Rendición de Costos

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Rendición de Costos

Introducción

La Rendición sirve para contabilizar los costos efectuados por los distintos colaboradores, discriminando la parte impositiva de cada uno y sin la necesidad de crear una cuenta corriente de los proveedores eventuales utilizados.

Al grabar la rendición generan la imputación contable y se exponen en el Sub Diario de IVA Compras, si corresponde exponer.

Todas las Rendiciones de costos e imputaciones contables, se pueden visualizar en el Listado de Rendiciones de Costos.

Una vez efectuada la rendición se debe efectuar la reposición de fondos de los costos al colaborador, a través de una Orden de Pago, en el caso de que no se haya anticipado previamente.

Requisitos

•Para poder registrar una rendición debe existir una Planilla de Costos y para poder visualizarla, debe encontrarse en el Estado: Aprobada.

•Debe tener habilitado un Proveedor denominado "Rendición de Costo" en el Maestro de Proveedores y además se debe encontrar configurado como Proveedor Especial de fondo fijo.

Forma de uso

hmtoggle_plus1Rendir el Costo

Para rendir se debe presionar el botón Nuevo y en el campo Nº Rendición muestra un listado con aquellas que fueron aprobadas y están pendientes de rendir.

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Al seleccionarlo se completan en forma automática varias solapas, para lo cual debemos decidir qué pasos seguir. Para ello hay dos opciones principales.

Cuando en la planilla se detectan comprobantes que tienen impuestos, es necesario poder discriminar el mismo para poder tomarlo dentro de las distintas posiciones de los impuestos.

En forma automática se completan los campos de la solapa:

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Ejercicio: representa el período fiscal de registración de la Rendición. No permite seleccionar un período que se encuentre cerrado. Para consultas, en cambio, se podrá utilizar cualquier ejercicio fiscal, independientemente del estado del mismo.

N° Rendición: es un código de identificación único secuencial creciente con el orden en que se fueron generando.

Planilla: se expone una lista con las Planillas aprobadas en el ejercicio seleccionado.

Sub-cuenta: corresponde al colaborador que efectuó el costo, se debe contabilizar y reponer los fondos.
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En esta sección encontramos el detalle ingresado a través de la planilla, pero si uno de los comprobantes que vemos en la imagen se debe discriminar la parte impositiva, es necesario utilizar la columna Asignar, donde seleccionaremos solo de a uno, ya que habilita una nueva ventana donde debemos incorporar la razón social y cómo se discrimina.

La solapa donde efectuaremos esto es:

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Los campos de esta solapa se habilitan cuando en la solapa ‘Detalle de Planilla Costos’ se marca el campo ‘Asignar’, para que se puedan asociar los comprobantes de respaldo.

Proveedor: se debe ingresar la razón social de este a la cual se asocia el comprobante.

Tipo IVA: se debe seleccionar según la condición informada en el comprobante, de la misma manera se debe actuar con el CUIT y, en el caso de que corresponda IVA, seleccionar si habilita todos los campos del comprobante para que se ingresen manualmente.

Tipo Comprobante: se debe indicar si corresponde a una Factura o Nota de Crédito.

Factura N°: se ingresa el número del comprobante.

Las opciones de Electrónica y Boleta de Honorarios permiten seleccionar si a la factura le corresponde estos atributos.

El N° Control es un valor alfanumérico y se utiliza para ingresar el número de folio de la factura.

El Tipo Factura permite cargar un archivo: TIPFACT.TXT

El Nro de Orden se habilita cuando se tiene configurado el parámetro "Usa Documento Equivalente Régimen Simplificado". Si el tipo de IVA del proveedor es Régimen Simplificado el campo se utiliza para el número del comprobante ficticio.

Comp. RG 1361: este campo se habilita cuando está activa la configuración especial "Usa Comp. RG 1361". Sirve para seleccionar qué tipo de comprobante RG se va a utilizar en el ingreso de la factura.

El Servicio permite seleccionar el tipo de servicio entre:

•01 gastos de personal

•02 gastos por trabajos, suministros y servicios

•03 arrendamientos

•04 gastos de activos fijo

•05 gastos de representación

•06 otras deducciones admitidas

•07 gastos financieros

•08 gastos extraordinarios

•09 compras y gastos que forman parte del costo de venta

•10 adquisiciones de activos

•11 gastos de seguros

Fecha: ingresar la fecha que figura en el comprobante a registrar, de la misma manera la Moneda y si fuera en una moneda extranjera se ingresa la Cotización.

A partir del campo total el usuario debe posicionarse en cada uno y asignar el valor manualmente, ya que el sistema no efectúa los cálculos de porcentajes de IVA, ni otros impuestos adicionales. A continuación se muestra, en el siguiente video, la forma de ingreso.
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Esta sección es solo informativa. Brinda detalle de la persona que ingresó la planilla y la que aprobó, como así también la moneda de la rendición y la cotización.
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Expone el total de la rendición que se esta efectuando y el saldo que tiene la cuenta para control del responsable de contabilización de la rendición de gastos.

Por otro lado, valida si hubo un anticipo y expone si debe efectuar una devolución.
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En esta sección se muestra el presupuesto donde se aplica con el ítem asignado.

Por otro lado, se visualiza el número de orden de pago y el estado, una vez que la misma se canceló.

 
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Sobre la parte inferior encontramos el mismo detalle de la planilla.

Importante: en esta sección encontramos la imputación contable que no es posible ajustar, dado que esta atado al tipo de servicio definido en el presupuesto. Si el mismo es incorrecto se debe ajustar en el presupuesto.

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•Otro tema importante: por defecto define que el costo es deducible representado en las columnas con una selección. Esto se utiliza en Argentina para impuestos a las ganancias.

•Apl IVA: en general, las cuentas de costos, para que en la registración de una factura desglose IVA a la cuenta contable se le asigna una cuenta de IVA crédito. Para que el sistema tome por defecto dicha cuenta, en el caso de que no se haya efectuado esta asociación queda desmarcado el tilde y se debe definir en este momento cuál es la cuenta de IVA que se desea asociar.
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En esta sección se ve cómo se va a contabilizar la rendición, donde una parte va a ser expuesta en el Subdiario de IVA proveedores, que corresponde a la discriminación del comprobante con impuestos.

Todos los comprobantes que no fueron discriminados se incorporan con el número de rendición de costos, con un único movimiento exento, que permite filtrarlo en el Subdiario de IVA compras.
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En el caso de que todos los comprobantes registrados en la planilla no contengan un impuesto a discriminar, lo único que debe controlar el responsable es validar los comprobantes con lo ingresado, ya que la imputación contable viene definida por el presupuesto.
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Sobre la parte superior, en la barra de botones, está el botón Grabar. Una vez que se finalizó con la discriminación y el control de las imputaciones de los comprobantes permite grabar y registrar contablemente la rendición.
hmtoggle_plus1Botones barra superior

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El botón Nuevo permite la selección de una Planilla aprobada para que el usuario registre la rendición.

A través de la Consulta permite la búsqueda de las rendiciones previamente grabadas para consultarlas y actualizarlas con el botón Modificar, en el caso de grabaciones provisorias.

El botón Grabar se debe utilizar luego de haber discriminado los comprobantes correspondientes. Esta acción graba la Rendición de manera definitiva, luego de haberlo presionado no permite efectuar modificaciones en la Rendición.

El botón Eliminar borra la Rendición y no deja registros de la contabilización previa. Una vez presionado el botón "Eliminar", se expone una ventana solicitando la confirmación, luego de marcar la opción "Si", la operación quedará completada.

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El botón rechazar se utiliza cuando, por algún motivo, no permite continuar con el proceso de rendición. Deja definir motivos de rechazo para su análisis. La planilla rechazada vuelve a que la persona que la generó la debe volver a revisar y luego el responsable apruebe la misma para su rendición.

La opción de Reponer se habilita luego de haber grabado la rendición. Se utiliza para emitir, en forma automática, una Orden de Pago para la reposición del gasto de Fondo Fijo.

Importante: es una opción que va a depender de la forma de trabajo de la agencia, ya que puede haber un responsable para la registración de costos y existir un perfil diferente para la emisión de los pagos.

Cancelar: permite finalizar la acción que se esta efectuando en ese instante.

El botón Imprimir abre una nueva ventana en la que se deberá seleccionar diferentes opciones de impresión.

El sistema permite que se capturen imágenes de los gastos y que se incorporen a través del botón Adjuntar, luego se puede relacionar cada imagen con su respectivo  renglón de la rendición, utilizando el botón Relacionar adjuntos.

Guías de usuario

Imputar contablemente e ingresar los comprobantes respaldatorios de una planilla de costos

el sobrante del anticipo en la rendición de costos en efectivo






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