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ACCESO

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ACCIONES PREVIAS

1.Haber definido el funcionamiento de gastos en la Agencia.

Sistemas - Configuraciones del Sistema - Configuraciones Especiales - Gastos

oDefinir si se hará el control de gastos por cliente o por campaña.

oOpción Control de Gastos por JobNumber

2.Definir el circuito de aprobación de gastos.

Opción No Permite Autoaprobar Gastos.

oAsociar anticipos a las planillas de gastos

oOpción Asocia Anticipos a Planillas de gastos

oHaber definido los circuitos de aprobación de gastos

oDefinir por cada usuario si aprueba y/o controla o carga gastos de otros usuarios.

Sistemas - Usuarios y Seguridad - Usuarios - Gastos

3.Haber ingresado un proveedor especial para Rendición de Gastos.

Gastos - Maestros de Gastos - Proveedores

Cuentas por Pagar - Maestros de Proveedores - Proveedores

3.Haber ingresado una cuenta contable para la registración de las rendiciones de gastos por responsable con código de observación 83 Cta. Rendición de Gastos. Que la misma pueda ser usada para imputaciones en Tesorería.

Contabilidad - Cuentas, Plan de Cuentas y Asientos Contables - Cuentas Contables

PROCESO

1.Acceder a la pantalla de Planilla de Gastos.

2.Presionar Nuevo.

3.Seleccionar el usuario que rinde el gasto en el campo Gastos Efectuados Por (Se puede seleccionar a los responsables que el usuario esté definido como controlador de sus gastos. El sistema auto numera las planillas por usuario).

4.Seleccionar el tipo de gasto en el campo Tipo de Gastos.

5.Ingresar una descripción para la planilla en el campo Descripción.

6.Seleccionar la moneda de rendición de gastos en el campo Moneda de Rendición.

a.Ingresar la cotización de la moneda en el campo Cotización (habilitado al seleccionar como moneda de rendición una moneda extranjera).

b.Ingresar observaciones en la solapa Observaciones (opcional).

7.En la solapa Detalle de Gastos, detallar cada uno de los gastos incurridos.

a.Ingresar la fecha del gasto en la columna Fecha.

b.Ingresar la ciudad en que se incurrió el gasto en la columna Ciudad (habilitada cuando el tipo de gasto sea Viajes).

c.Ingresar una descripción del gasto en la columna Detalle.

d.Seleccionar la moneda en que se hizo el gasto en la columna Moneda (Se puede seleccionar una moneda extranjera no controlada).

e.Ingresar el importe del gasto según el concepto del mismo en las columnas Alimentación, Transporte/Estacionamiento, Otros u Hotel (habilitada cuando el tipo de gasto sea Viajes), según corresponda.

f.Ingresar la cotización de la moneda extranjera en que se incurrió el gasto en el campo Cotización.

g.Seleccionar el cliente al que se le va a imputar el gasto o al cliente AGENCIA cuando el gasto corresponda a un gasto de la propia Agencia en el campo Nº Cli.

h.Seleccionar la orden de trabajo a la que se le va a imputar el gasto en la columna Nº O.T.

i.Seleccionar el centro de costos en la columna Centro de Costos.

j.Seleccionar la división en la columna División (habilitada si la agencia usa divisiones).

k.Ingresar el importe devuelto por el empleado en la fila Devolución (opcional).

8.Presionar el botón Grabar (Se graba la planilla de gastos).

9.Presionar el botón Enviar (Se envía a aprobar la planilla de gastos).

RESTRICCIONES

•Sólo se puede ingresar una planilla de gastos en moneda local o en monedas extranjeras cuya cotización diaria sea administrada por el sistema.

•Sólo se pueden imputar gastos a órdenes de trabajo abiertas o cerradas provisoriamente.

•Si se ha definido el control de gastos por cliente, sólo se podrán imputar los gastos a órdenes de trabajo genéricas por producto.

¿Tienes alguna duda adicional? Puedes contactarte con nosotros a traves de: http://helpdesk.advertmind.com/es/support/home

Ingresar una planilla de gastos

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