Existen algunos procesos dentro del sistema que requieren aprobaciones y/o autorizaciones especiales, algunos de ellos son:
Aprueba horas de Otros Colaboradores: si la agencia opta por aprobar las horas ingresadas por los usuarios antes de que dichas horas se registren en forma definitiva (configuración especial "Usa Aprobación Horas"), entonces se deberá definir quiénes son los usuarios responsables de aprobar las horas del resto.
Cuando un usuario aprobador ingresa a la aplicación, en la pantalla de AdvertMind Today, en la sección de Alertas, le aparece el mensaje de que posee horas para Aprobar. El usuario podrá aprobar o rechazar las horas.
Si las mismas son rechazadas, estas vuelven al usuario original para que las modifique y luego ingresa nuevamente en el circuito de aprobación.
Controla /Aprueba Gastos de Otros Usuarios: al ingresar muestra un listado donde permite definir si el usuario controla y/o aprueba planillas de gastos de otros usuarios.
Adicionalmente permite especificar el monto tope hasta el cual el usuario puede aprobar. De no ingresar ningún valor, significa que no existe tope.
En esta opción se asignan los responsables.
Requiere Control/ Aprobación de Gastos: es la función inversa a la descrita en el punto anterior, ya que permite consultar (y/o modificar) qué otros usuarios controlan y/o autorizan los gastos del usuario en pantalla, según montos topes preestablecidos.
En esta opción se consulta quien es el responsable de aprobarle los gastos.
Aprueba para Facturar: habilita al usuario la responsabilidad de "aprobar para facturar" las pautas y presupuestos de producción, liberando para que la gente de administración puede emitir la factura al cliente.
Aprueba por Cliente: habilita al usuario la responsabilidad de "aprobar por cliente" las pautas y presupuestos de producción brindando la posibilidad de comenzar a efectuar los trabajos y enviar las oc a los proveedores relacionados.
Aprueba Estimados No Facturables: esta opción se hace visible cuando el parámetro en configuraciones especiales "Aprueba No Facturables" esta habilitado, y habilita al usuario a aprobar estimados que fueron creados como No Facturables.
Aprueba Ordenes de Compra de Producción: cuando la Agencia requiere que las Ordenes de Compra de Producción sean Aprobadas, esta opción permite habilitar o no al usuario para que pueda efectuar dicha aprobación.
Registra cotización de Monedas Extranjeras al ingresar al sistema: le brinda al usuario la habilitación para cargar las cotizaciones de las monedas extranjeras definidas en el sistema.
Al ingresar a la aplicación, el sistema controla la tabla correspondiente, en función a la fecha del sistema, si detecta que alguna de ellas no ha sido actualizada, entonces le expone una ventana para su ingreso.
Puede ingresar facturas luego del pre-cierre: esto se habilita generalmente para los usuarios que efectúan los cierres contables, para permitirles el ingreso de información posterior a pre-cierre de mes. Las facturas serán tenidas en cuenta en la posición del mes.
Puede grabar definitivo Lista de Pago: esta opción permite al usuario seleccionado grabar definitivamente las listas de pago ingresadas.
Puede ver comisiones a proveedores: cuando se definen en el presupuesto o en la pauta la comisiones a recibir de los proveedores, se habilita a que el usuario pueda ver las mismas.
Puede ver contactos exclusivos: esta opción es utilizada cuando se trabaja con Grupos de Atención, y en el caso de que el usuario tenga habilitada esta opción, en las listas solo podrá seleccionar aquellos que pertenecen al mismo grupo.
Puede Reasignar Tareas De Su Departamento: habilita a que los usuarios de un grupo determinado puedan reasignarse las tareas, pero no cuando no pertenecen al grupo.
Puede Reasignar Tareas De Otros Departamentos: sugerimos brindar este permiso a los supervisores que deben asignar las tareas de todas las áreas operativas.
Puede Consultar Cuotas De Fee En Los Listados: para poder ver los fee a aprobar por cliente y para facturar se debe habilitar esta opción.
Puede Cerrar Pautas: habilita al usuario, una vez que se efectuaron los controles, a cerrar las pautas para que no se generen más cambios sobre la misma.
Puede Cerrar Estimados: habilita al usuario, una vez que se efectuaron los controles, a cerrar los presupuestos para que no se generen mas cambios sobre la misma.
Puede Rechazar Planillas De Gastos De Rendición: esta opción debe asignarse a los responsables de la aprobación de las planillas para que puedan devolverlas para su corrección.
Usa AdvertMind web solo para horas y tareas: para la gente que no utiliza el sistema en Windows se brinda un portal donde se puede efectuar acciones como crear un JobNumber, rendir gastos, aprobar presupuestos y pautas, pero esta opción utiliza la licencia.
Existen clientes que desean solo poder ingresar las horas, ver y responder las tareas. Efectuando la habilitación la licencia no consume el uso de la web.
Puede reasignar cualquier tarea desde el listado de tareas: la reasignación de tareas no debe ser una operación que todos los usuarios puedan efectuar, ya que alguien que no quiere hacer un trabajo se lo reasigna a otro, sugerimos que la tarea la defina un supervisor o una persona responsable asignada a dicha tarea.
Es usuario externo: se utiliza cuando es un usuario cliente.
Visualizar todas las solicitudes de gastos: es necesaria dicha opción cuando se debe controlar las solicitudes que se generan, ej.: Dto administración si bien no aprueba ni controla, pero debe poder ver todas para tener un control del avance y reclamar los pendientes.
Administración de ajustes de auditoria.
Puede generar ítems paquetes: permite generar paquetes para los distintos tipos de medios.
Dest. puede grabar fecha C.interno que supere la Fecha Prometida: cuando se tiene un supervisor al que se le envían todas las tareas y este la distribuye, tiene el poder de asignar la fecha de consenso, en este caso, a dicho responsable se le permite extender la fecha.
Administra USSGAAP: cuando la agencia pertenece a un grupo de agencia y necesita exponer movimientos contables que son solo a efectos de casa matriz, no a nivel contable interno, sugerimos habilitar esta opción.
Visualiza USSGAAP: para visualizar los movimientos en los distintos reportes (balance patrimonial, estado de resultado etc.) es necesario habilitarlo.
Aprueba contactos de prov.originados en la web proveedores: una vez que un proveedor crea el contacto en el portal, se debe aprobar para comenzar a utilizar, esta funcionalidad la debe efectuar un responsable.
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