Cuando se define el Tipo de Pago es obligatorio definir una serie de campos propios del Tipo de Pago a utilizar como es el proveedor y en qué tipo de moneda se utilizará.

El primer paso es definir la fecha en que se emite el pago, la cual permite ser modificada por el responsable de emitir el pago.

Otro punto importante es el número de la orden. Por defecto, la numeración es automática y creciente en forma consecutiva, pero suele ser necesario tener la posibilidad de modificar dicho número, ya sea por un error en la generación u otra situación, por esto se habilita la opción de Recuperar Nº. Este permiso de modificación solo esta habilitado para usuarios que tienen nivel del supervisor en la opción de orden de pago, caso contrario no podrán ver la opción.

Para seleccionar el proveedor se debe ubicarse en el campo beneficiario y comenzar a escribir la razón social o, en caso de no ubicar al mismo, se puede utilizar el código de identificación fiscal que se visualiza en la ventana de búsqueda.

Al completar el beneficiario indicar en la descripción que se efectuará un pago al proveedor seleccionado.

La moneda de la deuda corresponde a la deuda pendiente que se tiene con el proveedor. El sistema NO permite emitir un pago para deudas en distinta monedas, para esta situación se debe emitir un pago por cada moneda diferente.

La moneda de pago se definirá en el momento de generar la libranza.

En este punto se brinda un control sobre los impuestos que van a ser aplicados durante el proceso de pago.

Se permite efectuar la modificación de las categorías o porcentajes, que solo se tomarán para el pago que se esta realizando, no va a actualizar el maestro del proveedor.

Con la selección de los impuestos debemos confirmar los datos sobre la parte superior, esto muestra sobre la parte inferior las facturas pendientes y, por otro lado, un resumen del pago que se esta emitiendo.

Para definir qué se quiere pagar, la primera columna permite seleccionar el comprobante y muestra dos columnas: una con el saldo pendiente de pago al momento y otra el valor a pagar que permite modificarse, generando un pago parcial sobre el comprobante.

En el caso de que sea necesario hacer algún ajuste, ya sea por centavos o aplicar un gasto adicional no contemplado, podemos incluirlo en el momento del pago en la solapa Registros Manuales.

Este registro, lo que se ingresa es un movimiento manual que no estuvo previsto, por lo cual si corresponde a una cuenta de gastos, deberemos definir para qué Proyecto, Orden de Trabajo y Centro de Costo corresponde al mismo, y si se incrementa el gasto o disminuye.

Para finalizar la orden de pago presionamos grabar la orden.

No es una acción muy utilizada, ya que es obligatorio que el cliente no haya brindando un anticipo o tenga una nota de crédito pendiente, y en dicho caso se puede reintegrar los fondos al cliente por esos comprobantes.

Para efectuar la devolución se debe seleccionar el cliente al cual efectuaremos la devolución.

Y seleccionar el anticipo o nota de crédito a devolver, tendremos en cuenta que la moneda de la deuda debe corresponder a la moneda en la cual se le otorgé el anticipo.

En este tipo de pago no contamos en el sistema con una previsión, ya que son valores que se deben efectuar sin tener un registro en el sistema para poder seleccionar, esta forma no se suele utilizar para efectuar cancelaciones de impuestos o reposición de gastos o fondos fijos.

En el beneficiario, en esta forma de pago, se suele indicar el gasto que se va a efectuar, en el caso de utilizar impresión de cheques en el momento de definir qué cheques imprimir, permite modificar el beneficiario.

Una vez que se confirma la descripción se habilita la imputación contable:

Tenemos que tener en cuenta que, según la cuenta que utilicemos en la información que nos va a solicitar el sistema:

•Cuentas patrimoniales: no se va a solicitar la discriminación de JobNumber, OT ni centro de costos.

•Cuentas de resultado: es obligatorio definir para qué JobNumber, OT y centro de costo corresponde el gasto, teniendo en cuenta que el mismo puede ser imputado a gasto de la agencia, JobNumber genérico de la agencia, que podemos ubicarlo presionando la tecla (F3) o a un cliente donde deberemos definir el JobNumber y OT del trabajo correspondiente.

No se tiene una limitación para ingresar cantidad de lineas, se pueden discriminar los mismos indicando una descripción por linea en la columna comentario.

Para brindar un anticipo de costos debemos tener en cuenta que:

1.Debe existir el colaborador al cual se quiere emitir el anticipo, previamente a la generación del pago.

2.Debe haberse generado un presupuesto, asignando un ítem para el proveedor:  Rendición de Costos con el valor que se va a brindar, con el fin de llevar un control de la plata que se entrega.

3.El presupuesto debe estar aprobado por cliente.

Para comenzar seleccionaremos el tipo de pago a emitir y eso nos obliga a definir el mes del presupuesto y el Nº de estimado que fue previamente aprobado por cliente; en caso de no estar aprobado no se visualizará.

Una vez seleccionado, se debe confirmar la creación del pago e inmediatamente se solicita indicar para qué ítem del presupuesto seleccionado corresponde el pago. Se puede emitir por un valor parcial inferior o por el mismo valor  presupuestado, no se puede exceder o se verá un mensaje y no se podrá continuar.

Al finalizar se confirma la generación del pago.

Esta forma de pago corresponde a los servicios que se contratan en el exterior y se facturan a Argentina, pero según la legislación local en el momento de pago se debe actuar como agente de retención descontando el impuesto.

Generalmente, las empresas extranjeras que prestan el servicio solicitan como medio de pago una tarjeta de crédito o a través de una cuenta bancaria; estas entidades en forma automática y periódica efectúan la retención y se comunica a través de los resúmenes.

Antes de utilizar la funcionalidad se debe:

1.Como primer paso, se debe actualizar el sistema para que incorpore un nuevo código de observación (AM), este debe figurar dentro de las actualizaciones pendientes que tiene cada empresa.

2.Se debe crear una nueva cuenta contable con el código de observación (AM) Percep IVA Empr Digitales, dicha cuenta debe estar habilitada para los módulos de clientes, proveedores y tesorería.

3.Se debe configurar cada proveedor que figure en el anexo para que aplique la percepción de ingresos digitales, sin esta configuración el sistema no efectuara movimientos.

4.Se debe registrar la factura de los proveedores de forma normal, previo al pago de la percepción. Sin este proceso no se podrá asociar las facturas a la percepción digital.

5.En el resumen de la tarjeta o resumen bancario las entidades recaudadoras deben detallar las percepciones realizadas de cada factura y proveedor correspondiente, con el fin de realizar la contabilización; se debe proceder a emitir una orden de pago del tipo Pago Varios, donde se imputará a la cuenta contable de Percep IVA Empr Digitales:

▪Durante el proceso de pago el sistema mostrará un detalle de las facturas de los distintos proveedores, sin importar si están o no pagas, en ese momento se debe ingresar el valor correspondiente a la percepción.

▪El sistema no efectúa controles al momento de ingresar el valor de la percepción, dado que el cálculo lo realiza un ente financiero. Debemos aclarar que el control lo debe realizar la empresa teniendo en cuenta que debe ser el 21% del total neto.

Una vez definido el monto y confirmado se ve de la siguiente manera:

Para poder utilizar los cheques normales, previamente, se deben haber ingresado a través del alta de chequeras y consulta de cheques propios.

Nos ubicamos con el mouse sobre la sección de banco y presionando F2 o una letra inicial del nombre del banco muestra un listado para poder seleccionarlo.

Inmediatamente busca el primer cheque según la numeración ingresada, que se encuentre sin librar y lo incorpora.

Si bien es una sugerencia del sistema, el usuario, puede modificar el número en forma manual por el que se requiera, obviamente, controla que el mismo se encuentre sin librar; suele suceder esto cuando la emisión de los cheques es manual y se cometió un error, y se desea generar correctamente la orden de pago para luego proceder a su anulación.

En la fecha de emisión se ingresa la misma fecha que se seleccionó en la libranza como fecha de pago, en forma automática, completa el plazo de débito asumiendo 48 h y su vencimiento, que se puede modificar manualmente.

Por último, el importe puede ser modificado manualmente indicando que van a ser más de uno los cheques a emitir u otra alternativa de pago posible para la moneda utilizada.

Para poder utilizar los cheques diferidos, previamente, se deben haber ingresado a través del alta de chequeras y consulta de cheques propios.

A diferencia de los cheques normales, a los cheques diferidos se  les deben ingresar una fecha, a partir de la cual, se puede hacer efectivo el valor.

Este vencimiento se debe ingresar en forma manual indicando la fecha correspondiente y debe ser mayor a 48 h, dado que es un valor diferido. Al igual que en los cheques propios se puede modificar el número de cheque, según sea necesario, como también el importe total, para indicar que se va a abonar en varios cheques diferidos con diferentes fechas.

Para indicar el pago de trasferencia solo se debe tener habilitada una cuenta de banco de donde se descontará el pago a realizar.

Indicar el banco utilizando F2 o escribiendo el nombre del banco, solicita un número de referencia, a veces pasa que no esta dicho número, por lo cual se puede incorporar el 0 (cero) y el plazo de débito que también es 0 (cero).

Para poder utilizar un cheque de tercero es necesario que, previamente, el valor haya sido ingresado a través de una cobranza.

Se visualiza un listado con los cheques de terceros en cartera y permite seleccionar valores parciales menores al valor a pagar, seleccionando la primera columna con un tilde.

Posteriormente, con la diferencia, seleccionar otra forma de pago para completarlo.

Se utiliza para descontar un saldo anticipado a una persona, cuando se tiene un único gasto, y se dan dos situaciones:

1.La persona a la que se le anticipó, mediante una orden de pago, el valor no quiere cargar un planilla para que sea aprobada por un responsable y luego el departamento contable registre la rendición. Por nuestra parte, no sugerimos utilizar esta forma de trabajo, dado que no respetan los circuitos de aprobación.

2.El gasto que se desea descontar no tiene un comprobante grabado de impuestos y solo se procede a registrar contablemente dicho pago.

oEn el caso de que se tenga una factura grabada de impuestos se puede contabilizar previamente para luego proceder al pago.

Para este caso mostraremos un ejemplo completo de la situación, donde vemos la primera orden de pago en la que se anticipa el valor a un colaborador.

Posteriormente, se recibe un gasto de representación donde se registra el pago y descuenta de la cuenta de gastos a rendir.

Vemos que el gasto es de industria y comercio, y procedemos a pagarlo descontando de la cuenta de gastos a rendir del colaborador de cuentas.

Por último, se pueden observar los movimientos contables que generaron en ambos casos a través del mayor de cuentas.

El sistema toma como efectivo la utilización de dos cuentas contables, caja o efectivo y fondo fijo, en esta situación permite imputar como forma de pago ambas cuentas.

En el caso de fondo fijo la utilización es similar a gastos a rendir, donde permite descontar del fondo un valor ingresado, aunque nuestra sugerencia es utilizar la planilla de fondo fijo que brinda un circuito de aprobación.