El primer paso, cuando generamos el contrato, es definir el cliente titular al cual le vamos a aplicar dicho contrato.

El Nº de Contrato se incorpora en forma automática y secuencial, enumerando por cliente titular.

En la descripción se debe incorporar un texto que identifique la negociación efectuada y, si se desea, el período. Por ejemplo: negociación 2020.

En el Tipo de Contrato se debe definir qué tipo de distribución deseamos utilizar. Esta puede ser:

•Distribución Fija: en los JobNumber que están incluidos en el contrato asignando, se selecciona el porcentaje que representa cada uno de ellos sobre el monto de la cuota.

•Distribución Dinámica: cada JobNumber que se crea en el sistema y que se corresponde con el patrón del contrato es incluido en él, sin porcentaje asignado, el sistema lo distribuye dinámicamente.

•Distribución Dinámica (Auto asignación): cuando se crean JobNumbers y existen contratos cuyo patrón lo incluye, el sistema informa de la situación y solicita al usuario que defina si se incluye o no en dicho contrato.

Un contrato pueden estar vigente o no y, por otro lado, se debe indicar en qué período de Vigencia Desde/Hasta de fechas se encuentra comprendido.

En el caso que la agencia utilice Subempresas, se habilita definir Divisiones (unidad de negocio); en dicho caso, permite seleccionar una específica.

El Patrón de JobNumber solo se habilita si el tipo de contrato seleccionado es de distribución dinámica. Es una forma de agrupar los contratos por una característica que los identifica, como por ejemplo por:

•Cliente titular

•Cliente titular - producto

•Cliente titular - producto - tipología de Job

En el Criterio de facturación se debe determinar cómo se va a efectuar la facturación, donde puede ser:

➢Factura a Cliente definido: al seleccionar se expone un listado de los clientes de facturación asociados al cliente titular, para su selección, en el campo cliente de facturación.

➢Factura por Apertura de Clientes: en este caso se expone un listado con los códigos de apertura que fueron creados, donde se expone la distribución entre los diferentes clientes y el porcentaje de aplicación a cada uno,  en el campo código de apertura.

Por intermedio de las Cuotas permite definir la cantidad de partes en las cuales se deberá facturar el contrato al cliente. La segmentación se efectúa por mes y habilita el posterior ingreso del importe, siendo no obligatorio incorporar un importe en cada una.

Los contratos pueden ser efectuados en una Moneda controlada, en el caso de que se haya acordado en distintas monedas, corresponden contratos diferentes, ya que la moneda es única para todo el contrato. Además, cuando se genera en moneda extranjera se debe definir la Cotización .

El Total Contrato se completa automáticamente con la sumatoria las cuotas ingresadas, de la misma manera que el Estado donde refleja que puede encontrarse: Sin Aprobar por Cliente, Aprobado por Cliente, Aprobado para facturar, Facturado Parcialmente, Facturado total.

Se permite identificar el Tipo de Producción asociado al Cliente Titular.

Cuando la empresa trabaje con un Departamento de producción, va a exponer una lista de los disponibles.

El sistema despliega una grilla para la distribución de las cuotas en función a los departamentos de Medios y de Producción. Se debe ingresar el porcentaje que representa cada una de ellas en el contrato.

Criterio De Distribución de Rentabilidad: esta pequeña grilla solo es visualizada cuando el tipo de contrato es de asignación dinámica.

Criterio de distribución de cuotas

Por defecto, se muestra la distribución entre los departamentos de medios y producción, en partes iguales. Se puede modificar dicho porcentaje y asignar el total solo a un departamento.

Criterio de distribución de rentabilidad

Solo se muestra cuando el tipo de contrato es de asignación dinámica. Si es del tipo de Autoasignación, los datos son completados en forma automática en función a lo que realmente consumió y a las horas insumidas, caso contrario, los porcentajes son ingresados por el usuario.

En esta solapa se seleccionan los JobNumbers o campañas que están incluidas en este contrato. Cuando es de Distribución Fija también se debe seleccionar el porcentaje de aplicación.

Detalle De Cuotas: se visualiza una grilla, con tantas columnas como cuotas se hayan definido. Aquí se debe ingresar el importe de cada cuota, la misma será distribuida en función a los porcentajes de Medio y Producción asignados. Se visualizan filas adicionales las cuales contienen información tal como:

•Nro de Presupuesto De Producción

•Nro de Factura de Producción

•Nro de Pauta

•Nro de Factura de Medios

Estas se completan automáticamente, con los números de las pautas y/o presupuestos generados, en el caso de los Números de Factura con la leyenda sin facturar, siendo reemplazada por el Número de factura cuando se genere la misma.

Se expone, por cada mes, una cuota, permitiendo incorporar el importe en la primera línea de cada una. La sumatoria de todas las cuotas se visualiza en el campo total contrato.

Se incorporan dos filas adicionales, en las cuales registra el estado de facturación para cada departamento. Por otro lado, muestra las pautas y presupuestos que son generados a partir del contrato y luego se deben facturar.

Importante: las pautas y presupuestos generados por el contrato no son modificables si se los consulta, ya que están asociados al contrato.

Una vez que se ingresan todas las cuotas se debe grabar el contrato.