Existe una configuración especial que se denominada “Usa Circuito de Aprobación Notas de Crédito".

Cuando dicha configuración se encuentra habilitada “TRUE”, el sistema permite grabar en forma provisoria las NC/ND automáticas sin aplicarlas a ningún documento ni contabilizarlas hasta el momento que un usuario con los permisos correspondientes realice la aprobación definitiva de la nota de crédito o débito.

1.Se debe configurar los usuarios que van a efectuar las aprobaciones de Nota de Crédito/Débito. El permiso para aprobar las notas de crédito o débito se configura desde la opción de usuarios dentro de la solapa “Configuraciones y Actividades”, dentro de las actividades específicas.

2.En el momento de emitir el comprobante manual, que no debe estar asociado a ningún comprobante,  le va a informar al usuario que el mismo no será contabilizada hasta que la misma se apruebe

3.Una vez generado el comprobante, se sugiere configurar en los usuarios aprobadores la alerta "NC anula FC de clientes pendiente de aprobar" donde se exponen los comprobantes pendiente, otra posibilidad es utilizar el listado "Listado de NC Anula Facturas de Clientes Pendientes"

4.Cuando se consulta el comprobante sobre la parte superior se habilitan los botones de aprobación o desaprobación.

Vemos que representa cada campo del encabezado.

El primer paso es definir el cliente de facturación y titular al cual se le emitirá la factura. A tener en cuenta: deben esta creados previamente para poder utilizarlos.

Esta opción nos permite definir el tipo de operación a efectuar, que puede ser:

•Comprobante Manual: permite generar los comprobantes facturas, nota de débito y crédito, sin ninguna asociación.

•N/C asociada a un comprobante: se solicita identificar a qué factura o débito va a quedar asociada el siguiente crédito.

•N/C administrativa: en general, se usa para otorgar un descuento financiero.

Podemos identificar el origen de facturación que genera el comprobante donde encontramos las siguientes posibilidades:

oGeneral: cuando no corresponda o tenga relación con un trabajo en particular.

oMedios: cuando tenga relación a la contratación de espacios, se va a visualizar una nueva columna donde se debe identificar el medio que va a tener relación.

oProducción: cuando se relacione con los presupuestos de producción, se visualiza una columna donde se debe identificar al tipo de producción.

Una vez que se haya elegido el origen medios o producción el sistema va a utilizar dicha información para exponerlo en los listados relacionados, por esto es importante identificarlo.

Se debe identificar el tipo de comprobante a emitir y en forma automática va completar el campo de condición de IVA con los datos que se ingresaron en el maestro del cliente; se propone una cuenta contable integradora que va a exponer el saldo impago.

Solapa Datos Adicionales

Solapa Impuestos

Solapa detalle

Se habilita para que se puedan ingresar los datos del comprobante y luego presionar el botón ‘Confirmar’. Para completar el ingreso del comprobante, se deberán cargar los siguientes datos: JobNumber: se deberá seleccionar la campaña asociada al comprobante (con Estado Abierta). Para ello se habilitan dos teclas de función, para la visualización y selección del mismo. •"F2": se expone el Listado del Job del Cliente Titular. •"F3": trae el Listado de JobNumbers Genéricos. En el caso de conocer el numero de OT se sugiere ingresarlo manualmente, ya que completa el campo de JobNumber en forma automática. N° de OT : se completará automáticamente luego de haber seleccionado el JobNumber en el paso anterior, caso contrario se deberá seleccionar presionando la tecla de Ayuda "F2". Tarea/Medio: si el origen de la facturación seleccionado es Medios o Producción, la aplicación habilitará el ingreso de este campo con la ayuda correspondiente. N° Cta.: el sistema permite la selección de la cuenta contable de imputación. La lista de selección disponible muestra solo las que aplican al módulo de Clientes. Importante: la cuente de venta anticipada no va a estar disponible en este listado, para emitir una factura con esa cuenta debe utilizar la opción de Venta Anticipada. Detalle: es un texto alfanumérico de ingreso libre. Es aquel que saldrá impreso como detalle de cada ítem del comprobante. N° Cta.  IVA: se completa automáticamente con la cuenta de IVA asociada a la Cuenta Contable ingresada anteriormente. Neto: se debe completar con el importe Neto del comprobante sin impuestos. IVA: se completa automáticamente con el cálculo correspondiente a la Cuenta de IVA asociada en la carga y el importe Neto ingresado. Es editable. Proveedor: se completará con el Proveedor asociado al JobNumber seleccionado. En el caso de que no lo tuviera, aparecerá la leyenda "Sin Proveedor", pero si se quiere asociar un Proveedor a dicho comprobante se deberá presionar el botón "F2" y el sistema traerá la "Ayuda de Proveedores".

Solapa Resumen

Una vez que se procede a confirmar los datos ingresados se abre una nueva ventana que muestra una previsualización del comprobante que se va a generar.

Para poder previsualizar  el comprobante hay que presionar el botón que se encuentra en la parte superior "Previsualizar" e ingresar notas adicionales y aclaratorias.

¡Atención! No nos permite modificar el texto de la factura en esta instancia, en caso de necesitar realizar el cambio se puede presionar el botón Cancelar y efectuar la modificación.

Se habilita la posibilidad de ingresar un redondeo tanto en el neto como en el IVA.

Por último, se debe confirmar el comprobante para finalizar el proceso.

Sucursal Actual: determina la sucursal (fiscalmente es el punto de venta) con la que se va a emitir el comprobante. Es parte del número del comprobante. En el caso de los países que no utilizan sucursales, la factura se graba con 00 más el número de la factura. En ocasiones sirve de filtro o de control en la carga de los pendientes, ya que algunas Agencias tienen asociadas las divisiones a las sucursales. Cuando se utiliza la factura electrónica también determina si la sucursal es electrónica o no.

TC Cualidad Fiscal:  se utiliza cuando el país=República Dominicana y cuando están activos los parámetros: "Control de Numeración DGI por Tipo de Comprobante" y "Control de Numeración DGI por Cualidad Fiscal". Es un dato que define qué numeración se utilizará, según el tipo de Cliente. Las opciones a seleccionar son:Fiscal+ No fiscal+ Gubernamental+ Reg. Espec.+ Zona franca

Facturación de Exportación:  se habilita cuando el país=Guatemala. Se utiliza para asignar la letra del comprobante ingresado.

Facturación con IVA (Exterior): se habilita cuando el país=Argentina/Costa Rica/Panamá/Chile o el Cliente seleccionado está configurado en el Maestro de Clientes de Facturación como "Exterior". Al seleccionarlo, fuerza el cálculo del IVA y cambia la letra de la factura (E).

Con Timbre: aparece para Costa Rica y permite que en la factura se calcule el impuesto al Timbre.

Boleta de Venta:  se visualiza para Perú y genera la factura usando este tipo de Comprobante.

Se habilitará para Colombia/Guatemala y aparece cuando se graba una factura a la que le corresponde calcular retenciones, según el Maestro de Clientes de Facturación. Luego de seleccionar la/las Facturas a facturar y Confirmar selección, se abrirá la ventana de Cálculos de Retenciones de Renta. La misma está compuesta dos solapas:

Datos principales: del lado izquierdo de dicha solapa se encuentran los datos del Cliente, el Tipo de Persona (ingresado en el Maestro de Clientes de Facturación) y el Tipo de Responsable. Del lado derecho aparecerá un recuadro que contiene todas las retenciones posibles (según el país).

Retenciones:

Concepto: en esta línea se realizan los cálculos de IVA, ICA y retenciones.

Monto Mín. Imp.: es el monto mínimo imponible sujeto de retención. La información la trae del Maestro de Retenciones.

Monto Factura: es el cálculo correspondiente a cada línea.

% : es el porcentaje de retención de renta.

Total a retener: es el total a retener.

Cuenta: detalla la cuenta contable a la cual se imputará la retención. La información la toma del Maestro de retenciones.

A partir de Release 4.6, cuando es necesario emitir una nota de crédito por volumen o por un descuento financiero, es posible utilizar la funcionalidad de el tipo de operación que no se encuentra asociada a una factura sino a un período que se debe identificar.

La forma de carga de los campos restantes es igual al proceso manual, solo se puede utilizar en las sucursales que no son de facturación de crédito electrónica.

Las notas de crédito generadas de esta manera pueden ser asociadas a distintas facturas durante el proceso de pago, no tienen limitaciones.