Se necesita generar una cuenta contable que tenga asignada el código de observación 89.

Por defecto vamos a asignar la cuenta una de  IVA, para que efectué el calculo en el momento de ingreso de la factura, en el caso que no corresponda le va a permitir sacar el mismo en el ingreso de la factura.

El proveedor envía una factura por el valor de la compra anticipada y se procede al ingreso de la misma a través de la opción Control y registración de facturas recibidas.

Se debe seleccionar el Tipo de Carga: Ingreso Manual de Factura de Medios, esto habilita, en la solapa Budget Control, la opción Compra Anticipada, donde se podrá indicar que corresponde a una factura de compra anticipada.

Luego, en el campo Medio se visualiza una nueva opción donde permite indicar para qué medios relacionados se va a utilizar la Factura, permitiendo, por defecto, seleccionar todos los medios que tiene asociados el Proveedor

La registración de la factura se efectúa de igual modo que las facturas manuales. Se debe cargar el JobNumber, la Orden de trabajo, Cuenta de IVA y en la sección de Resumen se indica el total de la factura.

Se permite ingresar el JobNumber genérico de la Agencia y la OT genérica para registrar el pago anticipado que se va a realizar al proveedor, dado que, en forma posterior, cuando se apliquen las siguientes facturas con el consumo se va a descontar de la compran anticipada y se reflejará en el JobNumber y la OT correspondiente.

Cuando se consulta la factura que se ha ingresado, se puede ver la imputación contable efectuada.

En esta instancia pueden suceder varias situaciones dependiendo de la forma de trabajo del proveedor

▪Por nuestra parte esperamos que el proveedor emita una factura con valor 0, en donde se indica el monto facturado y que se descuenta de la compra anticipada efectuada. 

▪Otra posibilidad es que genere una factura y envíe una nota de crédito por el mismo valor, en este caso se sugiere ingresar en forma manual ambos comprobantes que se anulan e ingresar en forma automática un número ficticio que genera el descuento del consumo, y se brinda un detalle del saldo pendiente como referencia.

Una vez seleccionadas las órdenes se puede visualizar en el resumen como se añade una línea de compra anticipada que descuenta el importe, ya que el registro es por el consumo, resultando el importe total de la factura en cero.

Si se consulta la factura generada, se ve cómo impacta contablemente.

Para validar el saldo o conocer cuál es el pendiente se ofrece un reporte que se llama Detalle del consumo de compra anticipada

Permite consultar cada una de las facturas del proveedor, cuál es el saldo pendiente y cómo se fue consumiendo.