Existe una serie de campos que son informativos, que nos brindan información de la fecha, el cliente, la campaña, tema.

Pero hay otros que veremos en más detalle, que nos solicitan definir una acción.

Encabezado

Datos principales El número de pauta indica sobre qué pauta se van a generar las órdenes. Recordemos que en la pauta permite seleccionar muchos medios, pero en el momento de ordenar se debe efectuar, medio por medio, en forma unitaria. Filtro principales Muestra por defecto el primer medio que encuentre en el plan pendiente de ordenar, permitiendo segmentar las órdenes por material, contrato y tipo de publicación (Ej.:PNT o Tanda), adicionalmente, podemos cambiar la condición de pago al proveedor. Por defecto, muestra la establecida en el proveedor. Otros datos Permite incorporar un número de orden de compra por la inversión y otra por la comisión de agencia definiendo las fechas correspondientes. Notas  al pie Permite incorporar ciertas notas que le indiquen forma de trabajo o entregas acordadas.

Cuerpo

Se muestra el aviso y su tarifa, que permite ajustar con un valor de costo diferente y, adicionalmente, permite ingresar hasta 4 descuentos por defecto. En la sección superior del cuerpo encontramos una barra de botones, que nos permite definir cómo queremos generar las órdenes. •Por ítem: cuando una orden tienen varios programas, en esta pantalla solo veremos un programa, en ese caso, por cada programa, va a generar una orden diferente. •Por aviso: se suele usar para prensa, donde a veces hay un aviso por semana, entonces, se ordena semana a semana. •Por fecha: permite ordenar la primera quincena y dejar pendiente la segunda. •Todos los avisos en una misma orden: todos los programa en sus diferentes ítems, dentro del período, van a a generar una única orden. Al seleccionar la forma podemos confirmar la generación de la orden, los avisos quedan en color negro, indicando que forman parte de la orden, y sugerimos consultar la solapa de visual para ver cómo queda. Una vez validado procederemos a Grabar, con el botón que se encuentra sobre la parte superior, la orden y podremos continuar con el siguiente período o medio. Al finalizar de ordenar y no quedar nada pendiente volveremos a la consulta del plan, donde los avisos quedaron en color azul comprados y se expone una columna de bloqueo.

Filtros

La generación automática solicita identificar el criterio que se desea utilizar para la generación de las órdenes, que puede ser por medio, proveedor, tipo de publicación y medio, tipo de publicación y proveedor, ítem o día.

Como ventaja brinda la posibilidad de definir en medio todos, esto generará en el período seleccionado para todos los medios que estén incluidos en la pauta.

Permite generar ordenes separadas por material y tasa distintas de IVA.

Notas al pie

Se brinda la posibilidad de ingresar notas en las distintas órdenes utilizando el período medio y modelo para seleccionar el tipo de nota a ingresar en los campos: notas 1 a nota 3; sobre la parte inferior se expone la nota que se ingresará en cada orden para su confirmación.

Confirmación

Cuando se confirma se generan las órdenes en forma automática y se vuelve a la consulta del plan.

Suele suceder que, por cambios en la duración o la condición de facturación, se requiera utilizar el mismo número de orden, para lo cual debemos conocer la pauta a la cual será asociada.

En esta instancia permite ingresar manualmente el número de orden y el número de la pauta.

Va a exponer un cartel donde nos indica que la misma tuvo un cambio de versión y en ese momento debemos decidir si corresponde informar al medio del cambio.

Luego, procedemos con la incorporación de lo avisos y costos correspondientes.

En el plan veremos cómo poder ver el historial de modificaciones (versiones de las ordenes).

Desde la consulta del plan se cuenta con dos opciones, la principal es cuando hemos terminado de generar las órdenes del plan y se quieren enviar al medio, por lo cual no buscamos una orden si no todas, en esa situación sugerimos utilizar la impresión de todas:

Una vez seleccionada la opción nos va a consultar si la deseamos imprimir a papel o si deseamos exportarla a pdf para su posterior envío.

Otra posibilidad se da cuando se efectúo un cambio y se desea enviar la actualización de una única orden, en ese caso podemos consultar el aviso y haciendo clic con el botón derecho del mouse, sobre la opción de órdenes, nos permite imprimir la misma.

Desde el listado de ordenes permite filtrar el cliente y el período de consulta, cuenta con una columna que nos permite seleccionar para indicar que se quiere imprimir la misma.

Importe

Solo veremos los cambios que se pueden efectuar desde la orden, hay otros cambios que se deben efectuar desde el plan, como por ejemplo el nombre del programa, su duración,  cantidad de avisos, tipo de publicación y condición de facturación.

Estos cambios van a afectar a ambos comprobantes de la misma manera, por lo cual se efectúan desde el plan y replican en la orden.

Se debe posicionar en el aviso que deseamos consultar y, con el mouse, hacer clic con el botón derecho, nos mostrará la posibilidad de editar la orden.

Debemos tener presente que la modificación de la orden solo permite algunos cambios como: el costo, los descuentos o las notas y el proveedor asociado a la misma, ya que podemos haber ordenado por un proveedor y corresponde utilizar otro.

Modificar el proveedor

Para poder efectuar el cambio, sobre la parte superior, se habilita el botón Modificar al desplegarse encontramos la opción de cambio de proveedor, recuerde antes de efectuar el cambio de validar en el medio se haya asociado el proveedor al cual queremos enviar la orden.

Se habilita, sobre la parte superior, el campo de proveedor que permite efectuar el cambio y hacer el envío posterior.

Modificar las Notas

De la misma manera que en el cambio del proveedor, sobre la parte superior, encontramos la opción de cambio de notas al pie.

Modificación de costos

Para efectuar cambios de este tipo, sobre la parte media en la sección datos del ítem, encontramos una serie de botones en donde se encuentra el botón Modificar, que al presionarlo habilita la parte inferior, permite cambiar tanto el costo como los descuentos de los diferentes ítems, como así también los temas impositivos.

Una vez efectuados los ajustes, debe grabarlos para registrar el cambio.

En esa instancia, sobre la parte superior, podemos enviar la misma por mail, al presionar el botón el sistema se conecta son el servicio de correo configurado en la maquina desde la cual se genera y crea un mail utilizando la casilla de correo de la persona y obteniendo el mail del medio que se ha ingresado en el maestro del mismo.

Desde el listado de ordenes permite filtrar el cliente y el período de consulta. Haciendo doble clic sobre el número de orden permite consultar la misma.

El cierre de órdenes se utiliza una vez que se efectuó el control de los avisos y se confirmo la emisión de los mismos.

El cierre no permite que se modifique nuevamente la orden y permite que el departamento contable proceda con la registración contable.

Este proceso sugerimos que sea obligatorio, ya que de otra manera el departamento contable va a proceder a los cierres en el momento de registración, generando la contabilización sin contar con el control de avisos.

El proceso es simple, sobre la parte superior, en el botón Control se habilita la opción de cierre sin permitir efectuar nuevas modificaciones.

Una vez cerrada la orden se puede volver a abrir si no tiene asociada la factura del proveedor para efectuar ajustes.

Debemos tener en cuenta que una orden cerro, es porque se efectuaron los respectivos controles de emisión o el departamento contable en el momento de registrar la factura del proveedor procedió al cierre de la misma.

•Por lo cual como paso previo a poder efectuar la apertura de debe controlar en la orden que la misma no se encuentre facturada, para lo cual se debe consultar la orden y visualizar la solapa facturación.

Para poder abrir el cierre de control se deben dar de baja la factura del proveedor, y no debe encontrarse cerradas las pautas del mes.

En esta situación se habilita sobre la parte superior la posibilidad de apertura de control.