Antes de comenzar a utilizar el presupuesto debemos definir qué método de carga vamos a utilizar.

Cada método representa una forma de carga diferente en la opción de Presupuesto de Ingresos, nuestra sugerencia es utilizar el "Detallado por Medio y Tipo de Producción" que brinda mayor detalle.

Según el método seleccionado en la opción de Presupuesto de ingreso se va a mostrar para su discriminación en diferentes niveles.

Para crear el presupuesto debemos, primero, definir un nombre y luego incorporar los porcentajes de utilidad planificados.

Definir un nombre y el período

Brindamos la posibilidad de definir distintas versiones del presupuesto, dado que puede haber distintos grupos de personas en la agencia que manejen varios clientes al mismo tiempo, por esto brindamos la posibilidad de presupuestarlos en forma separada. Para comenzar, se debe presionar el botón Nuevo y habilita el ingreso del nombre que lo identifica; en la Versión permite filtrar solo los clientes vigentes para evitar errores. Es importante aclarar que el sistema permite crear múltiples VERSIONES del presupuesto de ingresos para un mismo período, cada versión puede contener información de uno o múltiples clientes.  Se recomienda una versión por período y con data de múltiples clientes. Una vez efectuado el ingreso se debe proceder a Grabar la versión.

Incorporar porcentajes de utilidad

Una vez que se registró la versión, se habilita una serie de campos adicionales, donde sugerimos utilizar: solo los clientes vigentes. A partir de esto se debe seleccionar el cliente y el producto para el cual se van a ingresar los porcentajes de comisión y utilidad esperada. Es importante aclarar que esta asignación es también por División, en el caso de que la agencia la utilice, es decir que, si un mismo cliente tiene un presupuesto por la cantidad de divisiones, en el presupuesto se debe cargar uno por cada una, modificando la división solamente. •Una vez seleccionado el producto, se debe presionar el botón Ver Datos, esto carga la solapa de movimientos con el detalle. Esta apertura se efectúa en la solapa Movimientos.

Movimientos

Importante: no trate de ingresar los porcentajes, ya que en el momento de efectuar la apertura, el sistema los borra. En una instancia posterior a la designación de los medios y proveedores va a poder ingresar los porcentajes. Para avanzar en la carga se debe definir la apertura que se desea efectuar, para lo cual se presiona el botón de Apertura. Luego, se debe identificar el medio y el proveedor donde se va a efectuar la inversión. En el caso de Producción se exponen en el reporte todos los tipos de producción ordenados por el código. Se listan todos los tipos de medio y en cada uno muestran los medios activos y el proveedor que trabaja por defecto, en el buscador permite seleccionar por Medio, Proveedor o Tipo de medio e ingresar el nombre en buscar para que muestre el mismo y permita su selección. Se brinda un buscador, en la parte superior, para que la búsqueda no se tan pesada, exponiendo si es por el medio o proveedor. Con la selección efectuada se debe confirmar la misma.

Asignación de porcentajes

Con la discriminación de la inversión en medios, permite comenzar a ingresar el porcentaje de comisión y ganancia planificada. Con los porcentajes se debe ingresar, para medios y producción, la inversión en cada mes y en base a los porcentajes cargados, efectúa los cálculos en forma automática exponiendo el valor correspondiente a cada uno, como se ve en la parte inferior del listado. Por último, se sugiere registrar los cambios, para lo cual utilizaremos el botón Grabar.

Vamos a utilizar la opción de crear un nueva versión del presupuesto, para facilitar su carga una vez que se ha generado la primer versión, podemos utilizar copiar de la versión anterior para traer los montos ingresados para los meses previos.

Por nuestra parte aconsejamos utilizar crear esta nueva versión, incluir valores de meses cerrados, ya que de esta manera va a tomar los valores reales efectuados para dicho mes, sin tener en cuenta lo presupuestado, en caso de no seleccionarlo va a tomar los valores presupuestados para meses pasados.

Como ejemplo si genero un presupuesto la versión 1 por todo el año y a mitad de año se genera una versión 2 ajustando los últimos seis meses, quisiera que los primeros 6 meses nos muestre el valor real, no los valores presupuestados.

Para finalizar la generación de la nueva versión se debe proceder a grabar la misma.

Nuevo: permite generar una nueva versión de presupuesto, se usa solo en esta situación.

Una vez creado para consultar lo hecho, seleccionaremos el cliente y producto, y para ello se presiona el botón Ver datos, que expone la grilla de movimientos.

Modificar: se habilita cuando se haya seleccionado un cliente, producto y una división (en caso de utilizarse estas). El botón no se habilita si cualquiera de las 3 selecciones ha utilizado la opción "TODOS". Habilita el ingreso de datos en el presupuesto, tanto en la sección de "Porcentajes" como en la solapa Movimientos.

Eliminar: se habilita cuando se están consultando los datos de un presupuesto y posibilita borrar todos los datos del presupuesto que se está consultando, sin importar el nivel de detalle de la consulta.

Grabar: se activa cuando se está en modo modificación y permite grabar los datos ingresados en la solapa de Filtros/Porcentajes y en la solapa de Movimientos.

Exportar: permite descargar el presupuesto que se está consultando en formato Excel, PDF, HTML o texto.

La opción de Imprimir permite descargar el presupuesto que se está consultando.

Cancelar: deshace la acción actual descartando las modificaciones efectuadas.

Apertura de medios proveedor: se utiliza para indicar con qué medios va a invertir, en forma posterior debe ingresar los correspondientes valores.

Cerrar a Modificaciones: se habilita cuando se consulta un presupuesto y este se encuentra en estado "Abierto", permite marcar como cerrado al presupuesto para bloquear nuevas modificaciones. Para poder utilizarlo el usuario deberá tener nivel supervisor, una vez cerrado se habilita la opción Abrir a Modificaciones.