•Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones.

•Permite descubrir qué es lo que se esta haciendo y comparar los resultados.

•Sirve como mecanismo para la revisión y de definir estrategias internas.

Para ingresar el presupuesto hay que entender que solo se habilita para cuentas contables de gastos y permite su ingreso por cada mes del ejercicio, detallado por cada centro de costos y cuenta contable distinta.

Nos permite obtener un reporte que contiene los gastos presupuestados versus el valor real que será expuesto por todo movimiento contable que toque dichas cuentas contables, sin importar el origen del mismo.

Para comenzar a utilizar el reporte se debe elegir los filtros a utilizar.

Principal

El primer paso es definir el año para el cual se genera el presupuesto.

Opciones

Grupo Centro Costos: permite seleccionar a un grupo que sume a varios centros.

Centro de Costos: expone una lista desplegable con los Centros de Costos para su selección.

Check Incluir Rubros de Cuentas: permite visualizar los rubros de cuentas en la Solapa Resumen.

Check Incluir Cuentas No Vigentes: incorpora aquellas cuentas contables que no se encuentran vigentes.

Visualización

Permite exponer por Rubro Contable permitiendo seleccionar entre el rubro Principal o Hyperion.

Presentación: se puede seleccionar entre detallada o resumida.

Para comenzar aconsejamos

Para iniciar debemos seleccionar el año al cual vamos a ingresar y deberemos elegir un centro de costos.

Es común no poseer una discriminación por centro de costos de los gastos, por lo cual, aconsejamos asignar todo el presupuesto al centro de costo de administración.

AdvertMind sugiere seleccionar en:

•Rubro contable: principal, para que muestre la organización de rubros que comúnmente se usa.

•Presentación: detallada, por cuenta contable, la presentación resumida no permite el ingreso del presupuesto.

Una vez seleccionados los filtros, en general, el análisis se efectúa por año calendario.

Con el fin de generar el presupuesto y controlarlo en forma eficiente, en el reporte se muestran tres solapas:

•Presupuestado: en esta sección, por cada cuenta contable, permite ingresar el importe que se presupuesta en un mes abierto.

Para poder ingresar, en la solapa de filtros, se debe seleccionar un centro de costo, dado que el sistema espera que se ingrese por cada centro lo que espera gastar, en el caso de que no se disponga de dicha apertura, se sugiere ingresar todos los gastos en un único centro, por ej.: administración.

Nos expone un listado organizado según los rubros del estado de resultados separados en forma mensual.

Entendemos que la carga del presupuesto se realiza el primer mes del ejercicio, para todos los meses del año, salvo en ocasiones donde no se estaba utilizando el sistema y se quiere comenzar a utilizar. En estos casos vamos a encontrar algunos meses con un color naranja, esto indica que el mes esta pre-cerrado y no es posible ingresar el presupuesto en estos meses.

Se debe incorporar el importe cuenta por cuenta y en cada mes, al final de los meses se expone una columna con el total del período para su control, con solo desplazarse de un casillero a otro el sistema graba el ingreso del mismo.

•Real: al seleccionarlo se muestra las cuentas con los importes que fueron registrados contablemente donde se eexpone la sumatoria de los movimientos contables de cada mes, sin importar el origen donde fue generado o si es automático o manual. Se tiene en cuenta los asientos que se hayan generado para ajustar la cuenta contable.

Para poder analizar el gasto total debemos volver a utilizar los filtros y seleccionar en centro de costos TODOS.

•Proyectado: en esta sección se exponen los diferentes meses. En color anaranjado los meses que se encuentran cerrados y expone el valor real, en los meses abiertos muestra el valor presupuestado. Con la idea de tener un presupuesto ajustado a lo contabilizado y poder analizar las diferencias.

En este apartado lo deberemos utilizar con el filtro de todos los centros de costos. Esta sección solo es de consulta pero nos permite ver por los meses, que ya están cerrados, el valor real que fue contabilizado en dichos períodos y, en los meses que están abiertos, nos muestra el valor presupuestado en la primer solapa. De esta manera tenemos un reporte anual más preciso.

Importante:

1.El reporte no tiene en cuenta los contratos ni solicitudes que se encuentren en proceso de aprobación para que sirvan como referencia en el presupuesto.

2.Los meses que veamos en color anaranjado corresponden a meses cerrados en los cuales no se puede ingresar un importe presupuestado, los meses sin color son meses abiertos.

Iniciar: expone la información del reporte.

Exportar: permite descargar el reporte a Excel, HTML y PDF

Imprimir: permite diferentes formas y definiciones de columnas a ver, se debe configurar en el momento de efectuar la solicitud.

Cancelar: permite finalizar la acción que se está efectuando en ese instante.

En este caso sugerimos consultar el Informe comparativo final.