Sistemas > Usuarios y Seguridad

En el sistema encontramos dos tipos de entidades que tienen relación entre sí y que hay que tener en cuenta a la hora de crear el Usuario. Estos conceptos son:

•Usuario: es el que accede al sistema, el que está relacionado con el perfil y el acceso dentro del sistema.

•Colaborador: tiene los datos del departamento al que pertenece, el nivel de remuneración, información que puede útil de la persona, etc.

Los Usuarios suelen consultar por qué ambos conceptos se encuentran separados. Pues, el inconveniente suele generarse cuando hay personas que no usan el sistema pero se les quiere brindar un anticipo, por ejemplo, por lo cual puede existir una relación entre el usuario y el colaborador.

•Un Usuario es también Colaborador, pero el Colaborador puede existir sin tener asociado un Usuario, por ejemplo, el cadete de la Agencia puede ser solo un Colaborador, ya que no ingresa al sistema pero se le ingresan horas, se lo tiene como parte del costo porque se necesita tener la información de esa persona.

•Por otro lado, el Usuario que no sea Colaborador, por ejemplo, puede ser un Auditor Externo, un freelancer, que ingresa al sistema pero no forma parte de la plantilla fija (caso más común).

Si bien entendemos que a través de las configuraciones en el usuario se brinda acceso a las diferentes acciones dentro del sistema, suele ser necesario limitar dicho ingreso y acceso, dependiendo del cliente o producto, con el cual se trabaje, para lo cual se creó la pantalla Grupo de Atención.

Se puede configurar en caso que la empresa tenga configurado el uso de Active Directory para que el usuario no tenga que ingresar el usuario y pass en forma manual lo valide automáticamente, para lo cual debe habilitar una configuración especial.

Una vez efectuado en el perfil del usuario se debe asignar el dominio y el usuario que corresponde

Cuando se ingresa un nuevo usuario se deberá completar una serie de solapas:

Para comenzar debemos presionar el botón Nuevo.

En el campo se solicita Código de Contacto, si la persona ya existe como tal, se selecciona a la misma desde la Libreta de Contactos, y en la pantalla se completan automáticamente los datos personales del usuario que son extraídos de esta última. Si no se especifica ningún Código de Contacto (), el sistema creará el Contacto en la misma operación de creación del Usuario.

Importante: un usuario SIEMPRE es un Contacto.

Se debe completar el Nombre y Apellido y en el Código de Usuario se debe ingresar el nombre o código que el usuario va a utilizar al ingresar al sistema, es un código alfanumérico con una longitud máxima de 8 dígitos.

La Clave de acceso es la contraseña o Password asignada al usuario, la misma es alfanumérica con una longitud máxima de 8 dígitos.

Dependiendo de distintas configuraciones de seguridad la contraseña puede configurarse para cumplir con uno o varios de los siguientes parámetros:

•Password Case Sensitive: la contraseña podrá contener mayúsculas y minúsculas que serán diferenciadas por el sistema (caso contrario la contraseña se interpreta siempre en mayúsculas).

•Longitud Mínima Clave: la contraseña deberá existir y tener una longitud mínima de X caracteres (recordar que el máximo es de 8 caracteres).

•Tipos de Usuario: permite seleccionar entre los diferentes tipos de usuarios que existen en el sistema:

oUsuario Colaborador: esto significa que ese usuario forma parte de la Nómina oficial de la Empresa y va a ingresar al sistema, cuando se crea el usuario se asigna usuario puro y luego a crear el colaborador en base al usuario, en ese momento se actualiza el tipo de usuario.

oUsuario Puro: es aquel Usuario que no forma parte de la Nómina Oficial de la Empresa, como puede ser un Free Lance, un Consultor Externo, Auditor, etc.

oUsuario Cliente: AdvertMind brinda la posibilidad de que los Anunciantes (Clientes de la Agencia) ingresen al sistema en forma remota, a consultar su propia actividad y realizar aprobaciones en línea. Esto es posible mediante la creación de un usuario de tipo Cliente, lo cual habilita la selección del Cliente Titular, el/los clientes de facturación y productos a los cuáles se les permite acceso.

oE-mail se debe ingresar en el alta o modificación de un usuario, incorporando el mail que no haya sido utilizado previamente en otro, o si se utilizo en otro usuario debe estar como no vigente para que pueda grabar la actualización.

Vigencia

La opción Usuario Vigente indica si este se encuentra activo o no, cuando el usuario se retira de la empresa se sugiere modificar el estado para no permitir el ingreso e incorporar la fecha de baja.

La Fecha de Alta es la fecha a partir de la cual el Usuario opera en el sistema. Por default toma la fecha del día en que se carga, pero la misma puede ser modificada. La Fecha de Baja, si se encuentra en blanco, significa que el usuario está vigente. En el caso de que se complete representa la Baja del usuario y pasará automáticamente al estado no vigente.

En el caso de que un usuario haya trabajado en la empresa pero se retiró, tiene una fecha de baja; pero si este vuelve a trabajar a la agencia, se puede ingresar su fecha de reactivación.

Bloqueo

La opción Usuario Bloqueado define si el usuario se encuentra o no habilitado para utilizar el sistema. Esto significa que no podrá ingresar.

Brinda información de en qué fechas fue el último bloqueo y cuándo se desbloqueó.

Datos de la organización

Cuando un usuario es tipo puro o colaborador se solicita aplicar el Departamento al cual pertenece, mostrando una lista con los departamentos previamente ingresados.

Permite identificar a qué Grupo de Atención pertenece el usuario, en el caso de que corresponda. En general, la tarea de asignación suele efectuarse desde la opción grupo de atención.

Cada usuario permite ser asignado a un Centro de Costos determinado, como así también a la División que pertenece.

Otras configuraciones de usuario

A través del Idioma utilizado en el sistema permite definir el idioma que va a mostrar el sistema al usuario en el momento de ingreso. Toma automáticamente el que posee el parámetro del sistema, pero puede ser modificado a cualquiera de los habilitados.

Los textos y mensajes que aparecen en la pantalla serán presentados en el idioma seleccionado.

La regionalización identifica al país que pertenece la agencia.

Cuando la agencia utiliza la carga de TimeSheet obligatoria, para usuarios que utilizan Apple, es necesario instalar un programa que solicite la carga de las horas al cual llamamos demonio, para habilitarlo debemos indicar que va a utilizar demonio de horas.

Para indicarle al sistema cuál es el usuario que ingresa en dicha máquina y le habilite las horas cuando tiene configurado el demonio es necesario identificar el nombre corto del usuario de Mac.

Con la Cant. Máx. Opciones Simult. permite definir la cantidad máxima de veces en las que se puede ingresar a una opción del sistema simultáneamente.

Actividades Específicas

Existen algunos procesos dentro del sistema que requieren aprobaciones y/o autorizaciones especiales, algunos de ellos son:

Aprueba horas de Otros Colaboradores: si la agencia opta por aprobar las horas ingresadas por los usuarios antes de que dichas horas se registren en forma definitiva (configuración especial "Usa Aprobación Horas"), entonces se deberá definir quiénes son los usuarios responsables de aprobar las horas del resto.

Cuando un usuario aprobador ingresa a la aplicación, en la pantalla de AdvertMind Today, en la sección de Alertas, le aparece el mensaje de que posee horas para Aprobar. El usuario podrá aprobar o rechazar las horas.

Si las mismas son rechazadas, estas vuelven al usuario original para que las modifique y luego ingresa nuevamente en el circuito de aprobación.

Controla /Aprueba Gastos de Otros Usuarios: al ingresar muestra un listado donde permite definir si el usuario controla y/o aprueba planillas de gastos de otros usuarios.

Adicionalmente permite especificar el monto tope hasta el cual el usuario puede aprobar. De no ingresar ningún valor, significa que no existe tope.

En esta opción se asignan los responsables.

Requiere Control/ Aprobación de Gastos: es la función inversa a la descrita en el punto anterior, ya que permite consultar (y/o modificar) qué otros usuarios controlan y/o autorizan los gastos del usuario en pantalla, según montos topes preestablecidos.

En esta opción se consulta quien es el responsable de aprobarle los gastos.

Aprueba para Facturar: habilita al usuario la responsabilidad de "aprobar para facturar" las pautas y presupuestos de producción, liberando para que la gente de administración puede emitir la factura al cliente.

Aprueba por Cliente: habilita al usuario la responsabilidad de "aprobar por cliente" las pautas y presupuestos de producción brindando la posibilidad de comenzar a efectuar los trabajos y enviar las oc a los proveedores relacionados.

Aprueba Estimados No Facturables: esta opción se hace visible cuando el parámetro en configuraciones especiales "Aprueba No Facturables" esta habilitado, y habilita al usuario a aprobar estimados que fueron creados como No Facturables.

Aprueba Ordenes de Compra de Producción: cuando la Agencia requiere que las Ordenes de Compra de Producción sean Aprobadas, esta opción permite habilitar o no al usuario para que pueda efectuar dicha aprobación.

Registra cotización de Monedas Extranjeras al ingresar al sistema: le brinda al usuario la habilitación para cargar las cotizaciones de las monedas extranjeras definidas en el sistema.

Al ingresar a la aplicación, el sistema controla la tabla correspondiente, en función a la fecha del sistema, si detecta que alguna de ellas no ha sido actualizada, entonces le expone una ventana para su ingreso.

Puede ingresar facturas luego del pre-cierre: esto se habilita generalmente para los usuarios que efectúan los cierres contables, para permitirles el ingreso de información posterior a pre-cierre de mes. Las facturas serán tenidas en cuenta en la posición del mes.

Puede grabar definitivo Lista de Pago: esta opción permite al usuario seleccionado grabar definitivamente las listas de pago ingresadas.

Puede ver comisiones a proveedores: cuando se definen en el presupuesto o en la pauta la comisiones a recibir de los proveedores, se habilita a que el usuario pueda ver las mismas.

Puede ver contactos exclusivos: esta opción es utilizada cuando se trabaja con Grupos de Atención, y en el caso de que el usuario tenga habilitada esta opción, en las listas solo podrá seleccionar aquellos que pertenecen al mismo grupo.

Puede Reasignar Tareas De Su Departamento: habilita a que los usuarios de un grupo determinado puedan reasignarse las tareas, pero no cuando no pertenecen al grupo.

Puede Reasignar Tareas De Otros Departamentos: sugerimos brindar este permiso a los supervisores que deben asignar las tareas de todas las áreas operativas.

Puede Consultar Cuotas De Fee En Los Listados: para poder ver los fee a aprobar por cliente y para facturar se debe habilitar esta opción.

Puede Cerrar Pautas: habilita al usuario, una vez que se efectuaron los controles, a cerrar las pautas para que no se generen más cambios sobre la misma.

Puede Cerrar Estimados: habilita al usuario, una vez que se efectuaron los controles, a cerrar los presupuestos para que no se generen mas cambios sobre la misma.

Puede Rechazar Planillas De Gastos De Rendición: esta opción debe asignarse a los responsables de la aprobación de las planillas para que puedan devolverlas para su corrección.

Usa AdvertMind web solo para horas y tareas: para la gente que no utiliza el sistema en Windows se brinda un portal donde se puede efectuar acciones como crear un JobNumber, rendir gastos, aprobar presupuestos y pautas, pero esta opción utiliza la licencia.

Existen clientes que desean solo poder ingresar las horas, ver y responder las tareas. Efectuando la habilitación la licencia no consume el uso de la web.

Puede reasignar cualquier tarea desde el listado de tareas: la re-asignación de tareas no debe ser una operación que todos los usuarios puedan efectuar, ya que alguien que no quiere hacer un trabajo se lo reasigna a otro, sugerimos que la tarea la defina un supervisor o una persona responsable asignada a dicha tarea.

Es usuario externo: se utiliza cuando es un usuario cliente.

Visualizar todas las solicitudes de gastos: es necesaria dicha opción cuando se debe controlar las solicitudes que se generan, ej.: Dto administración si bien no aprueba ni controla, pero debe poder ver todas para tener un control del avance y reclamar los pendientes.

Administración de ajustes de auditoria.

Puede generar ítems paquetes: permite generar paquetes para los distintos tipos de medios.

Dest. puede grabar fecha C.interno que supere la Fecha Prometida: cuando se tiene un supervisor al que se le envían todas las tareas y este la distribuye, tiene el poder de asignar la fecha de consenso, en este caso, a dicho responsable se le permite extender la fecha.

Administra USSGAAP: cuando la agencia pertenece a un grupo de agencia y necesita exponer movimientos contables que son solo a efectos de casa matriz, no a nivel contable interno, sugerimos habilitar esta opción.

Visualiza USSGAAP: para visualizar los movimientos en los distintos reportes (balance patrimonial, estado de resultado etc.) es necesario habilitarlo.

Aprueba contactos de prov.originados en la web proveedores: una vez que un proveedor crea el contacto en el portal, se debe aprobar para comenzar a utilizar, esta funcionalidad la debe efectuar un responsable.

Nuevo: permite al usuario crear uno nuevo partiendo desde un contacto o crear uno nuevo.

A través de la Consulta permite la búsqueda de un usuario en particular por el campo "Nombre y Apellido". Si se desea efectuar un ajuste debemos utilizar el botón Modificar, que habilita los distintos campos para su actualización, una vez efectuada la misma y para registrar el cambio se debe presionar el botón Grabar.

El botón Eliminar se habilita luego de presionar consulta y permite eliminar todos aquellos usuarios que no posean actividades específicas. Por ejemplo: aprobar gastos, presupuestos de producción, planes, entre otros, si tienen actividad debemos darlo de baja.

Al presionar la opción de Editar Perfil se expone una nueva pantalla donde se ven todos los módulos que posee la aplicación y allí se podrán modificar los niveles de acceso, visualización, etc. Una vez efectuada la modificación necesaria, se deberá presionar el botón Grabar para que los cambios efectuados queden registrados.

Cancelar: permite finalizar la acción que se está efectuando en ese instante.

Reemplazar: abre la ventana Reasignación de Tareas y permite que el usuario que se está reemplazando quede como responsable sobre las campañas y tareas de otro usuario. Siempre y cuando el usuario consultado se encuentre relacionado a JobNumber y que tenga permisos.

En general, se utiliza cuando una persona se retiró de la empresa y otra la reemplaza, para que los trabajos que venía llevando los continué su reemplazante.

Firma digital: esta es una opción que se habilita solamente para el Usuario Cliente y permite que se pueda registrar su firma al momento de aprobar en forma remota determinados documentos.