•Para que un usuario pueda efectuar los cierres, adicionalmente al departamento correspondiente, debe tener habilitado el perfil sobre la opciones:

▪Listados de JobNumber con nivel de acceso (NA) 1 y nivel de visualización (NV) A

▪También debe tener acceso a la opción de Cierre de Job - de las "Opciones sin menú asignado" con nivel de acceso (NA) 1 y nivel de visualización (NV) A

En la barra de opciones dentro de dicha rama se expone la opción de cierre de Job.

•Configuraciones adicionales

Se brinda la posibilidad de habilitar una configuraciones especial para poder configurar Alertas de JobNumbers sin actividad reciente.

Dentro de la opción Configuraciones Especiales (al cual tiene acceso solo el administrador del sistema / IT) pueden encontrar en la sección CUENTAS algunas opciones relacionadas a este proceso:

oLímite de días de inactividad de Job: Nos permite definir cuántos días son los que puede tener un JobNumber sin alguna actividad como para considerarlo como "sugerido a cerrar", 30 a 60 días pueden ser un tiempo razonable para esta configuración.

oResponsable puede cerrar Job: Permite al "responsable" asignado al JobNumber cerrarlo.

oSugerir cierre de Jobs sin Movimientos: Permite tener una alerta para cerrar los JobNumbers que no han tenido movimientos.

Para poder utilizar el listado lo primero que deben efectuar es la selección de los filtros a utilizar.

Fechas

En este apartado permite seleccionar la fecha en la que fue creado el proyecto o campaña.

Estado

Corresponde al estado Aprobación por cliente de las pautas. Los estados pueden ser: Todos, Sin Aprobar por Cliente o Aprobadas por Cliente para facturar. Por otro lado, en el campo de Planes se puede seleccionar entre las opciones: Incluye Rechazados, Solo Rechazadas o Excluye Rechazados.

Cliente Titular

A través de esta opción permite buscar entre todos los Clientes Titulares o destildar la opción y seleccionar uno o varios en particular.

Solo Cliente Titulares Vigentes

En el caso de la selección, solo permite seleccionar en el campo cliente titular los clientes que se encuentre vigentes.

Clientes de Facturación

A través de esta opción permite buscar entre todos los Clientes de Facturación o destildar la opción y seleccionar uno o varios en particular.

Incluir JobGenericos

Al seleccionar se van a incluir los Job genérico de cada cliente que es creado en forma automática con el producto "Sin Producto" y se suele utilizar para cargar gastos que efectúa el cliente y que no corresponden a ningún proyecto específico.

Estado

En proyecto tiene una serie de estados por lo cual podemos buscarlos:

•Cerrado por cuentas: no permite el ingreso de nuevos movimientos

•Cierre definitivo: cerrado por administración

•Sustituido: cuando un proyecto es cerrado y todos sus movimientos se mueven a un nuevo proyecto

•Vigente: el proyecto esta activo.

A partir de la selección de los filtros para ver la información es necesario que presione el botón iniciar, donde se muestra el listado de los proyectos.

A partir de este listado se puede consultar el proyecto especifico.

Acciones adicionales

Copiar JobNumber

Sobre el listado permite elegir que acciones tomar seleccionando la primer columna que indica Selec. Una vez hecha la selección en la barra de herramientas disponemos de la acción de copiar, que nos muestra una nueva ventana donde indica el año ingresamos el valor 2 que registra en el mes en curso un nuevo Job. Una vez ingresado se debe presionar el botón confirmar, esto generar un nuevo job, si se lo ordena por tema se ve creado el mismo.

Reasignar Responsable

Sobre el listado permite elegir que acciones tomar seleccionando la primer columna que indica Selec. Una vez hecha la selección en la barra de herramientas disponemos de la acción de Reasignar responsable del Job, esto sucede cuando una persona deja de trabajar en la empresa y un nuevo ejecutivo se hace cargo del proyecto. Nos muestra una nueva ventana donde indica la selección del nuevo responsable. Para finalizar grabamos la asignación y es completado el proceso.

Cierre y Apertura de JobNumber

•Sobre el listado permite elegir que acciones tomar seleccionando la primer columna que indica Selec. Una vez hecha la selección en la barra de herramientas disponemos de la acción de Cerrar / apertura de Job, ya que se brinda la posibilidad tanto de cerrar como abrir los proyectos la cantidad de veces que se crea necesario, no hay un impedimento alguno. Una vez seleccionado y presionado la opción muestra un cartel que indica la acción que se efectúa y aguarda la confirmación, nos va a exponer una nueva ventana indicando que acción se genero. Importante: Para poder proceder al cierre provisorio del job debe permanecer al departamento de cuentas, mientras para efectuar el cierre definitivo debe pertenecer a administración o finanzas. •Una segunda posibilidad es que los job se Cierren en forma automática Se tiene una opción dentro de Seguimiento de los trabajos del Módulo de Cuentas para el Cierre automático de JobNumbers Sin Actividad reciente, el cual al presionar buscará todos los JobNumbers que cumplan las condiciones de inactividad definidas en Configuraciones Especiales y permitirá elegir cuáles si y cuáles no cerrar.

Teniendo las opciones configuraciones habilitadas en cada usuario se puede habilitar el uso de la ALERTA para que le sugiera los JobNumbers a cerrar.

Es muy importante que eso se combine con los procedimientos definidos en cada empresa: cuando debe cerrarse, quien lo debe cerrar, qué criterios hay que tomar para dejarlo abierto o cerrado, etc.

Teniendo activada la alerta y habiendo JobNumbers que cumplan esa condición, nos aparecerá una línea indicando que hay JobNumbers por cerrar y si hacemos click en la misma nos abrirá un listado para poderlos seleccionar y cerrar.