una columna el campo observación de la facturas de proveedores, el mismo se ingresa para identificar el gasto.

•Respecto a solicitudes de gastos se expone el campo detalle.

El listado puede ser exportado a Excel para análisis.