Introducción
A través de esta opción permite crear Bienes de Uso de forma manual, por nuestra parte, no sugerimos esta acción.
Por nuestra parte recomendamos la utilización de Solicitudes de Gastos, en donde se selecciona el Concepto del Bien de Uso con su correspondiente cuenta contable, donde se encuentra asociado el código de observación "B1" (Bienes de Uso – Valor Original), esto hará que se dé de alta automáticamente, en el Maestro Bienes de Uso luego de ingresar el comprobante de compra (Factura de Proveedor).
Importante debemos entender que el proceso del alta de bien, no esta asociado a la gestión contable al ingresarlo de esta manera por lo cual, se debe ingresar un comprobantes manual o un registro manual que refleje el ingreso en la cuenta contable de bien de uso, cualquier error en dicha carga no es controlado por el sistema, sugerimos efectuar los correspondientes controles antes de iniciar los procesos de contabilización.
Configuraciones
Antes de comenzar a utilizar las amortizaciones se solicita definir como se va a efectuar el calculo y si el método es por año de compra completo o lineal.
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Requisitos
Haber cargado la solicitud de gasto identificando el concepto de gastos.
Se deben haber cargado los conceptos de bienes de uso donde se identifica las cuentas de valor origen, amortización acumulada y la cuenta de gastos.
Forma de uso
No sugerimos el alta de bienes desde esta opción ya que el valor del bien que estamos ingresando debe estar registrado en la cuenta de bien de uso valor de origen, por otro lado, el saldo de dicha cuenta debe coincidir con el listado de bienes y el saldo a amortizar.
En base a esto exponemos la forma de carga manual
Para comenzar debemos presionar el botón Nuevo y automáticamente asigna un Código de identificación único, que indica el orden en que fue creado el bien. Debemos ingresar una Descripción que identifica el Bien y que sea única, ya que si ingresamos dos mesas, se debe poder identificar de manera clara cual es una o la otra. El pedido se debe a que si en algún momento se da de baja o se vende el bien debe estar identificado para poder efectuar el movimiento y no cometer errores.
La Fecha de Compra del bien se debe registrar y corresponder con la de emisión que posee la Factura del Proveedor.
El Valor de Compra del Bien se corresponde con el momento en que se efectuó la compra. La Factura del Proveedor muestra el importe total del valor del bien.
El campo Proveedor y N° de Factura se encuentran inhabilitados y se completan automáticamente en el caso que el bien de uso se ingrese desde la Solicitud de Gastos, donde se debe cargar la Factura de Compra del bien con el Proveedor correspondiente.
En el momento del ingreso permite asignar un Centro de Costos al Bien de Uso. Al amortizar el Bien, la parte depreciada se asociará al Centro de Costos seleccionado.
Permite la selección de la División cuando la Agencia utiliza SubEmpresas, en el momento de proceder al registro de la amortización, la parte depreciada se asociará a la División seleccionada.
Permite determinar si un bien se encuentra Vigente o no vigente.
El ejercicio de Ejercicio Baja y el Mes se habilita cuando se presiona el botón "Baja Desuso". Permite seleccionar el ejercicio en el que se desea realizar la baja del Bien, adicionalmente, permite el ingreso de un Motivo de Baja, que puede ser Desuso y Amortización Total.
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El campo Concepto Contable permite seleccionar las cuentas contables donde se agrupará el bien. La Vida Útil muestra, por defecto, la ingresada según el concepto contable seleccionado, pero puede ser modificada manualmente.
Los siguientes campos se completan automáticamente a partir de la creación del bien de uso y de sus correspondientes amortizaciones:
•Ajuste Valor Original Saldo Inicial Y Saldo Actual. •Amortización Valor Origen (e/r) Saldo Actual. •Amortización Revaluación Valor Origen (e/r) Saldo Actual •Amortización Acumulada Saldo Actual •Ajuste Amortización Acumulada Saldo Inicial Y Saldo Actual La Amortización Acumulada Saldo Inicial se puede editar en el caso de que el bien haya sufrido amortizaciones anteriores a la utilización del sistema o con otra forma de cálculo.
En la Fecha de Inicio de Amortización se debe indicar qué día inicia a amortizar el bien, independientemente de la fecha de compra del mismo. Permite ser ajustado cuando se ingresa el bien por medio de la Solicitud de Gastos.
En el campo Importe Amortización 1° Período se debe definir el importe que se requiere amortizar en el bien de primer período.
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La solapa Divisiones se habilita cuando la Agencia utiliza SubEmpresas y permite definir la distribución del bien en las distintas unidades de negocio, en base a la definición del porcentual. |
Esta solapa se solicita en los casos que los bienes se traten de computadoras, donde se completan los campos: Valor de Mercado: es el valor por el cual se adquirió el producto.
Marca, Modelo, Serie, Velocidad, Memoria, HD: de la computadora que se desea registrar como Bien de Uso.
Usuario: es aquel que solicitó el bien o es una persona que utiliza el bien.
El Departamento define a cuál pertenece el bien.
Una vez completado todos los campos debemos registrar el bien con el botón grabar.
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Para poner en funcionamiento el proceso de amortización es necesario que se complete un layout similar al de la imagen que visualizamos, se lo debe solicitar a AdvertMind dto. implementaciones que le brinde soporte en el proceso de incorporación de los bienes.
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Cuando se da de alta un bien de uso manualmente puede ser que el mismo se haya contabilizado en forma manual algunos meses previos y se deba ajustar la fecha en la cual comienza a amortizar con el sistema, incorporando la amortización acumulada a la fecha actual.
Para explicar el caso, exponemos un ejemplo de una compra de un bien con fecha 10/11/2020 se llevo en forma externa y en 9/2021 se incorpora en el sistema para el cálculo mensual.
El valor de compra del bien fue de $ 658.232 y su vida útil de 36 meses, la amortización acumulada a la fecha es de 10 meses por lo cual da 658.232/36*10 = 18.184,22
A tener en cuenta:
•Cuando se da de alta el bien permite incorporar la fecha a partir de la cual se va a comenzar a amortizar el bien, en este caso incorporamos Noviembre 2020, esto va a tener en cuenta para definir la vida transcurrida del bien (VT)
•Una vez creado el bien permite volver a consultarlo y sin haber efectuado el cálculo de amortizaciones ni pre cerrado el mes, permite modificar el bien e incorporar el valor de la amortización acumulada.
Una vez efectuado los ajustes, podemos ver en el cálculo de la amortización cual es el valor correspondiente el mes a contabilizar en este caso Septiembre del 2021
Importante el bien de uso se puede modificar siempre y cuando no se haya amortizado previamente y el mes se encuentre abierto.
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En el momento de dar de baja un bien de uso, pueden darse dos situaciones:
•En el mes donde se quiera dar de baja se haya contabilizado la depreciación, para lo cual se debe eliminar la contabilización con el estado del mes en Pre-Cierre. •No se haya efectuado la depreciación de los bienes. oEl primer paso es consultar el bien y validar si permite efectuar la baja en el mes requerido.
oSe debe consultar la opción en Contabilidad - Bienes de Uso y Amortizaciones - Cálculo de Amortizaciones, oSeleccionar el mes y presionar el botón "Contabilización Anular" de la barra de herramientas superior.
De esta manera, se libera el mes para poder dar de baja el bien.
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Requisito
El sistema en forma obligatoria una cuenta contable que represente la baja, es una cuenta de resultado que tiene el código de observación (BR)
Se utiliza cuando el bien se vende, por lo cual se generará una factura de venta, en el sistema existe una opción adicional que se llama Facturación de bien de uso.
En este proceso dará de baja el bien por el total de lo pendiente de amortizar y la diferencia entre el valor de venta y lo amortizado puede dar una ganancia o pérdida que se contabilizará en la cuenta con el código de Observación (BR)
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El botón Nuevo permite el ingreso de un nuevo Bien de Uso.
El botón Consulta permite consultar y/o actualizar los bienes. Una vez consultado debemos presionar el botón Modificar para efectuar el ajuste, para guardar dicho cambio se debe utilizar el botón Grabar.
La opción de Eliminar se habilita cuando se consulta un bien y el usuario tiene nivel de acción de supervisor en la opción y el bien no tiene factura asociada, ni tiene movimientos, ej.: no fue vendido, ni fue dado de baja por desuso. El sistema elimina el Bien de Uso como si nunca se hubiese ingresado.
El botón Cancelar permite finalizar la acción que se está efectuando en ese instante.
La Baja Desuso sirve para determinar cuándo un Bien de uso, que posea o no amortización, se encuentra en desuso. Al presionar el botón, se habilitan en la Solapa Datos Principales, los campos Ejercicio Baja, Mes, Motivo de Baja que deberán completarse con los datos correspondientes a la baja por Desuso o Amortización Total.
Para Confirmar Baja se activa el botón luego de presionar el botón "Baja Desuso". Al presionarlo se confirma que se desea dar de baja el Bien de Uso consultado. La aplicación genera un asiento contable dependiendo el motivo de baja seleccionado. En el caso de que el mes en el que se desea registrar la baja esté cerrado o con Pre Cierre, no se podrá de dar de baja el Bien.
Para tener un mejor seguimiento se permite incorporar un código de inventario.
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El cálculo mensual se efectúa en la opción cálculo de amortización
Guías de usuarios
Ingresar manualmente el detalle de un bien de uso
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