N° Solicitud: se completa automáticamente con un código de identificación único, que identifica el orden de creación. No es editable.

Fecha: también se completa automáticamente con el día en la que se está registrando el ingreso de la Solicitud de Gastos, lo mismo sucede con la persona que Solicita el gasto, cuando ingresa el pedido se registra el mismo.

Existen distintas configuraciones donde la misma persona que ingresa puede autoaprobarse los gastos, o un usuario le aprueba los gastos, esto se define con un esquema de aprobación.

Concepto: se debe seleccionar una cuenta que represente el movimiento que se va a efectuar con el Gastos. Entendiendo por Concepto una Subclasificación de las Cuentas Contables. El mismo se crea ingresando una Cuenta contable de Resultado, con el Rubro Gastos.

Cuando el concepto utiliza Apertura por Centro de Costos y/o Apertura por JobNumber, el sistema completa en forma automática la grilla de la solapa Detalle con la distribución definida.

Importante  cuando se selecciona un Bien de Uso cuya cuenta contable tiene asociado el código de observación B1 (Bienes de Uso – Valor Original), se dará de alta automáticamente, en el maestro Bienes de Uso, en el momento de ingresar la factura del proveedor.

El campo Cuenta Contable se completa automáticamente con la cuenta contable asociada al concepto y en el Detalle se debe ingresar un texto que describa los bienes o servicios que se desean obtener por medio de la Solicitud de Gastos que se está ingresando.

Importe: puede funcionar de dos maneras:

•Si el campo se encuentra inhabilitado es porque la Agencia tiene configurado el parámetro "Apertura ítems en Solicitudes de Gastos", esta configuración especial permite la apertura del detalle de los gastos en cantidad y precio.

De esta manera, se completa la grilla de la solapa "Apertura de ítems" con la Cantidad, Precio Unitario, Subtotal y Precio por División de cada ítem. Luego de cargar correctamente los datos, la aplicación completará automáticamente el campo Importe.

•Si el campo se encuentra habilitado, se deberá ingresar el importe neto de manera manual.

Se debe seleccionar la Moneda con la que se ingresará la Solicitud de Gasto.

Si la moneda seleccionada es extranjera se debe ingresar la Cotización, en el caso de que exista la Cotización cargada en el sistema, el campo se completará automáticamente con este dato.

El Tipo permite seleccionar entre Débito y Crédito, ambas se corresponden con el tipo de comprobante que genera el gasto.

•Débito: se selecciona cuando el comprobante es una Factura.

•Crédito: se selecciona en el caso de que el comprobante sea una Nota de Crédito y en la Solapa Detalle se deberá ingresar el reintegro.

División de subcuenta: esta opción se habilita cuando la Agencia usa SubEmpresas. Permite seleccionar la división del concepto y aplica sólo al desglose de gastos por SubCuenta.

Bienes de uso: este se habilita cuando está activo el parámetro "Apertura ítems en Solicitudes de Gastos".

En el Tipo Proveedor se podrá seleccionar entre un Proveedor Externo o uno Interno.

•Los Externos: son aquellos proveedores para los que trabaja la Agencia.

•Proveedor Interno: se está indicando que el gasto que se ingresará se descontará de una Cuenta Contable de ingresos, que tenga código de observación 21 y 22.

En este caso, el gasto se convertirá en una pérdida en la Orden de Trabajo correspondiente.

Dependiendo de lo seleccionado en este campo se habilitará el campo Proveedor o el campo Cuenta.

El Proveedor se habilita en el caso de haber seleccionado un Tipo de Proveedor Externo.

Permite seleccionar el Proveedor asociado a la Solicitud de Gasto, se debe tener en cuenta que el proveedor debe estar habilitado.

El campo Cuenta se habilita en el caso de haber seleccionado un Tipo de Proveedor Interno. Permite seleccionar una cuenta contable con código de observación 21 y 22.

El N° Orden de Compra se completa automáticamente con el número de la Orden de compra asociada a la Solicitud (en el caso de que se haya ingresado). De la misma manera sucede con el N° Factura y la Fecha Factura.

El Impuesto al Timbre se habilita cuando la agencia es de Colombia y se selecciona sirve para seleccionar el impuesto.

El Timbre se habilita cuando la agencia es de Guatemala y sirve para seleccionar si la solicitud tendrá o no Timbre.

Impuesto sin Timbre se habilita luego de haber seleccionado que la Solicitud "Si" tendrá Timbre, en la opción Timbre.

Estado: de acuerdo a la combinación de niveles, la solicitud nace con diferentes estados.

•Normal: cuando la solicitud nace pendiente de aprobar.

•Auto-aprobada: cuando el usuario posee nivel Supervisor.

•Pendiente de Aprobar: cuando existe la excepción de algún usuario que aprueba al supervisor.

•Aprobada: cuando se presionó el botón Aprobar.

•Devengada: cuando se efectuó el proceso indicando que se contabilice el gasto sin haber recibido la factura.

•Contabilizada: cuando se ingresó la factura de gastos.

Aprobado por: se visualiza cuando existen niveles de aprobación. Muestra el usuario que aprobó la Solicitud de gastos.

Rechazado por: se visualiza cuando existen niveles de aprobación. Muestra el usuario que rechazó la Solicitud de gastos.

Descripción de rechazo: aparece cuando se rechazó una Solicitud de gastos y sirve para detallar el motivo del mismo.

Contrato: este campo aparecerá cuando la Solicitud que se está ingresando haya sido generada por un Contrato de Gastos.

Fecha Contabilización: se completa automáticamente con la fecha que fue ingresada la factura de gastos.

Fecha Pago: se completa automáticamente y muestra la fecha en la que se generó la orden de pago de la solicitud.

Con Apertura: esta opción permite seleccionar si se ingresará una Solicitud de Gasto con Apertura.

Al seleccionar que "Sí" el sistema habilita los siguientes campos, que permitirán detallar la distribución de los gastos según apertura de centro de costos o JobNumber:

•JobNumber: en este campo se podrá elegir entre dos opciones, "Único" o "Apertura". Si se selecciona "Único" cuando la solicitud tenga asociado un número de JobNumber y se imputará el gasto a una sola campaña. En el caso de seleccionar "Apertura", se habilita el campo Apertura por JobNumber para marcar los JobNumbers con los porcentajes de distribución correspondientes y sirve para imputar el gasto a varias campañas.

•Apertura Centro de Costos: sirve para seleccionar un Centro de Costos con sus porcentajes de distribución definidos.

•N° JobNumber: se habilita cuando en el campo JobNumber se selecciona la opción "Único". El campo permite ingresar el número de JobNumber presionando la tecla de ayuda "F2".

•Apertura JobNumber: se habilita cuando en el campo JobNumber se selecciona "Apertura". El campo permite ingresar, con la ayuda "F2", los JobNumber con sus porcentajes de distribución definidos. Luego de cargar los datos, la distribución se completa en la Solapa Detalle en forma automática. En el caso de seleccionar la opción "No", la grilla deberá completarse manualmente.

Importante: solo se pueden imputar gastos a Órdenes de Trabajo abiertas o cerradas parcialmente.

Meses de Diferimiento: se habilita cuando el concepto de gasto seleccionado tiene periodicidad mensual. Pueden existir gastos que se paguen, por ejemplo, en forma trimestral, semestral, mensual, en varias cuotas, etc.

El consumo del mismo es siempre mensual. Cuando se ingresa una factura de gastos en un mes determinado, se ingresa el resultado que puede pertenecer a varios meses.

La aplicación posee este campo para ingresar la cantidad de cuotas en el que se distribuirá el gasto menos uno, que es el mes en el que se ingresa la solicitud. De esta manera, en la contabilidad se refleja el resultado real de acuerdo al consumo correspondiente.

Al completar este campo se habilita el botón "Devengar". Las cuentas contables que se utilizan en esta acción son: la Cuenta de gastos (Débito) por lo que se va consumiendo mensualmente contra la Cuenta Gastos a Devengar (Crédito), de la cual se debitará, contra la cuenta contable de Proveedores, una vez consumido todo el gasto.

Inicio Diferimiento: se completa automáticamente con la fecha en la que se está generando la Solicitud de Gastos, se podrá modificar según corresponda.

Vida útil: en caso que la Solicitud de Gastos, se genere para la Compra de un Bien de Uso, al seleccionar como concepto un bien cuya cuenta contable tenga código de observación "B1" (Bienes de Uso – Valor Original), se habilitará este campo para definir la vida útil del bien en meses o años.

Este campo se alimenta de la pantalla Conceptos Bienes de Uso.

Esta solapa aparece en la parte inferior de la pantalla.

•En el caso de seleccionar en la Solapa ‘Otros Datos’ la opción Sin Apertura, la grilla deberá completarse en forma manual y se deberán usar las filas necesarias para desglosar el gasto (los valores ingresados aquí tienen que coincidir con el valor ingresado en el campo Importe de la Solapa Datos Principales).

Si el gasto corresponde a distintas OT, JobNumbers, centro de costos o divisiones se debe abrir en diferentes lineas.

•En cambio, si se seleccionó la opción Con Apertura, la grilla se completará automáticamente con las distribuciones correspondientes.

En general, se utiliza cuando la empresa afronta gastos que les corresponden a un usuario, por lo cual se asigna contra una cuenta de anticipo al personal para luego descontársela. La forma de ingreso es manual, donde debe indicar el importe a descontar y sobre que cuenta.

Importante: Si desglosan los gastos por SubCuenta, no se podrá desglosar por Apertura de Centro de Costos o Apertura por JobNumber.

N° Cuenta: permite ingresar el número de la cuenta contable que tenga apertura por subcuenta y automáticamente completa el campo Cuenta Contable.

N° Subcuenta: se debe seleccionar la Subcuenta de la persona que se le abona el servicio y luego se procederá a descontar del sueldo, esta asignación completa el campo SubCuenta.

Importe: se debe ingresar el valor a descontar.