En algunos países no se puede emitir facturas en cero, en dicha situación sugerimos generar un sucursal que sea de uso interno para generar los movimientos de consumo.

1.Se debe tener en cuenta que se debe crear previo a emitir una factura de venta anticipada la sucursal.

2.Sugerimos crear la sucursal incorporando un nombre que identifique a la misma y la numeración va a ser interna.

3.Ingrese a la opción de facturación y emita la factura de venta anticipada con una sucursal normal.

4.Para las facturas de consumo vamos a cambiar la sucursal y utilizar esta nueva sucursal, recordemos que es interna y como se consume de la factura anticipada tiene un valor 0 (cero), en general se usa para informar a los clientes cual es el consumo ya sea al facturar un presupuesto o plan de medios. Al comenzar en este caso y seleccionar la sucursal la numeración debe comenzar en 1

Para poder utilizar la venta anticipada es necesario habilitar una configuración especial

Se debe crear una cuenta contable que debe tener el código de observación VA, patrimonial que al momento de facturar va a recibir el monto emitido, no es un ingreso, a medida que se generen los presupuestos o pautas y los mismos se facturen van a descontar el saldo de esta cuenta y se reflejara el ingreso.

Permite generar una Factura anticipada al Cliente (una Factura de Venta Anticipada), previo a la creación del Presupuesto de producción o del Plan de medios.

El primer paso es definir el cliente de facturación y titular al cual se emite la factura, deben esta creados previamente para poder utilizarlos.

Esta opción nos permite definir el tipo de operación a efectuar que puede ser:

oFactura de Venta Anticipada: se habilita cuando se tiene una cuenta con código de observación VA, se utiliza para generar una factura previa sin la necesidad de contar con un presupuesto o pauta relacionado, nos va a permitir tener un control del consumo.

oFactura de Venta Anticipada de Com.: se habilita cuando se tiene una cuenta con código de observación VC. Sirve para ingresar la comisión de una venta anticipada.

oN/C de Aplicación Venta Anticipada: se suele utilizar en el caso de que se le haya cobrado de más al Cliente, permite ingresar una Nota de crédito que reduce el monto de una factura de venta anticipada.

Podemos identificar el origen de facturación que genera el comprobante donde encontramos las siguientes posibilidades:

•General: cuando no corresponda o tenga relación con un trabajo en particular.

•Medios: cuando tenga relación a la contratación de espacios, se va a visualizar una nueva columna donde se debe identificar el medio que va a tener relación.

•Producción: cuando se relacione con los presupuestos de producción, se visualiza una columna donde se debe identificar al tipo de producción.

Cuando se haya elegido el origen medios o producción el sistema va a utilizar dicha información para exponerlo en los listados relacionados, por esto es importante identificarlo.

Además, se debe identificar el tipo de comprobante a emitir y en forma automática va completar el campo de condición de IVA con los datos que se ingresó en el maestro del cliente, se proponer una cuenta contable integradora que va a exponer el saldo impago.

Solapa Datos Adicionales

Solapa Impuestos

Solapa Comprobante Asociado

Solapa detalle

Se habilita para que se puedan ingresar los datos del comprobante y luego de presionar el botón ‘Confirmar’. Para completar el ingreso del comprobante, se deberán cargar los siguientes datos: JobNumber: se deberá seleccionar la campaña asociada al comprobante (con Estado Abierta). Para ello se habilitan dos teclas de función, para la visualización y selección del mismo. •"F2": se expone el Listado del Job del Cliente Titular. •"F3": trae el Listado de Job Genéricos. En el caso de conocer el numero de OT se sugiere ingresarlo manualmente ya que completa el campo de JobNumber en forma automática. N° de OT: se completará automáticamente luego de haber seleccionado el JobNumber en el paso anterior, caso contrario se deberá seleccionar presionando la tecla de Ayuda "F2". N° Cta.: solo se permite seleccionar la cuenta de Venta Anticipada que se identifica ya que tiene el código de observación VA Detalle: es un texto alfanumérico de ingreso libre. Es aquel que saldrá impreso como detalle de cada ítem del comprobante. N° Cta.  IVA: se completa automáticamente con la cuenta de IVA asociada a la de venta anticipada. Neto: se debe completar con el importe Neto del comprobante sin impuestos. IVA: se completa automáticamente con el cálculo correspondiente a la Cuenta de IVA asociada en la carga y el importe Neto ingresado. Es editable. Proveedor: se completará con el Proveedor asociado al JobNumber seleccionado. En el caso de que no lo tuviera, aparecerá la leyenda "Sin Proveedor", pero si se quiere asociar un Proveedor a dicho comprobante se deberá presionar el botón "F2" y el sistema traerá la "Ayuda de Proveedores".

Solapa Resumen

Una vez que se procede a confirmar los datos ingresados se abre una nueva ventana que muestra una previsualización del comprobante que se va a generar.

Para poder previsualizar  el comprobante hay que presionar el botón en la parte superior Previsualizar e ingresar notas adicionas y aclaratorias.

No nos permite modificar el texto de la factura en esta instancia, en caso de necesitar realizar el cambio se puede presionar el botón Cancelar y efectuar la modificación.

Se habilita la posibilidad de ingresar un redondeo tanto en el neto como en el IVA.

Por último, se debe confirmar el comprobante para finalizar el proceso.

Sucursal Actual: determina la sucursal (fiscalmente es el punto de venta) con la que se va a emitir el comprobante. Es parte del número del comprobante. En el caso de los países que no utilizan sucursales, la factura se graba con 00 más el número de la factura. En ocasiones sirve de filtro o de control en la carga de los pendientes, ya que algunas Agencias tienen asociadas las divisiones a las sucursales. Cuando se utiliza la factura electrónica también determina si la sucursal es electrónica o no.

TC Cualidad Fiscal:  se utiliza cuando la agencia es República Dominicana y cuando están activos los parámetros: "Control de Numeración DGI por Tipo de Comprobante" y "Control de Numeración DGI por Cualidad Fiscal". Es un dato que define qué numeración se utilizará, según el tipo de Cliente.

Las opciones a seleccionar son:Fiscal+ No fiscal+ Gubernamental+ Reg. Espec.+ Zona franca

Facturación de Exportación:  se habilita cuando el país=Guatemala. Se utiliza para asignar la letra del comprobante ingresado.

Facturación con IVA (Exterior): se habilita para Argentina/Costa Rica/Panamá/Chile o el Cliente seleccionado está configurado en el Maestro de Clientes de Facturación como "Exterior". Al seleccionarlo, fuerza el cálculo del IVA y cambia la letra de la factura (E).

Con Timbre: aparece para Costa Rica y permite que en la factura se calcule el impuesto al Timbre.

Boleta de Venta:  se visualiza para Perú y genera la factura usando este tipo de Comprobante.

La primer factura emitida es como una factura manual que fue imputada contra la cuenta de Venta Anticipada y se expone una cuenta corriente para que el cliente la utilice posteriormente en base a los presupuesto y/o pautas que se generen.

Una vez aprobados los comprobantes se debe informar al departamento contable, que va a consumir de la venta anticipada, en este caso se va a generar una segunda factura, que descontará un saldo de la venta anticipada y lo expondrá como un ingreso.

En el momento de emitir la factura se habilita una solapa adicional, llamada venta anticipada donde podremos:

•Indicar si se descuenta de la factura anticipada el servicio de agencia, el el caso negativo se descuenta la inversión de la venta anticipada y se emite una factura con impuestos por el valor de la comisión.

•Se debe seleccionar del listado sobre que factura se va a descontar, donde encontramos un columna que se llama Imp.a Descontar, donde al seleccionar la factura permite modificar el campo y definir cuanto es el valor que se quiere consumir de dicha factura. Esto es cuando se tiene varias facturas de venta anticipada y se desea consumir los saldos de cada una.

Hemos decidido para el ejemplo, incluir el servicio de agencia en el consumo de la venta anticipada como vemos a continuación.