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ACCESO
Menú Principal AdvertMind:
•Gastos -Contratos y Solicitudes de Gastos -Solicitudes de Gastos
ACCIONES PREVIAS
1.Haber definido el funcionamiento de gastos en la Agencia.
•Sistemas -Configuraciones del Sistema -Configuraciones Especiales-Gastos
2.Definir si se hará el control de gastos por cliente o por campaña.
•Opción Control de Gastos por JobNumber
•Definir el circuito de aprobación de gastos.
3.Opción No Permite Autoaprobar Gastos.
•Haber definido los circuitos de aprobación de gastos
4.Definir por cada usuario si aprueba y/o controla gastos de otros usuarios.
•Sistemas -Usuarios y Seguridad -Usuarios-Gastos
5.Haber definido la obligatoriedad o no de generar órdenes de compra para las solicitudes de gastos
•Sistemas -Configuraciones del Sistema -Configuraciones Especiales-Gastos
6.Opción Orden de compra obligatoria en Gastos.
•Haber ingresado los conceptos de bienes de uso.
7.Contabilidad -Bienes de Uso y Amortizaciones -Conceptos Bienes de Uso
PROCESO
1.Acceder a la pantalla de Solicitudes de Gastos.
2.Presionar Nuevo.
3.En la solapa Datos Principales,
a.Seleccionar el concepto por el bien de uso a adquirir en el campo Concepto.
b.Ingresar la descripción del bien en el campo Detalle.
c.Ingresar el importe del bien neto de I.V.A. en el campo Importe.
d.Seleccionar la moneda en que se indica el importe del gasto en el campo Moneda.
e.Ingresar la cotización de la moneda en el campo Cotización (Habilitado al seleccionar una moneda extranjera).
f.Seleccionar la opción Débito en el campo Tipo.
g.Seleccionar la división del concepto en el campo División de Subcuenta (se habilita cuando la agencia usa división)
4.En la solapa Detalle, ingresar la imputación del bien en forma manual (opcional). Usar las filas necesarias. La sumatoria del detalle debe coincidir con el valor del campo Importe de la solapa Datos Principales.
a.Seleccionar el centro de costos en la columna CC.
b.Seleccionar un JobNumber relacionado al cliente Agencia en la columna JobNumber.
c.Ingresar el importe del bien neto de I.V.A. en la columna Importe.
d.Seleccionar la división en la columna Nº División (Habilitada cuando la Agencia usa divisiones).
5.En la solapa Datos Contables, ingresar esquemas automáticos de imputación (opcional).
a.Seleccionar la opción Si en el campo Con Apertura.
b.Seleccionar la opción Único en el campo JobNumber para asignar a un solo JobNumber el bien o la opción Apertura para imputar a un grupo de ellos.
c.Seleccionar el código de apertura de centro de costos en el campo Apertura C. Costos. (opcional)
d.Seleccionar el JobNumber en el campo Nº JobNumber (Habilitado al seleccionar la opción Único en el campo JobNumber) (Se muestran las aperturas en la solapa Detalle).
e.Seleccionar el código de apertura de JobNumbers en el campo Apertura por Job (Habilitado al seleccionar la opción Apertura en el campo JobNumber). (Se muestran las aperturas en la solapa Detalle).
6.En la solapa Otros Datos,
a.Seleccionar la opción Externo en el campo Tipo de Proveedor.
b.Seleccionar al proveedor en el campo Proveedor.
7.Presionar el botón Grabar (Se graba la solicitud. Al ingresar posteriormente, la factura del proveedor relacionada con la solicitud se genera el bien de uso en el maestro de Bienes de Uso).
RESTRICCIONES
Sólo se puede ingresar solicitudes de gastos en moneda local o en monedas extranjeras cuya cotización diaria sea administrada por el sistema.
Si se ha definido el control de gastos por cliente, sólo se podrán imputar los gastos a JobNumbers genéricos por cliente.
Enlaces de interés: