Cuentas por Pagar > Facturación Proveedores > Control y Registración de Facturas Recibidas > Registrar Múltiples Facturas de Gastos relacionadas a una Solicitud de Gastos

ACCESO

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•Cuentas por Pagar - Facturación Proveedores -Control y Registración de Facturas Recibidas.

ACCIONES PREVIAS

1.Haber ingresado y aprobado una solicitud de gastos que permita el ingreso de múltiples facturas del proveedor.

Ver guía de usuarios: Ingresar una solicitud de gastos que permita registrar varias facturas de proveedor

PROCESO

1.Acceder a la pantalla Control y Registración de Facturas Recibidas.

2.En la solapa Datos Principales,

a.Seleccionar al proveedor en el campo Proveedor.

b.Seleccionar la opción Control e Ingreso Automático Facturas de Gastos en el campo Tipo Carga.

c.Ingresar el número de factura en el campo Comprobante

i.Seleccionar el tipo de comprobante.

ii.Seleccionar la letra del comprobante.(solamente en Argentina)

iii.Ingresar el punto de venta (solamente en Argentina ) y el número del comprobante separados por un guión (el sistema ingresa los datos de la solapa Otros Datos cuando el comprobante fue previamente recepcionado en la pantalla Recepción de Facturas de Proveedores)

3.En la solapa Otros Datos,

a.Ingresar la fecha en que se va a registrar contablemente el comprobante en el campo Fecha Contable.

b.Ingresar la fecha de emisión del comprobante del proveedor en el campo Fecha del Comprobante.

c.Ingresar el plazo de pago en el campo Plazo de Pago (se calcula la fecha de vencimiento y se muestra en el campo Fecha de Vencimiento).

d.Ingresar la fecha de vencimiento de la factura en el campo Fecha de Vencimiento (opcional).

e.Seleccionar la moneda del comprobante del proveedor en el campo Moneda.

f.Ingresar la cotización de la moneda extranjera en el campo Cotización (se habilita cuando se selecciona una moneda extranjera en el campo Moneda o en el campo Moneda Ord).

g.Ingresar el total de la factura en el campo Importe Total.

h.Ingresar el importe no computable para retenciones a monotributistas en el campo Importe No Computable (habilitado cuando el proveedor es monotributista)

i.Ingresar observaciones al comprobante en el campo Observaciones (opcional).

4.Controlar el CAI si el proveedor es inscripto o exento, en los campos Tipo Facturación y CAI/CAE

5.Cuando el comprobante NO coincida con el CAI del proveedor archivado en el sistema o el proveedor facture electrónicamente o use controlador fiscal.

a.Ingresar el CAI cuando el proveedor usa factura pre impresa

i.Presionar el botón CAI/CAE (se abre la ventana Selección de CAI/CAE)

ii.En la ventana Selección de CAI/CAE), en la solapa Datos Principales,

1.En la solapa Ingreso de C.A.I ingresar el nuevo CAI del proveedor.

a.Presionar el botón Nuevo.

b.Ingresar el código de C.A.I. en el campo Nº C.A.I.

c.Ingresar el vencimiento del código en el campo Fecha Vencimiento.

d.Presionar el botón Grabar (se graba el nuevo código de C.A.I. en el registro del comprobante del proveedor y en el maestro del proveedor).

b.Ingresar el número de C.A.E. cuando el proveedor factura electrónicamente.

i.Ingresar el número en el campo Nº CAE (habilitado cuando Tipo Facturación es Electrónica).

ii.Presionar el botón Aceptar. (se graba el CAE)

c.Ingresar el número de código del controlador fiscal

i.Ingresar el número en el campo Nº CAI. (habilitado cuando Tipo Facturación es Controlador Fiscal)

ii.Presionar el botón Aceptar (se graba la clave del controlador fiscal)

6.Presionar el botón AFIP para verificar la validez del comprobante del proveedor, (se hace la verificación en la página de la AFIP)(opcional).

a.Presionar el botón Imprimir (se imprime los resultados de la verificación).

b.Presionar el botón Cancelar (se cierra la consulta a la página de la AFIP).

7.En la barra de filtros Budget Control/Moneda Origen/Moneda Ord, seleccionar la moneda en que fueron emitidas las solicitudes de gastos.

8.Presionar el botón Iniciar (se abre la ventana Selección de Solicitudes de Gastos).

9.En la ventana Selección de Solicitudes de Gastos,

a.Seleccionar las solicitudes de gastos con conceptos de facturación múltiple incluidas en la factura del proveedor, marcando el check de la columna Selecc.

b.Presionar el botón Aceptar (Se abre la ventana Distribución de Solicitud de Gastos).

10.En la ventana Distribución de Solicitud de Gastos,

a.Ingresar el importe neto facturado en el campo Importe Total.

b.Seleccionar el centro de costos en la columna Nº C.C.

c.Seleccionar el JobNumber en la columna JobNumber.

d.Ingresar el importe neto de la factura en la columna Importe.

e.Seleccionar la división en la columna Nº División (Habilitado cuando la agencia usa divisiones).

f.Presionar el botón Aceptar (Se cargan los datos de las solicitudes seleccionadas en la solapa Resumen).

11.En la solapa Resumen,

a.Seleccionar la tasa de IVA, seleccionando la cuenta de IVA en la columna Nº Cta. IVA.

b.Seleccionar si los ítems de las solicitudes de gastos son deducibles del impuesto a las ganancias, marcando el check de la columna Deducible (opcional).

c.Ingresar las percepciones impositivas incluidas en la factura, marcando el check de la primera línea en blanco (se habilitan los campos de la línea).

i.Seleccionar el JobNumber al que se va a imputar la percepción impositiva, presionando la tecla F2 sobre la columna JobNumber (se abre la ventana Ayuda de Clientes Titulares).

ii.Seleccionar al cliente titular del JobNumber y presionar el botón Aceptar (se abre la ventana Ayuda de Productos…).

iii.Seleccionar el producto del JobNumber y presionar el botón Aceptar (se abre la ventana Ayuda de JobNumber).

iv.Seleccionar el JobNumber y presionar el botón Aceptar (se ingresa el JobNumber en la columna JobNumber).

v.Seleccionar la orden de trabajo, presionando la tecla F2 sobre la columna Nº OT (se abre la ventana Ayuda de Ordenes de Trabajo).

1.Seleccionar la orden de trabajo y presionar el botón Aceptar (se ingresa la orden de trabajo en la columna Nº OT.

vi.Seleccionar la cuenta contable de la percepción impositiva (con el código de observación correspondiente) en la columna Nº Cta

vii.Ingresar el valor 0000 en la columna Nº Cta. IVA para indicar que este concepto no está gravado por el impuesto al valor agregado.

viii.Ingresar el importe de la percepción en la columna Importe.

12.Presionar el botón Grabar Factura (se abre un mensaje solicitando confirmar el ingreso de la factura).

a.Presionar el botón Si (se graba la factura).

RESTRICCIONES

•El sistema no permite incluir en una factura emitida en moneda extranjera solicitudes de gastos emitidas en otra moneda extranjera.

NOTAS

El ingreso de la factura del proveedor genera automáticamente una nueva solicitud de gastos por el importe facturado relacionada a la solicitud original.

Se deduce de la solicitud original el importe facturado, mostrándose en la solapa Solicitudes Generadas, la nueva solicitud generada.

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