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ACCESO
•Menú Principal AdvertMind:
Cuentas-Seguimiento de los Trabajos -Tareas.
ACCIONES PREVIAS
•Ingresar las características del proceso. Completar todas las alternativas administradas por el sistema.
Menú Principal AdvertMind:
Sistemas-Configuraciones del Sistema -Configuraciones Especiales -Tareas.
•Haber ingresado un template de tareas (para poder usar un cuestionario pre armado).
Menú Principal AdvertMind:
Cuentas-Maestros de Cuentas - Template para Tareas.
Maestros-Maestros de Cuentas - Template para Tareas.
PROCESO
1.Acceder a la pantalla Tareas.
2.Presionar el botón Nuevo.
3.En la solapa Datos Principales,
a.Seleccionar la campaña relacionada en el campo JobNumber.
b.Presionar la tecla F2 sobre el campo JobNumber (se abre la ventana Ayuda de Clientes Titulares).
c.Seleccionar al cliente titular del JobNumber y presionar el botón Aceptar (se abre la ventana Ayuda de Productos).
d.Seleccionar el producto del JobNumber y presionar el botón Aceptar (se abre la ventana Ayuda de JobNumbers).
e.Seleccionar el JobNumber y presionar el botón Aceptar (se ingresa el JobNumber en el campo JobNumber).
f.Seleccionar un contacto del cliente en el campo Contacto (opcional).
g.Seleccionar un informe de contacto relacionado en el campo Nro In. de Contacto (opcional).
4.En la solapa Fechas,
a.Ingresar la fecha requerida de finalización de la tarea por parte del solicitante en el campo Solicita Finaliz. Cuentas.
b.Ingresar la fecha consensuada de finalización con el coordinador o con el destinatario de la tarea en el campo Consenso Interno.
c.Ingresar la fecha prometida al cliente en el campo Prometida al Cliente.
5.En la solapa Otros Datos,
a.Seleccionar a los destinatarios de la tarea en el campo Destinatario.
b.Presionar el icono ubicado a la izquierda del nombre del campo (se abre la ventana Contactos).
c.Hacer doble clic sobre cada contacto a incluir.
d.Presionar el botón Confirmar (se cierra la ventana Contactos y se ingresan los destinatarios en la tarea).
e.Seleccionar a los destinatarios a copiar en el campo Destinatario CC.
i.Presionar el icono ubicado a la izquierda del nombre del campo (se abre la ventana Contactos).
ii.Hacer doble clic sobre cada contacto a incluir.
iii.Presionar el botón Confirmar (se cierra la ventana Contactos y se ingresan los destinatarios a copiar en la tarea).
6.Ingresar el tema de la tarea en el campo Tema.
7.En la solapa Descripción, ingresar una descripción de la tarea.
a.En la solapa Form Asociado, seleccionar el template en el campo Form (opcional, se ingresa el cuestionario del template en la grilla de preguntas y respuestas).
b.Ingresar las respuestas al cuestionario que deban ser suministradas por el solicitante en la columna Respuesta.
c.En la solapa Presupuesto, ingresar si la tarea va a estar relacionada a un presupuesto de producción (opcional).
i.Ingresar un nuevo presupuesto asociado a la tarea (opcional).
ii.Presionar el botón Nuevo (se abre la ventana Ingrese Tema del Estimado).
1.En la ventana Ingrese Tema del Estimado,
2.Ingresar el tema del presupuesto de producción en el campo Tema.
3.Seleccionar el tipo de aprobación por parte del cliente del presupuesto de producción en el campo Tipo de Aprobación.
4.Presionar el botón Confirmar (se cierra la ventana Ingrese Tema del Estimado y se genera un nuevo presupuesto de producción sin ítems asociado a la tarea).
5.Asociar un presupuesto pre existente a la tarea (opcional).
6.Presionar el botón Asociar.
d.Seleccionar el mes y año del presupuesto en el campo Fecha.
e.Seleccionar el presupuesto en el campo Nº Estimado.
f.Presionar el botón Grabar (se asocia la tarea al presupuesto).
8.En la solapa T. de Produc. seleccionar los tipos de producción a usar en el presupuesto de producción que serán usados para facturar al cliente la tarea (opcional).
9.Adjuntar un archivo a la tarea, presionando el botón Adjuntar (se abre la ventana Archivos Adjuntos, opcional).
a.En la ventana Archivos Adjuntos, adjuntar archivos a la tarea (opcional).
b.Presionar el botón Adjuntar (se abre la ventana Abrir).
i.En la ventana Abrir,
ii.Seleccionar los archivos a adjuntar.
1.Presionar el botón Abrir (se cierra la ventana Abrir y se adjuntan los archivos a la tarea. El botón Adjuntar se muestra grisado para indicar la existencia de archivos adjuntos).
2.Presionar el botón Cancelar (se cierra la ventana Archivos Adjuntos).
c.Presionar el botón Mantener en Today para indicar la permanencia de la tarea en la pantalla AdvertMind Today del usuario solicitante de la tarea (opcional).
10.Presionar el botón Grabar (se graba la tarea con el estado stand-by).
11.Presionar el botón Enviar (se abre un mensaje solicitando la confirmación del envío).
12.Presionar el botón Aceptar (se envía la tarea a los destinatarios y a los copiados).
RESTRICCIONES
•Cada tarea puede estar asociada a un solo presupuesto de producción.
•La fecha de consenso interno debe ser mayor o igual a la fecha de finalización solicitada por el solicitante y menor o igual a la fecha prometida al cliente.
•Las tareas sólo se pueden enviar a usuarios del sistema.
•Dependiendo de las configuraciones de la Agencia en cuanto a las características del proceso de tareas,
•Se envían copias de las tareas en forma automática a los Jefes de Equipo y a los coordinadores.
•Se envían e mails con las tareas a creativos y empleados de Cuentas.
•Los copiados y los empleados de Cuentas pueden modificar tareas sin ser los solicitantes ni los coordinadores ni los destinatarios.
•No se puede imprimir tareas cuyos destinatarios sean creativos.
•No se puede relacionar tareas a JobNumbers genéricos.
•Se establece la obligatoriedad de usar templates de tareas.
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